Заверение копий документов – обязательный этап при подготовке пакета материалов к проверке трудовой инспекции. Правильно оформленная копия позволяет избежать замечаний, ускорить работу инспектора и подтвердить законность ваших кадровых процессов.
Что подлежит заверению?
В соответствии с ст. 62 Трудового кодекса РФ и письмом Роструда от № ПГ/9518‑6‑1, к документам, которые необходимо заверить, относятся:
- Трудовая книжка (бумажная и электронная);
- Копии паспортов, дипломов, ИНН и других документов, подтверждающих квалификацию сотрудника;
- Документы, подтверждающие стаж работы и должность;
- Любые другие документы, требуемые инспекцией в рамках проверки.
Особенности заверения трудовой книжки
Трудовая книжка – один из самых часто проверяемых документов. Заверять её можно только после выполнения следующих требований:
- Копию пронумеровать, прошить и скрепить печатью организации (если она есть);
- Для внешних копий указать место хранения оригинала и проставить печать организации;
- Каждую заполненную страницу заверять отдельно;
- На каждой странице указать надпись «Верно», должность лица, заверяющего, подпись с расшифровкой и дату.
Общие правила заверения копий многостраничных документов
По ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (приказ Росстандарта от № 435‑ст) к копии, которую нужно заверить, должны быть соблюдены такие требования:
- Все страницы пронумерованы;
- Копия прошита и скреплена (обычно 10 листов в стопке);
- В конце копии ставится подпись уполномоченного лица с указанием должности и даты;
- Если копия внешняя, указывается место хранения оригинала.
Пример оформления подписи
Верно Подпись: ______________________ Должность: Руководитель отдела кадров ФИО: Иванов Иван Иванович
Как получить копию электронной трудовой книжки?
С 2026 года работники могут запросить электронную версию своей трудовой книжки через Госуслуги. Процедура выглядит так:
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги;
- Выберите раздел «Трудовые отношения» → «Трудовая книжка»;
- Подтвердите личность и запросите выписку;
- При необходимости можно распечатать документ и заверить его в отделе кадров.
Как оформить заявление сотрудника?
Работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного заявления сотрудника. В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника;
- Номер и серия трудовой книжки;
- Цель получения копии (например, для подачи в инспекцию).
Частые ошибки при заверении копий
При проверке инспекции часто выявляются следующие недочёты:
- Отсутствие надписи «Верно»;
- Неуказание должности лица, ставившего подпись;
- Отсутствие даты заверения;
- Неправильный порядок нумерации страниц;
- Отсутствие печати организации (если она обязательна для конкретного документа).
Как вести себя при выездной проверке?
Если инспектор приходит на предприятие, удобно иметь под рукой как оригиналы, так и визуализированные копии документов на компьютере или в облаке. Главное – чтобы копии были заверены в установленном порядке и могли быть быстро показаны.
Краткий чек‑лист для руководителей кадрового отдела
- Убедитесь, что все копии пронумерованы и прошиты;
- Проверьте наличие печати и подписи с расшифровкой;
- Укажите дату заверения и должность ответственного;
- Сохраните электронные версии в актуальном виде;
- Подготовьте образцы заверения (см. ниже) для быстрой выдачи;
- Контролируйте сроки выдачи копий сотрудникам (не более 3 рабочих дней).
Образец заверения копии трудовой книжки (2026 год)
Ниже приведён типовый пример, который можно использовать в вашей организации:
Копия трудовой книжки № ____, страница ___ из ____ Верно Подпись: ______________________ Должность: Бюджетный менеджер отдела кадров ФИО: Петрова Мария Сергеевна Место хранения оригинала: ______________________
Этот шаблон полностью соответствует требованиям п. 1 Указа Президиума Верховного суда СССР от № 9779‑X и актуален для 2026 года.
Заверение копий документов – не просто формальная процедура, а важный элемент подготовки к проверке трудовой инспекции. Соблюдая указанные выше нормы (нумерация, прошивка, подпись, дата, печать), вы сможете быстро предоставить инспектору требуемую документацию, избежать замечаний и сохранить репутацию вашего предприятия.
Если у вас возникнут вопросы по конкретному документу или процедуре, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву или в региональный отдел труда.