Дата публикации: 22 мая 2026 г.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. При необходимости предоставления копий (например, при приёме на новую работу, получении кредита или оформлении пенсии) важно правильно оформить заверенную копию. В 2026 году актуально требование о заверении каждой страницы копии трудовой книжки, что повышает её юридическую значимость и защищает от подделок.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие оформление и заверение копий трудовых книжек, содержатся в:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Система стандартов по информационному обеспечению. Документация. Общие требования к оформлению документов» (пункт 3.26);
• Трудовом кодексе РФ (статья 66);
• Приказах Минтруда и соцзащиты РФ, регламентирующих ведение трудовых книжек.

Согласно пункту 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, при заверении копии документа на каждой её странице должна быть сделана отметка о верности копии.

Подготовка копий трудовой книжки

Перед заверением необходимо выполнить несколько подготовительных шагов:

1. Определить все заполненные страницы оригинала (от ьного листа до последней страницы с записями о работе).
2. Сделать чёткие чёрно‑белые копии каждой страницы, включая оборотные стороны, если на них есть записи.
3. Если копия делается на отдельных листах, разместить каждую страницу на отдельном листе формата А4 (это упрощает последующее прошивание и нумерацию).
4. Пронумеровать страницы копии последовательно (1, 2, 3 …) в правом верхнем углу или внизу страницы.
5. Сшить копии ниткой или скрепить степлером в левом верхнем углу, обеспечив надёжное соединение всех листов.

Процедура заверения каждой страницы

Заверение копии трудовой книжки в 2026 году выполняется следующим образом:

1. На каждой странице копии (включая ьный лист и оборотные стороны) внизу разместить заверительную надпись.
2. Заверительная надпись состоит из обязательных элементов:

• Фраза «Копия верна» (или «Верно»);
• Должность ответственного лица (например, «Кадровик», «Специалист по кадрам»);
• Подпись ответственного лица;
• Расшифровка подписи (ФИО полностью);
• Дата заверения (день, месяц, год);
• Печать организации (при её наличии).

Пример оформления надписи на одной странице:

Копия верна
Кадровик
Иванов Иван Иванович
Подпись __________

[Печать организации]

Если организация не имеет печати, надпись заверяется только подписью и расшифровкой.

Образец заверенной копии трудовой книжки

Ниже представлен типовой вид первой и последней страниц заверенной копии (все промежуточные страницы оформляются аналогично).

ьная страница (страница 1)

Содержание: данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия).

Внизу страницы размещается заверительная надпись, как описано выше.

Последняя страница (страница N)

Содержание: последние записи о работе, дата увольнения (если есть), подпись работника и работодателя.

На оборотной стороне последнего листа делается дополнительная запись:

• Указывается общее количество страниц в копии (например, «Всего страниц: 12»);
• Ставится подпись ответственного лица и дата заверения (можно дублировать уже сделанную надпись).

Особенности заверения в 2026 году

В 2026 году отмечаются следующие тенденции и уточнения:

• Усилен акцент на заверении каждой страницы, а не только на последнем листе;
• Рекомендуется использовать чёрную пасту для рукописных надписей, чтобы обеспечить долговечность;
• При наличии электронного документооборота допускается заверение электронной копии с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП), однако бумажная заверенная копия остаётся обязательной для предоставления в государственные органы;
• Если копия делается в нескольких экземплярах, каждый экземпляр заверяется отдельно, с соблюдением всех перечисленных требований.

Частые ошибки при заверении

Чтобы избежать отказа в приёме документов, следует обратить внимание на типичные недочёты:

• Заверение только первой и последней страниц (не соответствует требованиям ГОСТ);
• Отсутствие номера страницы или его нечитаемость;
• Использование карандаша вместо ручки (надпись может стираться);
• Неполные данные в заверительной надписи (например, отсутствует дата или должность);
• Неправильное скрепление (листы могут расходиться при использовании).

Рекомендации по хранению заверенных копий

После заверения копию трудовой книжки рекомендуется:

• Хранить в отдельной папке или файле, защищённой от влаги и механических повреждений;
• При необходимости делать резервную копию (сканировать и сохранять в защищённом электронном архиве);
• Указывать в сопроводительном письме или заявлении, что прилагается заверенная копия трудовой книжки, заверённая согласно ГОСТ Р 6.30-2003.

Правильное заверение трудовой книжки — это не просто формальность, а гарантия юридической значимости документа для работника и работодателя; Следуя изложенным выше рекомендациям, вы обеспечите соответствие копии всем действующим нормативным требованиям, minimизируете риски отказа в приёме документов и сохраните репутацию организации как ответственного работодателя.

Помните: каждая страница копии должна содержать надпись о её верности, подпись, должность, дату и печать (при наличии). Только тогда копия будет признана действительной в любых инстанциях.