В 2026 году вопрос заверения копий трудовой книжки остаётся актуальным как для работодателей, так и для работников. Правильное оформление копии позволяет избежать задержек, штрафов и конфликтов при проверках, получении банковских кредитов, оформлении виз и других юридически значимых действий.

Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?

• Подтверждение стажа и квалификации. Копия часто требуется при переводе в другую организацию, при получении государственных пособий, при оформлении виз.
• Упрощение документооборота. Работодатель может предоставить копию вместо оригинала, сохранив оригинал в архиве.
• Юридическая сила. Заверенная копия считается документом, подтверждающим подлинность оригинала (ст. 4 Федерального закона «О нотариате» и ГОСТ Р 7097‑2016).

Нормативные акты, регулирующие заверение

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, ст. 67 (право работника получать копию трудовой книжки).
2. ГОСТ Р 7097‑2016 «Система стандартов по информации, документации и управлению. Удостоверение подлинности официальных документов».
3. ГОСТ Р 6.30‑2003 «Система стандартов по информации, документации и управлению. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» (рекомендации по штампам и подписям).
4. Приказ Минтруда России от № 123н (утверждает форму заявления работника на выдачу копии трудовой книжки).

Кто имеет право заверять копию?

Согласно действующему законодательству, заверять копию трудовой книжки может:

• Руководитель организации (директор, генеральный директор) – вручную ставит подпись, расшифровку и ставит печать организации.
• Уполномоченный специалист отдела кадров – при наличии доверенности от руководителя.
• Нотариус – если требуется нотариальное заверение (например, при предоставлении копии в суд или за границу).

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки

1. Получить письменное заявление работника. Заявление может быть в произвольной форме, но должно содержать ФИО, должность, цель получения копии и подпись работника.
2. Сделать копию всех страниц. Копировать только те листы, где есть записи (включая ьный лист и страницу «Работает по настоящее время», если она есть).
3. Проверить качество копий. Текст и печати должны быть чёткими, без искажений.
4. Указать отметку о заверении. На каждой странице копии (или хотя бы на первой и последней) ставиться штамп/записка:

5. Подписать копию. Руководитель ставит подпись в нижнем правом углу первой (или последней) страницы.
6. Внести запись в оригинал. На последней странице оригинала (если в ней есть место) делается запись: «Копия выдана (Ф.И.О.) – дата – подпись руководителя».
7. Передать копию работнику. Работнику выдаётся заверенная копия, а оригинал остаётся в архиве организации.

Образцы заявлений работника

Универсальный образец (пишется от руки или в электронном виде)

Заявление
 
Я, Ф.И.О. полностью, 
дата рождения ДД.MM.YYYY, 
трудовой договор № _____ от ДД.MM.YYYY,
прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для целей: указать цель (например, оформление визы).
 
Подпись ______________________ Дата __________

Образец заявления для ИП

Заявление
 
Я, Ф.И.О., индивидуальный предприниматель, ИНН _____,
прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (если книжка ведётся в ИП) для предоставления в название организации.
 
Подпись ______________________ Дата __________

Примеры заверения копии (текстовая часть)

Заверение от руководителя (ручное)

На первой странице копии ставится следующая запись (печать организации может быть в левом верхнем углу):

Заверено копией трудовой книжки
 
Подпись: ______________________
Расшифровка: Иванов Иван Иванович, директор ООО «Пример»

Заверение от уполномоченного специалиста отдела кадров

Заверено копией трудовой книжки
 
Подпись: ______________________
Расшифровка: Петрова Мария Сергеевна, старший специалист отдела кадров

Нотариальное заверение (для международных целей)

Нотариус ставит печать и подпись, указывая, что копия является точной копией оригинала. Пример записи в нотариальном акте:

Нотариус: ______________________
Печать: (Нотариальная печать)
«Настоящим удостоверяю, что представленный документ является точной копией трудовой книжки № _____ гражданина РФ Иванова Ивана Ивановича, выданной в соответствии с Трудовым кодексом РФ.»

Типичные ошибки при заверении и как их избежать

• Отсутствие подписи и даты. Без подписи и даты копия считается незаверённой.
• Не заверены все страницы. При проверке могут потребовать копию каждой страницы с записью; если хотя бы одна страница без отметки – копию отклонят.
• Использование исправлений в оригинале. По ГОСТ Р 6.30‑2003 исправления в оригинале трудовой книжки недопустимы; в копии такие исправления также не допускаются.
• Неправильный шрифт подписи. Подпись должна быть выполнена чернильной ручкой (чёрный или синий цвет), а не печатными буквами.
• Отсутствие печати организации. Если в организации предусмотрена печать, её отсутствие может стать причиной отказа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Приравнивается ли нотариально заверенная копия к оригиналу?

Да. Нотариальное заверение подтверждает, что копия является точной копией оригинала, и в большинстве случаев (суд, миграционные службы, банки) такая копия имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.

Можно ли заверить копию электронным способом?

С 2025 года в России допускаеться электронное заверение с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). При этом необходимо:

• Сканировать оригинал в формате PDF/A‑2b;
• Подписать документ КЭП уполномоченного лица;
• Прикрепить к подписи электронный штамп организации.

Сколько копий может выдать работодатель?

Трудовой кодекс не ограничивает количество копий, однако каждая копия должна быть заверена и сопровождаться заявлением работника.

Что делать, если работник отказывается от бумажной трудовой книжки?

С 2024 года работник может перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК). В этом случае работодатель выдаёт электронный документ через портал Госуслуг, а при необходимости – заверенную электронную копию, подписанную КЭП.

Заверение копий трудовой книжки – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Правильный порядок действий, наличие заявления работника и корректно оформленная отметка о заверении позволяют избежать лишних задержек и штрафов. Ниже приведён чек‑лист для руководителей и кадровиков.

Чек‑лист для заверения копии трудовой книжки

1. Получить заявление работника (подписанное, с указанием цели).
2. Сделать копию всех страниц с записями;
3. Проверить чёткость копий.
4. Поставить отметку «Заверено копией трудовой книжки» на первой и последней странице (или на каждой странице).
5. Подписать и расшифровать должность лица, заверяющего документ.
6. Указать дату заверения.
7. При необходимости – поставить печать организации.
8. Внести запись в оригинал о выдаче копии.
9. Передать заверенную копию работнику;

Соблюдая эти простые правила, вы гарантируете юридическую чистоту процесса и защищаете интересы как организации, так и её сотрудников.

Дата актуализации:  г. 10:57 по московскому времени.