В 2026 году процедура заверения копий трудовой книжки остаётся актуальной для многих организаций. Работодатели часто сталкиваются с необходимостью оформить копию трудовой книжки, которая будет принята банком, страховой компанией или другими инстанциями. Ниже подробно рассматриваем, как правильно выполнить эту процедуру, какие формы и акты используются, а также какие сроки и требования предъявляются.

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия трудовой книжки – это документ, в котором работодатель подтверждает подлинность записи о трудовом стаже сотрудника. Такая копия может использоваться:

• для оформления кредитов и иных финансовых операций;
• в судебных и административных процедурах;
• при устройстве в новую организацию;
• в любой ситуации, когда требуется подтверждение трудового стажа;

В соответствии с действующим законодательством, заверение производится работодателем в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления сотрудника.

Как выглядит образец заверения?

Типичный образец заверения копии трудовой книжки выглядит так:

Верно. Подлинник документа находится в ООО «Круиз» в деле 12/24 за 2024 год.
Должность, ставящая подпись: Руководитель отдела кадров
Подпись: _______________________
Расшифровка подписи: Иванов И.И.
Дата заверения: 

Эта надпись размещается на первой пустой строке после последней страницы, где имеются записи о стаже.

Нормативные документы, регулирующие заверение

Для корректного оформления используются следующие акты и стандарты:

• КонсультантПлюс – типовые ситуации и образцы (2024‑2026 гг.);
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – рекомендации по оформлению заверенных копий;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65) – требования к содержанию трудовой книжки;
• Постановления Правительства РФ о порядке выдачи и заверения копий.

Все перечисленные документы подчёркивают, что заверение должно быть выполнено в строгом соответствии с установленными формами.

Где искать образцы?

Образцы заверения копий трудовой книжки можно найти в:

1. Официальных порталах КонсультантПлюс (раздел «Трудовая книжка»);
2. Сайтах nalog-nalog.ru – раздел «Образцы»;
3. Внутренних регламентах крупных компаний (пример – ООО «Перспектива»).

Эти источники регулярно обновляют свои материалы, поэтому актуальные формы всегда доступны онлайн.

Пошаговая инструкция по заверению

Для удобства работодателей и сотрудников подготовлена пошаговая инструкция.

1. Получение заявления от сотрудника. Сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче заверенной копии.
2. Подготовка копии. На копию трудовой книжки наносится надпись «Верно».
3. Указание должности и ФИО ответственного. Надпись должна содержать должность лица, которое заверяет документ.
4. Постановка подписи. Подпись ставится от руки, а затем производится её расшифровка.
5. Указание даты. В конце указывается дата заверения.
6. Проверка соответствия ГОСТ. Оформление должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 7;0.97‑2016.
7. Выдача сотрудника. После заверения копия передаётся работнику.

Важно помнить, что каждый лист копии может быть заверен только в случае, если на нём присутствуют записи о стаже. Если же лист пустой, заверять его необязательно.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли заверять каждый лист трудовой книжки?
Ответ: Нет. Заверяется только копия, содержащая записи о стаже, обычно последняя страница. Пустые листы не требуют заверения.

Вопрос: Как оформить заверение в электронном виде?
Ответ: Электронную копию можно заверить через портал Госуслуги. При этом в системе автоматически генерируется отметка о заверении, которая имеет юридическую силу.

Вопрос: Сколько времени действует заверенная копия?
Ответ: Заверенная копия действует до тех пор, пока не будет заменена новой, актуальной записью в оригинальной трудовой книжке. При изменении данных в оригинале необходимо оформить новую заверенную копию.

Практические рекомендации

Для минимизации ошибок рекомендуется:

• Сохранять оригинальный шаблон заверения в электронном виде;
• Регулярно обновлять образцы в соответствии с последними изменениями в законодательстве;
• Обучать персонал отделов кадров требованиям к оформлению;
• Проверять соответствие подписи и должности подписанта;
• Хранить заверенные копии в безопасном месте и при необходимости предоставлять их в оригинале.

Заверение трудовой книжки остаётся важным процедурным элементом в работе любой организации. Правильное оформление копии, соблюдение сроков и использование актуальных образцов позволяют избежать юридических рисков и обеспечить сотрудникам необходимые документы для дальнейших действий.

Следуя рекомендациям, изложенным в настоящей статье, вы сможете без проблем оформить заверенную копию трудовой книжки в 2026 году и использовать её в банковских, судебных и иных официальных целях.