Заверение копий трудовой книжки – обязательный процесс‚ который позволяет подтвердить подлинность документа и использовать его в официальных целях (приёмы на новой работе‚ оформление пособий‚ подача в архив и т.д.). В статье подробно рассматриваются все этапы‚ формы и нюансы заверения‚ а также примеры оформления.
Что такое заверение трудовой книжки?
Заверение – это поставить на копию отметку «Верно» (или «Подлинник находится…») с указанием:
- ФИО сотрудника;
- Должности;
- Ответственного за ведение кадровых документов;
- Дата заверения;
- Место хранения оригинала (с 1 июля 2018 г. – обязательно указывать).
Таким образом‚ работодатель подтверждает‚ что копия соответствует оригиналу‚ а оригинал находится в надлежащем месте.
Порядок заверения в отделе кадров
Подготовка документа
- Получить копию трудовой книжки (обычно – копию всех страниц‚ где есть отметки о работе).
- Убедиться‚ что копия полностью идентична оригиналу (количество страниц‚ порядок).
Заполнение формы заверения
Типичный образец заверения выглядит так:
Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «ХХХ». ФИО: Иванов Иван Иванович Должность: Бухгалтер Ответственный: Петров С.П.
Эту форму можно оформить на бланке компании или на специальном штампе.
Поставление отметки «Верно»
Отметка ставится подписью и печатью (если она есть) ответственного лица. Пример:
- Верно –
- Подпись: ___________________
- Печать: ООО «ХХХ»
Хранение оригинала
С 1 июля 2018 г. в отметке обязательно указывается‚ где находится подлинник:
- В отделе кадров;
- В сейфе;
- В архиве компании;
- В другом уполномоченном месте.
Образцы заверения в разных годах
Заверение 2025‑2024‑2023 годов
Вариант заверения‚ используемый в 2024‑2023 годах‚ почти идентичен‚ однако часто указывалось лишь «Подлинник находится в отделе кадров». С 2025 года рекомендуется добавлять точный адрес или номер дела.
Пример заверения 2026 года
Согласно рекомендациям nalog-nalog.ru‚ образец выглядит так:
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Рассвет». ФИО: Сидоров Сидр Сидорович Должность: Менеджер Ответственный: Кузнецова А.В.
Нотариальное заверение копии трудовой книжки
Нотариальное заверение допускается‚ если в организации не предусмотрено отдельного дела для трудовой книжки. При этом:
- Нотариус ставит печать и подпись;
- В отметке указывается место хранения оригинала (например‚ «Подлинник находится в отделе кадров ООО «Рассвет»»);
- Для удобства часто изготавливают штамп с постоянной информацией.
Частые вопросы
Можно ли заверить копию‚ если оригинал у сотрудника?
Да. Если сотрудник безработный и держит оригинал в личных руках‚ он может обратиться к нотариусу. Нотариус оформит заверение‚ указав место хранения оригинала (например‚ «Подлинник находится у гражданина Иванова И.И.»).
Сколько времени занимает процесс?
Согласно ст. 62 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
Нужно ли указывать номер дела?
Номер дела указывается‚ только если трудовая книжка включена в номенклатуру дел. Если это не так‚ достаточно указать место хранения.
Можно ли использовать штамп вместо подписи?
Да‚ штамп с постоянной информацией (название организации‚ реквизиты‚ «Ответственный за кадровые документы») допускается‚ но подпись ответственного лица всё равно должна быть поставлена.
Заверение копии трудовой книжки – простой‚ но важный процедурный акт. Правильное оформление включает:
- Полный набор реквизитов (ФИО‚ должность‚ дата‚ место хранения);
- Отметку «Верно» с подписью и печатью;
- Указание места хранения оригинала‚ обязательное с 2018 г.;
- Соблюдение сроков выдачи (не более трёх рабочих дней).
Соблюдая эти правила‚ вы обеспечите юридическую силу копии‚ избежите задержек при оформлении новых трудового договора или иных документов‚ а также уменьшите риск спорных ситуаций с работниками.
Полезные ссылки
- nalog-nalog.ru – образцы заверения 2025 года;
- Сайт Кадровик‑практик – практические рекомендации;
- Официальный портал Госфинансы – подробные рекомендации по заверению;
- КонсультантПлюс – формы и акты 2022‑2023 годов.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы‚ обратитесь в отдел кадров или к юридическому советнику компании.