Копия трудовой книжки — это один из самых востребованных документов при оформлении кредитов, ипотеки, виз, субсидий и при трудоустройстве по совместительству. Однако просто снять ксерокопию недостаточно: чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть заверен по строгим правилам. Ошибки в заверении могут привести к отказу в кредите (например, в ипотеке от ВТБ или другого банка) или отклонению документов.
Кто имеет право заверять трудовую книжку?
В зависимости от того, где хранится оригинал документа, право заверения принадлежит разным лицам:
- Если вы трудоустроены: заверением занимается работодатель. Право подписи имеет руководитель организации, главный бухгалтер, специалист отдела кадров или иной уполномоченный сотрудник.
- Если вы временно не работаете: оригинал трудовой книжки находится у вас на руках. В этом случае заверить копию может только нотариус.
Пошаговая инструкция заверения копии у работодателя
Процесс заверения на текущем месте работы состоит из нескольких обязательных этапов:
- Подача заявления. Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. По закону работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней.
- Снятие копий. Копируются все страницы трудовой книжки, включая:
- ьный лист (с фотографией и данными владельца);
- Все страницы с записями о работе и награждениях;
- Пустые страницы (если они находятся между заполненными, их копировать не нужно, но если пустой является последняя страница разворота с записью, ее лучше откопировать).
- Простановка заверительных надписей. На каждой откопированной странице проставляется специальная отметка.
- Прошивка документа (если требуется).
Правила заверения: что должно быть на каждой странице
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, на каждой странице копии трудовой книжки должна присутствовать следующая информация:
- Надпись «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверившего документ;
- Личная подпись заверяющего и расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- Печать организации (при ее наличии — сейчас некоторые компании работают без печати, в этом случае достаточно подписи);
- Дата заверения.
Пример отметки на странице:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Б. Иванова
Печать
Заверение для внешних организаций (кредиты, ипотека, визы)
Если копия трудовой книжки предоставляется в стороннюю организацию (например, в банк для оформления льготной ИТ-ипотеки), к документу предъявляются особые требования. Без соблюдения этих правил банк, скорее всего, отклонит документы.
Отметка о месте предъявления
К надписи «Верно» обязательно добавляется приписка о том, куда предназначается документ. Например:
Верно. Подлинник документа находится в ООО «Ромашка». Копия предназначена для предоставления в ПАО «ВТБ».
Если вы не знаете точного назначения, допускается формулировка: «Копия предназначена для предоставления по месту требования». Но для банков лучше указывать конкретное наименование.
Отметка о текущей работе
На последней странице копии, где указана ваша текущая должность, обязательно должна быть запись о том, что вы работаете в организации по настоящее время. Без этой фразы банк не увидит вашего текущего стажа и дохода.
Пример: «Работает по настоящее время». Эта запись делается после последней записи из трудовой, заверяется подписью, печатью и датой.
Сшивание документа
Если в организации принято сшивать копии многостраничных документов, то:
- Все страницы нумеруются;
- Прошиваются нитками;
- На оборотной стороне последней страницы наклеивается бумажная наклейка (лист-заверитель) с указанием количества прошитых листов;
- На наклейке ставится подпись заверителя и печать (печать должна захватывать часть наклейки и лист документа).
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка. Если вы перешли на ЭТК, бумажный оригинал вам не выдают на руки, а все сведения хранятся в Социальном фонде России (СФР, ранее ПФР).
Как заверить ЭТК:
- Выписка из СФР. Вы можете заказать выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР. Эта выписка формируется в формате PDF и уже содержит электронную подпись Социального фонда. Распечатывать и заверять ее у работодателя не нужно.
- Справка от работодателя. Если банк требует именно справку от текущего работодателя, отдел кадров может распечатать сведения из ЭТК, заверить их своей подписью и печатью по тем же правилам (с пометкой «Работает по настоящее время»).
- Проверка сведений. С помощью электронной цифровой книжки (выписки) россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация о стаже там хранится.
Срок действия заверенной копии
Законодательством жесткий срок действия копии трудовой книжки не установлен, однако его определяют организации, принимающие документ:
- Банки: обычно требуют копию, заверенную не позднее 30 дней до момента подачи заявки. Некоторые банки сокращают этот срок до 14 дней.
- Посольства: для виз также чаще всего требуется копия не старше 1 месяца.
Если в копии нет записи «Работает по настоящее время», срок ее действия истекает моментально, так как документ считается недействительным для подтверждения текущего трудоустройства.
Частые ошибки
Чтобы не получить отказ, избегайте следующих ошибок:
- Копия не содержит всех страниц (пропущен ьный лист или внутренние страницы).
- Отсутствует расшифровка подписи (фамилия и инициалы сотрудника).
- Нет печати организации.
- Отсутствует фраза «Работает по настоящее время».
- Не указано место предъявления (для внешних организаций).
- Чернила на печати размыты или перекрывают текст, делая его нечитаемым.
Правильное заверение копии трудовой книжки — залог успешного получения кредита, визы или подтверждения стажа. Обязательно уточняйте требования конкретной организации (например, банка ВТБ) перед тем, как идти в отдел кадров. Помните о главных правилах: наличие фразы о работе по настоящее время, указание места предъявления и четкая подпись с печатью на каждой странице.