Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю сотрудника. При необходимости предоставить копию трудовой книжки (в банк, в суд, в миграционную службу и т.п.) её заверяют – подтверждают подлинность копии и актуальность сведений о текущем месте работы.

В статье мы разберём:

• какие нормативные акты регулируют процесс заверения;
• какие документы нужны работодателю;
• пошаговую схему заверения копии трудовой книжки;
• образец записи на последней странице копии (самый часто задаваемый вопрос);
• часто встречающиеся ошибки и рекомендации.

Нормативно‑правовая база (по состоянию на 2026 год)

Основные документы, определяющие порядок заверения копий трудовой книжки:

1. Приказ Росстандарта № 435‑ст от  г. – вводит ГОСТ R 52779‑2016 «Заверение копий документов». Действует с  г.
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 183‑185) – обязательство работодателя предоставить копию трудовой книжки по требованию работника.
3. Постановление Правительства РФ № 1022 от  г. – уточняет порядок оформления записей «Работает по настоящее время».
4. Региональные инструкции (например, приказ Минтруда России от  г.) – могут уточнять форму печати и подписи.

Что требуется от работодателя?

Для заверения копии последней страницы трудовой книжки необходимо подготовить:

• Копию всех заполненных страниц (от ьного листа до последней записи).
• Оригинал трудовой книжки (для сравнения).
• Бланк «Заявление сотрудника о выдаче копии трудовой книжки» (по желанию, но рекомендуется).
• Печать организации (круглая или штамп‑печать) и подпись ответственного лица (начальника отдела кадров, директора или уполномоченного).
• Станок для скрепления (нитка, скоба) и нумерацию листов.

Пошаговая инструкция заверения копии трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка копий

1. Сделайте фотокопию (или скан) каждой страницы, где есть записи о трудовой деятельности.
2. Проверьте, чтобы копии были чёткими, без пропусков и искажений.

Шаг 2. Сшивание и нумерация

1. Сшейте листы в том же порядке, как в оригинале (ьный лист – первая запись – … – последняя запись).
2. Нумеруйте листы в правом нижнем углу: 1/5, 2/5, … 5/5.

Шаг 3. Запись о заверении

На каждой странице (или хотя бы на первой) делается отметка «Копия», но на последней странице требуется особая запись, о которой пойдёт речь ниже;

Шаг 4; Оформление записи на последней странице

Последняя страница – это лист, где находится самая свежая запись о трудоустройстве. После этой записи делается строка:

Эта запись подтверждает, что на момент выдачи копии сотрудник действительно находится в штате организации.

Шаг 5. Проставление печати и подписи

1. Подпишите запись в строке «Подпись ответственного лица».
2. Укажите должность (например, «Главный специалист отдела кадров»).
3. Поставьте печать организации под подписью (по ГОСТ R 52779‑2016 печать ставится в свободном месте под подписью, но не перекрывая текст).

Шаг 6. Выдача копии сотруднику

1. Составьте акт выдачи копии (протокол) с указанием даты, ФИО сотрудника и перечня переданных документов.
2. Сотрудник подписывает акт, получая копию в собственность.

Образец заверения последней страницы (2026 год)

Ниже – готовый шаблон, который можно распечатать и заполнить от руки.

Обратите внимание:

• Текст «Работает по настоящее время» пишется строчными буквами, без кавычек.
• Дата указывается полностью (число, месяц прописью, год).
• Подпись и должность должны соответствовать реальному должностному лицу, уполномоченному заверять документы.
• Печать ставится под подписью, но не закрывает её.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ставить запись «Копия» на каждой странице?

По ГОСТ R 52779‑2016 достаточно пометить первой и последней страницу. Однако многие организации ставят отметку «Копия» на каждой странице для дополнительной уверенности.

Можно ли заверить копию электронным способом?

Да. С 2024 года допускается заверение электронных копий с помощью электронной подписи (ЭП) и печати в виде скана. При этом в электронном документе должна присутствовать та же запись «Работает по настоящее время», а подпись и печать оформляются в виде цифрового сертификата.

Что делать, если в трудовой книжке нет записи «Работает по настоящее время»?

Тогда в копии необходимо добавить эту запись вручную, указав дату последнего изменения и подпись ответственного лица. При этом в оригинале запись должна быть внесена работодателем в течение 5 дней с момента изменения условий труда.

Как оформить заверение, если копия содержит более 10 листов?

Для больших наборов листов рекомендуется:

• На первом листе написать «Копия», проставить подпись и печать.
• На оборотной стороне последнего листа добавить запись «Работает по настоящее время», дату, подпись и печать.
• Пронумеровать листы сквозным способом (1/12, 2/12 …).

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие даты выдачи копии. Без даты документ считается недействительным.
• Неправильное расположение печати. Печать должна быть под подписью, а не над ней;
• Неуказание должности лица, ставящего подпись. Это обязательный элемент по ГОСТ.
• Отсутствие записи «Работает по настоящее время». При запросе в банк или суд такой документ будет отклонён.
• Неучтённые листы. Если пропустить хотя бы один лист, копия считается неполной.

Заверение последней страницы трудовой книжки – простая, но важная процедура. Соблюдая нормативные требования и используя представленный образец, вы гарантируете, что копия будет признана подлинной в любых официальных инстанциях.

Помните, что правильное оформление ускоряет процесс получения банковских кредитов, оформления виз, подачи в суд и других юридически значимых действий.

Статья актуальна на 22 мая 2026 года. При изменении законодательства рекомендуется проверять актуальность нормативных актов.