Дата актуализации: 23 мая 2026 г.

Содержание

1. Нормативная база
2. Порядок подачи заявления и выдачи копии
3. Как правильно заверить копию трудовой книжки
4. Образец заявления и заверенной копии
5. Получение копии через Госуслуги (электронная трудовая книжка)
6. Срок действия и случаи использования копии
7. Ответственность сторон

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 62 – работник имеет право получить копию любого документа, касающегося его трудовой деятельности; работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного заявления.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система документации. Трудовые книжки. Общие технические условия» – регламентирует оформление, хранение и заверение копий трудовых книжек, в т.ч. обязательную надпись о месте хранения оригинала.
• Приказ Минтруда России № XXX/2025 (действует в 2026 г.) – уточняет порядок использования специального штампа для заверения копий.

Порядок подачи заявления и выдачи копии

1. Работник подаёт письменное заявление на имя руководителя (или уполномоченного лица отдела кадров) с просьбой выдать копию трудовой книжки (или выписку из неё).
2. Заявление должно содержать:
   • ФИО работника;
   • должность и структурное подразделение;
   • цель получения копии (например, для подачи в банк, ПФР, суд);
   • дата подачи;
   • подпись работника.
3. Отдел кадров в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления:
   • подготавливает копию трудовой книжки (или выписку);
   • выполняет заверение согласно ГОСТу и внутреннему приказу;
   • выдаёт документ работнику под расписку.
4. Если копия не может быть выдана в установленный срок (например, из‑за отсутствия оригинала), работодатель обязан уведомить работника о причинах задержки и предложить новую дату выдачи.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Согласно ГОСТ Р 7.0;97‑2016 и действующему приказу Минтруда, заверение копии включает следующие элементы:

• Надпись «Копия верна» – располагается в левом нижнем углу копии, выполнена печатными буквами высотой не менее 2 мм.
• Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров или иное лицо, имеющее право подписи).
• Расшифровка подписи – ФИО, должность.
• Дата заверения – день, месяц, год.
• Отметка о месте хранения оригинала – обязательная фраза, предусмотренная ГОСТом:
  

  «Подлинник документа находится в [наименование организации] в деле № … за … год.»

• Специальный штамп – при наличии в организации используется штамп с надписью «Копия верна» и реквизитами организации; ставится рядом с подписью.

Пример оформления заверенной копии (схематично):

[Копия трудовой книжки]
...
Копия верна
_____________________ _____________________
Подпись Расшифровка подписи
Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле № 45 за 2024 год.
[штамп организации]

Образец заявления и заверенной копии

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Наименование организации
Отдел кадров

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера‑механика в отделе «Производство», прошу выдать мне копию трудовой книжки (или выписку из неё) для подачи в отделение Пенсионного фонда РФ.

Подпись: _____________________

Образец заверенной копии трудовой книжки

КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Серия: КТ 123456
Номер: 789012
ФИО владельца: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
…

Копия верна

_____________________ _____________________
Подпись Расшифровка подписи

Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле № 45 за 2024 год.

[штамп организации]

Получение копии через Госуслуги (электронная трудовая книжка)

С 2021 г. в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК), доступная через портал Госуслуги. Работник может:

1. Авторизоваться на Госуслугах с подтверждённой учётной записью.
2. Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
3. Сформировать выписку за нужный период и скачать её в формате PDF.
4. При необходимости заверить выписку электронной подписью работодателя (через ЭДО) или распечатать и заверить в соответствии с ГОСТом, как описано выше.

Выписка, полученная через Госуслуги, имеет ту же юридическую силу, что и копия бумажной трудовой книжки, при условии её надлежащего заверения.

Срок действия и случаи использования копии

Копия трудовой книжки, заверенная надлежащим образом, не имеет ограничения срока действия – она считается достоверной до тех пор, пока не будут внесены изменения в оригинал (например, новая запись о переводе, увольнении или переходе на электронную форму).

Типичные ситуации, когда требуется заверенная копия:

• Получение кредита или ипотеки в банке;
• Оформление пенсии, пособий или социальных выплат;
• Подача документов в суд или иные государственные органы;
• Устройство на новую работу (при запросе от нового работодателя);
• Подтверждение стажа при получении лицензий или сертификатов.

Ответственность сторон

Ответственность работодателя

• Нарушение срока выдачи копии (более трёх рабочих дней) может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб.).
• Выдача неверно заверенной копии (отсутствие обязательной надписи, подписи, штампа) считается предоставлением недостоверного документа и может повлечь гражданско‑правовые последствия (возмещение ущерба, если работник понес убытки из‑за отказа в приёме документа).

Ответственность работника

• Работник обязан вернуть оригинал трудовой книжки работодателю в течение трёх рабочих дней после получения (если оригинал был выдан на руки). Несоблюдение этого требования может привести к дисциплинарному взысканию.
• При утере копии, выданной работодателем, работник должен немедленно сообщить об этом в отдел кадров для принятия мер по защите конфиденциальных данных.

Правильное предоставление копии трудовой книжки, заверенной надлежащим образом, регламентируется Трудовым кодексом РФ, ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и внутренними нормативными актами организации. Соблюдение установленных сроков, оформление надписи «Копия верна», указание места хранения оригинала и использование специального штампа гарантируют юридическую значимость документа и защищают интересы как работника, так и работодателя. При наличии электронной трудовой книжки процесс получения копии упрощён через портал Госуслуг, однако требования к заверению остаются теми же.