В 2026 году требования к заверению копий трудовой книжки практически не изменились, однако появились новые уточнения в ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и в Трудовом кодексе РФ. В статье мы подробно разберём, когда нужна заверенная копия, кто имеет право её заверять, какие реквизиты обязаны быть указаны и, главное, предоставим готовый образец заверения и образец заявления на выдачу копии.

Содержание

1. Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?
2. Кто может заверять копию?
3. Нормативно‑правовая база (2026 г.)
4. Как правильно оформить заявление на выдачу копии?
5. Образец заверения копии трудовой книжки
6. Типичные ошибки при заверении
7. Часто задаваемые вопросы

Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия трудовой книжки (или её фрагмента) требуется в следующих ситуациях:

• Получение пенсии (по старости, инвалидности, по случаю потери кормильца) в Пенсионный фонд РФ;
• Оформление кредитов и ипотеки в банках – подтверждение стажа и доходов;
• Подача документов в госуслуги (получение субсидий, соц. помощи);
• Переоформление гражданства или въезда в другие страны (требуется подтверждение трудового стажа);
• Судебные разбирательства, где необходимо доказать факт работы у конкретного работодателя.

Во всех перечисленных случаях оригинал трудовой книжки остаётся у работодателя, а работнику предоставляется только заверенная копия, которая юридически считается равной оригиналу в рамках конкретного запроса.

Кто может заверять копию трудовой книжки?

Согласно статье 62 ТК РФ и ГОСТ Р 7.0.97‑2016, заверять копию имеет право:

• Руководитель организации (директор, генеральный директор, президент);
• Заведующий отделом кадров (начальник кадровой службы, главный специалист по кадрам);
• Любое лицо, уполномоченное письменным приказом организации (например, заместитель директора по персоналу).

Нотариальное заверение допускается только в случае, когда копию необходимо предоставить в органы, не связанные с работодателем (например, в суд). В этом случае нотариус ставит свою печать и подпись, а также указывает, что оригинал находится у работодателя.

Нормативно‑правовая база (2026 г.)

Как правильно оформить заявление на выдачу копии?

Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно должно содержать:

• Полные ФИО работника;
• Трудовой номер (если известен);
• Наименование организации, где работник был(а) трудоустроен(а);
• Конкретную цель получения копии (пенсия, банк, суд и т.д.);
• Подпись работника и дату.

Ниже – готовый образец заявления, который можно скачать и распечатать.

Заявление
 
 Я, ФИО полностью, паспорт: серия, номер, дата выдачи,
 проживающий(ая) по адресу: полный адрес,
 
 прошу выдать мне копию трудовой книжки (или фрагмента) с заверением
 в соответствии с Трудовым кодексом РФ и ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
  Цель получения: указать цель (например, предоставление в Пенсионный фонд).
  Согласен(на) оплатить расходы, связанные с изготовлением копии, если они
 предусмотрены внутренними нормативными актами организации.
  ________________________
 (подпись) Дата: «__» _______ 2026 г.

Заявление подаётся в отдел кадров или дирекцию организации. После рассмотрения в течение 3‑5 рабочих дней работнику выдаётся заверенная копия.

Образец заверения копии трудовой книжки

Ниже – универсальный образец заверения, который используют большинство компаний. Его можно адаптировать под конкретную организацию, заменив реквизиты.

ЗАВЕРЕНИЕ КОПИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

 Копия трудовой книжки (фрагмент) № ____ выдана
 сотруднику ФИО полностью в соответствии с заявлением от
 «__» _______ 2026 г.

 Оригинал трудовой книжки находится в архиве
 наименование организации, отдел кадров, помещение № __.

 Заверено:

 _______________________________
 ФИО заверяющего лица
 Должность: директор / заведующий отделом кадров
 Подпись: ______________________
 Печать организации

Обратите внимание на обязательные элементы:

• Номер копии (если копия содержит несколько листов – укажите диапазон страниц);
• Точное место хранения оригинала (помещение, архивный ящик);
• Полное ФИО и должность заверяющего лица;
• Подпись и печать организации (если печать отсутствует – ставится подпись и отметка «без печати»).

Типичные ошибки при заверении копии

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить заверенную копию без заявления?

Нет. По статье 62 ТК РФ копию выдают только по письменному заявлению работника.

Сколько времени занимает процесс заверения?

Стандартный срок – 3‑5 рабочих дней. При экстренных случаях (например, для подачи в суд) можно оформить в течение 1 рабочего дня, но потребуется согласование с руководством.

Нужно ли платить за заверенную копию?

Оплата возможна только в том случае, если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации. В большинстве компаний копию выдают бесплатно.

Можно ли заверить электронную трудовую книжку?

Да. При наличии ЭЦП (электронной цифровой подписи) руководитель или уполномоченный сотрудник может заверить электронный документ в системе «Госуслуги» или в корпоративном портале. Требования к оформлению аналогичны бумажному варианту, но в заверении указывается «Электронная подпись».

Что делать, если копия была заверена с ошибками?

Сотруднику следует вернуть документ в отдел кадров, указать ошибку и потребовать повторного заверения. Ошибки исправляются только новым заверением, а старый документ считается недействительным.

Заверенная копия трудовой книжки – важный документ, который может понадобиться в самых разных жизненных ситуациях. Правильное оформление заявления, соблюдение требований ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и внимательное заполнение заверяющей надписи позволяют избежать лишних задержек и отказов со стороны государственных органов и банков.

Скачайте готовые образцы заявлений и образцы заверения (см. выше) и храните их в личном кабинете – это сэкономит время и нервы в случае необходимости быстрого получения копии.

Если у вас остались вопросы, оставляйте комментарии – поможем разобраться!