Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. В большинстве случаев работодатели обязаны выдавать сотрудникам заверенные копии трудовой книжки, которые признаются действительными в государственных органах и при оформлении различных льгот. В этой статье мы разберём, какие требования предъявляются к заверению копии трудовой книжки, как правильно оформить такой документ в 2026 году и какие нюансы стоит учитывать при работе с электронными копиями.

Правовые основания

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 62 – устанавливает правила выдачи документов, связанных с работой, и их копий. В частности, работодатели обязаны выдавать копии трудовой книжки, заверенные надлежащим образом.
• Письмо Роструда от 20 декабря 2012 г. (ПГ/9518‑6‑1) – уточняет порядок выдачи копий трудовой книжки.
• Указ Президиума Верховного суда СССР от 04 августа 1983 г. № 9779‑X – содержит схожие требования к оформлению документов сотрудников, в т.ч. к копиям трудовой книжки.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – национальный стандарт, регулирующий оформление и заверение копий документов, включая трудовую книжку.

Кому и как можно заверить копию трудовой книжки?

В 2026 г. копию трудовой книжки может заверить:

• руководитель организации;
• ответственный сотрудник, уполномоченный на эту задачу (например, сотрудник отдела кадров).

Важно, чтобы лицо, заверяющее документ, имело надлежащую должность и подпись, а также, при наличии, печать организации.

Требования к оформлению заверенной копии

Копия должна быть полной, понятной и защищённой от подмены. Ниже перечислены ключевые требования:

1. Полнота копии – все страницы трудовой книжки, включая оборотные, должны быть полностью скопированы.
2. На каждой странице внизу пишется фраза «Копия верна».
3. Рядом с надписью указываеться должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.
4. Если у организации есть печать, она ставится рядом с подписью. Печать должна слегка заходить на саму копию и на подпись, чтобы обеспечить визуальную защиту от подделки.
5. Если копия предоставляется в прошитом виде, то на обороте в месте, где обычно находится надпись «Копия верна», ставится отметка о заверении.
6. В конце копии указывается информация о месте хранения оригинала (например, «Оригинал хранится в отделе кадров»).

Пошаговый процесс заверения копии трудовой книжки

Ниже приведён образец пошагового руководства, актуальный на 2026 год.

1. Подготовка копии – сканирование или копирование всех страниц трудовой книжки. При сканировании убедитесь, что качество изображения соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
2. Проверка полноты – убедитесь, что в копии нет пропущенных страниц и все данные читаемы.
3. Добавление надписей – на каждой странице внизу вставьте текст «Копия верна».
4. Заверение – внизу каждой страницы добавьте:
   • должность ответственного лица;
   • подпись;
   • расшифровку подписи;
   • дату заверения;
   • печатку (если есть).
5. Проверка и финальная подпись – после завершения всех надписей, руководитель организации проверяет документ и ставит свою подпись в конце.
6. Сохранение и выдача – заверенную копию сохраняйте в системе кадрового учета и выдавайте сотруднику на руки.

Электронные копии трудовой книжки

В 2026 г. электронная трудовая книжка (ЭТК) становится все более распространённой. Для получения заверенной копии ЭТК можно:

• заказать копию в сервисе «СФР» (Служба Федеральной регистрации);
• получить электронный документ с отметкой о заверении, который признается действительным при расчёте пенсии или подтверждении льготного стажа.

При работе с ЭТК важно соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97‑2016, включая цифровую подпись и хранение в защищённом формате.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли заверить копию только одной страницы? – Нет, копия должна включать все заполненные страницы трудовой книжки.
• Что делать, если у организации нет печати? – В таком случае подпись и расшифровка подписи достаточно. При необходимости можно добавить штамп с надписью «Печать отсутствует».
• Можно ли использовать сканированную копию без надписей «Копия верна»? – Нет, без надписей копия не считается заверенной.
• Как проверить, что копия заверена надлежащим образом? – Сравните копию с оригиналом, убедитесь, что все надписи и подписи совпадают, а печать (если есть) соответствует печати организации.

Заверенная копия трудовой книжки – это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж и права работника. В 2026 г. требования к оформлению и заверению копии трудовой книжки строго регламентированы Трудовым кодексом РФ, ГОСТами и нормативными актами Роструда. Соблюдение всех пунктов, перечисленных выше, гарантирует, что копия будет принята в государственных органах и при оформлении льгот без лишних вопросов.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления, обратитесь к специалисту по кадрам или в отдел кадров вашей организации. Правильное заверение копии трудовой книжки – залог вашего правового статуса и уверенности в будущем.