Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника;
В 2026 году правила её заверения закреплены в статье 62 Трудового кодекса РФ и в нормативных актах, регулирующих электронную трудовую книжку (ЭТК). Ниже подробно разберём, кто именно имеет право заверять копию трудовой книжки, какие требования предъявляются к оформлению и в каких случаях это необходимо.
Общие принципы заверения трудовой книжки
- Копия должна быть заверена работодателем или лицом, уполномоченным работодателем.
- Заверение проводится только после письменного заявления сотрудника.
- Копия оформляется в течение три дней с момента получения заявления.
- На копии обязательно указывается надпись «Верно», дата заверения, подпись и расшифровка лица, заверившего документ, а также печать организации.
- Если сотрудник уже перешёл на электронную трудовую книжку, копию бумажной книги заверить может только тот, у кого она хранится.
Кто именно может заверять копию трудовой книжки?
Кадровый сотрудник (кадровик)
В большинстве организаций заверение выполняет кадровик (HR‑менеджер, специалист по персоналу). Он обязан:
- Проверить, что копия полностью соответствует оригиналу.
- Написать надпись «Верно» внизу страницы.
- Подписать копию, указав свою должность и расшифровку подписи.
- Установить печать организации.
- Указать дату заверения.
Руководитель подразделения
Если кадровый сотрудник отсутствует, заверение может выполнить руководитель подразделения (директор, начальник отдела). В этом случае:
- На копии ставится надпись «Верно».
- Подписывается с указанием должности и расшифровки подписи.
- Устанавливается печать организации.
- Указывается дата заверения.
Доверенное лицо
При отсутствии уполномоченного сотрудника можно оформить доверенность на лицо, которое будет заверять копию. В таком случае:
- На копии ставится надпись «Верно».
- Подписывается с указанием должности и расшифровки подписи;
- Устанавливается печать организации.
- Указывается дата заверения.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Для сотрудников, у которых уже действует электронная трудовая книжка, копию бумажной книги заверить может только тот, у кого она хранится. Если книга хранится в системе ЭТК, то копию заверить нельзя. В таком случае сотрудник может получить копию электронной трудовой книжки (СТД‑Р), которую выдает работодатель в течение трёх дней после заявления.
Как оформить копию трудовой книжки?
Шаги по оформлению
- Сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче заверенной копии.
- Кадровый сотрудник (или уполномоченное лицо) делает копию оригинала.
- На копии пишется надпись «Верно».
- Подписывается с указанием должности и расшифровки подписи.
- Устанавливается печать организации.
- Указывается дата заверения.
- Копия выдаётся сотруднику.
Пример оформления
Копия трудовой книжки
«Верно»
Подпись: ____________________
Расшифровка: Иванов И. И., HR‑менеджер
Печать организации
Особенности для электронных копий (СТД‑Р)
- Электронная копия оформляется в виде PDF‑файла с цифровой подписью работодателя.
- В документе указывается дата выдачи, подпись уполномоченного лица и печать в цифровом виде.
- Электронная копия может быть использована в банках, при оформлении ипотеки, для подтверждения стажа и т.д.
Когда нужна заверенная копия трудовой книжки?
- Для получения кредита или ипотеки в банке.
- Для подтверждения стажа при оформлении пенсии или социальных выплат.
- Для проверки опыта работы при устройстве на новую работу.
- Для участия в конкурсах, грантах, государственных программах.
Частые ошибки при заверении копии трудовой книжки
- Отсутствие надписи «Верно».
- Неправильная дата или подпись.
- Отсутствие печати организации.
- Выдача копии без письменного заявления сотрудника.
- Заверение копии, если книга хранится в системе ЭТК.
В 2026 году правила заверения трудовой книжки остаются простыми: копию может заверить только работодатель или уполномоченное им лицо, а в случае электронных копий — только если книга хранится в бумажном виде. Важно соблюдать формальные требования: надпись «Верно», подпись с расшифровкой, печать, дата и письменное заявление сотрудника. При правильном оформлении заверенная копия служит надёжным подтверждением трудового стажа и пригодна для всех официальных целей.