Заверение копии трудовой книжки — это не просто формальность, а обязательное юридическое действие, регулируемое Трудовым кодексом РФ (ст. 62 ТК РФ). Каждый работодатель обязан предоставить сотруднику заверенную копию его трудовой книжки по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. Неправильное заверение может привести к отказу в принятии документа в банке, при оформлении визы, при устройстве на новую работу или при получении пенсии. Ниже — подробная, пошаговая инструкция с образцами и важными нюансами.
Когда требуется заверенная копия трудовой книжки?
Сотрудник может запросить копию трудовой книжки в следующих случаях:
- При оформлении кредита или ипотеки (банки требуют подтверждение стажа и занятости);
- При подаче документов на визу в зарубежную страну;
- При поступлении на новую работу, если оригинал остался у предыдущего работодателя;
- При оформлении пенсии, пособий или социальных льгот;
- При участии в судебных разбирательствах;
- При подаче документов в органы ФСС, ПФР, МФЦ и другие государственные учреждения.
Важно! Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ, работник имеет право на получение копии любого документа, связанного с его трудовой деятельностью, включая трудовую книжку. Отказ в выдаче — нарушение закона.
Как правильно заверить копию трудовой книжки: пошаговая инструкция
Шаг 1: Получите письменное заявление от сотрудника
Заявление должно содержать:
- ФИО сотрудника;
- Должность и номер табеля;
- Цель получения копии (например, «для предоставления в банк»);
- Дата и подпись сотрудника.
Образец заявления:
Заявление
Руководителю [Наименование организации]
От [ФИО полностью], [должность], табельный № [номер]Прошу предоставить заверенную копию моей трудовой книжки для предоставления в [наименование организации/учреждения].
Подпись: _______________
ФИО: _________________
Шаг 2: Сделайте копию трудовой книжки
Копия должна быть выполнена в полном объёме — все страницы, включая ьный лист, страницы с записями о приёме, увольнении, переводах и последнюю страницу. Не допускается:
- Пропуск страниц;
- Фотокопирование только отдельных записей;
- Использование копий с исправлениями или помарками.
Шаг 3: Проверьте содержание копии
Убедитесь, что:
- Все записи читаемы и не обрезаны;
- На последней странице копии указано: «Работает по настоящее время» — если сотрудник ещё числится в организации;
- Если сотрудник уволен — на последней странице указывается дата увольнения и основание (например, «Уволен по собственному желанию г.»).
Шаг 4: Заверьте копию
Заверение производится на последней странице копии (или на каждой странице, если копия скрепляется штампом и нитками — редкий случай, но допустимый). Обязательные реквизиты заверения:
- Надпись «Верно» или «Копия верна» — пишется от руки или печатается.
- Должность лица, заверяющего копию — например: «Начальник отдела кадров» или «Главный бухгалтер».
- ФИО полностью — печатными буквами.
- Подпись — собственноручная, не печатная.
- Расшифровка подписи — ФИО, совпадающее с подписью.
- Дата заверения — день, месяц, год.
- Печать организации — обязательно! (если у организации есть печать).
Шаг 5: Пример заверения на последней странице копии
Ниже приведён официальный образец заверения, который можно использовать как шаблон:
Верно
Начальник отдела кадров
Иванов Иван Иванович
_______________________
(подпись)
г.
[Печать организации]
Важно! Если в организации нет печати — заверение всё равно действует, но рекомендуется указать в примечании: «Печать отсутствует».
Особенности заверения копии электронной трудовой книжки
С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). Копия ЭТК выдаётся в виде выписки из ЭТК, которая формируется через личный кабинет на сайте ПФР или через работодателя.
Для заверения выписки из ЭТК:
- Работодатель печатает выписку, полученную из системы ПФР;
- На последней странице ставится надпись: «Копия выписки из электронной трудовой книжки верна»;
- Указываются ФИО, должность, подпись, дата и печать — как в бумажной копии;
- На документе обязательно указываеться: «Выписка сформирована из Единой информационной системы ПФР».
Важно! Электронная выписка, заверенная работодателем, имеет ту же юридическую силу, что и бумажная копия трудовой книжки.
Чего НЕЛЬЗЯ делать при заверении
- ❌ Не заверяйте копию, если в ней есть исправления, зачёркивания или нечитаемые записи — сначала сделайте новую копию!
- ❌ Не используйте только печать без подписи и надписи «Верно» — это недопустимо.
- ❌ Не заверяйте копию от имени сотрудника или от имени неуполномоченного лица (например, секретаря без должности).
- ❌ Не ставьте дату заверения раньше даты заявления сотрудника.
- ❌ Не выдавайте копию без подписи и печати — документ не будет принят в госорганах.
Штрафы за нарушения
Согласно ст. 5;27 КоАП РФ, за нарушение требований к ведению и выдаче трудовых книжек работодатель может быть оштрафован:
- Для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для ООО — от 30 000 до 50 000 рублей;
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
В 2026 году штрафы остаются неизменными. Повторные нарушения влекут более строгие санкции, включая дисквалификацию руководителя на срок до 3 лет.
Советы для кадровиков
- Создайте в отделе кадров шаблон заверения и распечатайте его на листе А4 — держите под рукой.
- Ведите журнал регистрации выдачи копий трудовых книжек — это защитит вас от претензий.
- Обучите сотрудников отдела кадров правилам заверения — ошибки часто возникают из-за невнимательности.
- При сомнениях — обращайтесь к юристу или используйте проверенные системы, такие как КонсультантПлюс для скачивания актуальных образцов.
Заверение копии трудовой книжки — это простая, но ответственная процедура. Правильно оформленный документ — залог доверия сотрудника, избежания конфликтов и штрафов. Соблюдайте все требования ТК РФ, используйте приведённые образцы и не забывайте: «Верно» + подпись + печать + дата = юридически значимый документ.
Не забудьте: если сотрудник запросил копию — вы обязаны выдать её в течение 3 рабочих дней. Не откладывайте на «завтра» — это может стоить вам не только времени, но и денег.
Скачать образцы заявлений и заверений можно в системах: КонсультантПлюс, Гарант или в вашем отделе кадров — подготовьте шаблоны заранее!