Заверение копии трудовой книжки – обязательный этап при оформлении трудовых отношений, особенно когда документ используется для официальных целей (банк, судебный процесс, консульская виза и т.д.). Ниже – пошаговое руководство, примеры оформления и ответы на часто задаваемые вопросы.

Что такое «заверение» и зачем оно нужно?

Заверение – это установление юридической значимости копии оригинального документа. В случае трудовой книжки заверенная копия подтверждает, что:

• информация в ней соответствует оригиналу;
• копию подписал уполномоченное лицо (работодатель или его уполномоченный представитель);
• копия хранится в официальных местах (например, в деле организации).

Какие документы требуется заверить?

Заверяются все страницы, содержащие сведения о трудовой деятельности сотрудника, а также выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р). Если документ содержит более 10‑15 страниц, допускается заверять только последний лист или каждую страницу отдельно.

Кто может заверять копию трудовой книжки?

Заверять может только лицо, имеющее право действовать от имени работодателя:

1. Директор организации;
2. Уполномоченный руководитель подразделения;
3. Бухгалтер/кадровик, которому предоставлена соответствующая доверенность.

Важно, чтобы у заверяющего лица была подпись с расшифровкой и указанием должности;

Как правильно оформить заверение

Ниже – типовой порядок и пример оформления.

Требования к надписи

На каждой странице (или на последнем листе) должна быть надпись:

Верно 
[Должность, Ф.И.О. заверяющего] 
[Дата заверения] 
[Наименование организации, где хранится оригинал] 
[Штамп/печать, если используется] 

Пример:

Верно
Главный бухгалтер Иванов И.И.
23 июня 2023 г.
ООО «Пример»
Печать

Печать и подпись

Если в организации используется печать, её ставят так, чтобы она не захватывала подпись. Подпись заверяющего ставится после надписи «Верно», а под ней – расшифровка (инициалы, фамилия).

Дата заверения

Дата указывается в формате «дд месяц yyyy» (например, 23 июня 2023 г.). Это важно для подтверждения актуальности документа.

Пошаговый алгоритм заверения

1. Получить заявление работника. Сотрудник подаёт запрос в письменной форме (можно через электронный портал госуслуг).
2. Подготовка копии. Работодатель копирует нужные страницы трудовой книжки (обычно в сервисных центрах или в отделе кадров).
3. Заверение. На каждой копии проставляется надпись «Верно», подпись с расшифровкой и дата.
4. Печать (при необходимости). Если в организации используется печать, её ставят рядом с подписью.
5. Выдача копии. Работодатель выдаёт заверенную копию в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.
6. Сохранение оригинала. Оригинал остаётся в деле организации (чаще в сейфе) и не подлежит выдаче.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи с расшифровкой. Без расшифровки подпись не имеет юридической силы.
• Неправильный формат даты. Дату следует писать полностью (число, месяц, год).
• Пропуск страницы. Если документ содержит более 10 страниц, заверять необходимо каждую из них или хотя бы последнюю.
• Отсутствие печати, когда она обязательна. В некоторых организациях печать обязательна – уточняйте в локальных нормативных актах.

Примеры оформления

Обычная копия (без печати)

Верно
Начальник отдела кадров Петрова П.П.
15 марта 2024 г.
ООО «Тестовый»

Копия с печатью

Верно
Директор Иванов И.И.
02 апреля 2024 г.
ООО «Тестовый»
[ПЕЧАТЬ]

Как оформить заверение в электронных системах?

С 2023 года многие организации используют электронные формы. При запросе через Единый портал госуслуг выдаётся электронный документ, который содержит:

• скан оригинала трудовой книжки;
• подпись уполномоченного лица в электронном виде;
• штамп в виде цифрового отпечатка.

Для получения бумажной копии достаточно распечатать документ и добавить подпись/печать вручную, соблюдая описанные выше требования.

Краткое резюме

Чтобы правильно заверить копию трудовой книжки:

1. Получите письменное заявление сотрудника.
2. Скопируйте нужные страницы.
3. На каждой копии сделайте надпись «Верно», подпишите и укажите должность.
4. Укажите дату заверения и место хранения оригинала.
5. При необходимости поставьте печать.
6. Выдайте копию в течение трёх рабочих дней.

Соблюдая эти правила, вы получите документ, который будет признан в банках, судах и зарубежных консульствах.