Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В ней фиксируются все изменения: приёмы на работу, переводы, увольнения, а также приостановления трудового договора (например, военная мобилизация). Важным этапом является заверение записей в трудовой книжке работодателем. Ниже приведён подробный разбор процесса, образец заверения и список необходимых документов.
Что такое заверение трудовой книжки?
Заверение — официальное подтверждение работодателем факта внесения записи в трудовую книжку. Это требование, закреплённое в приказе Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении новой формы трудовой книжки». Заверение необходимо для:
- Подтверждения законности записи.
- Обеспечения достоверности данных при проверках со стороны государственных органов.
- Сохранения прав работника при переходе на новую работу.
Когда нужно заверить трудовую книжку?
- При приёме на работу (новый сотрудник).
- При переводе сотрудника в другой отдел/филиал.
- При увольнении (выход из компании).
- При приостановлении трудового договора (например, мобилизация, военная служба, служебное командование).
- При заключении срочного трудового договора (срок до 3 лет).
С 2021 г. специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако в некоторых ситуациях (например, при отсутствии доступа к ЭТК) допускаеться ведение бумажной версии. В таком случае заверение производится в бумажном виде.
Как заверить запись в трудовой книжке?
Процесс заверения состоит из нескольких простых шагов:
- Подготовка записи. Работодатель вносит запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) с указанием даты, причины и срока действия.
- Подпись и печать. После внесения записи работодатель подписывает её и ставит печать организации.
- Сроки. Заверение должно быть оформлено в течение 5 рабочих дней с момента внесения записи.
- Сохранение оригинала. Оригинал трудовой книжки хранится в компании не менее 5 лет. Работник имеет право запросить копию в течение 3 лет с момента выдачи.
Пример оформления записи и заверения
Ниже приведён образец текста, который можно использовать при заверении записи в трудовой книжке:
Запись: Приостановление действия трудового договора Причина: призыв на военную службу по мобилизации Период: – Подпись работодателя: ______________________ Печать организации: ______________________
Обратите внимание, что в тексте обязательно указаны:
- Дата внесения записи.
- Причина приостановления (например, мобилизация).
- Период действия приостановления.
- Подпись руководителя и печать.
Требуемые документы для заверения
Для правильного оформления записи и её заверения необходимо собрать следующие документы:
- Паспорт сотрудника (для подтверждения личности).
- Служебная записка/повестка о призыве (если речь о мобилизации).
- Приказ о приостановлении трудового договора (если применимо).
- Согласие сотрудника (для некоторых видов приостановления).
- Копия приказа Минтруда № 320н (для подтверждения формы записи).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 г. переход на электронные трудовые книжки начался в рамках программы «Цифровая экономика». Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в системе ЭТК, если это предусмотрено законодательством. При этом:
- Записи в ЭТК автоматически заверяются системой.
- При необходимости можно запросить печатную копию записи.
- В случае отсутствия доступа к ЭТК допускается ведение бумажной версии, но при этом запись должна быть заверена как описано выше.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли заверить запись в трудовой книжке, если работник уже ушёл из компании? Да, работодатель обязан заверить запись до даты увольнения. После увольнения работник может запросить копию записи.
- Что делать, если работник не согласен с записью? Работник имеет право запросить исправление записи в течение 30 дней с момента её внесения. В случае спора – обратиться в Трудовой инспектор.
- Как получить копию трудовой книжки? Работник может запросить копию в отделе кадров. Копия должна быть заверена печатью и подписью руководителя.
- Можно ли использовать электронную копию трудовой книжки в суде? Да, если она заверена в соответствии с требованиями закона.
Заверение трудовой книжки — неотъемлемая часть кадрового документооборота; Соблюдение формальных требований, указанных в приказе Минтруда № 320н и законодательстве о трудовых книжках, обеспечивает законность и прозрачность трудовых отношений. Следуйте приведённому образцу и списку документов, и процесс заверения станет быстрым и безошибочным.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей организации или в Трудовую инспекцию.