Вопрос правильного оформления и заверения трудовых книжек остается одним из самых актуальных для кадровых специалистов. Ошибки в заверении копий или неправильное ведение документа могут привести к проблемам при проверках трудовой инспекции или возникновению споров с работниками. В данной статье мы подробно разберем, как правильно заверять трудовые книжки, какие ГОСТы применяются и какие изменения вступили в силу в последние годы.

Законодательная база и основные требования

Ведение трудовых книжек в Российской Федерации регулируется Трудовым кодексом РФ. Согласно статье 66 ТК РФ, на территории страны ведутся трудовые книжки установленного образца. Это базовое требование, которое обеспечивает единообразие учета трудового стажа граждан.

Важным аспектом является право работника на получение документов, связанных с работой. В соответствии со статьей 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику копии документов в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления. При этом копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться безвозмездно.

Применение ГОСТ при заверении копий

Процесс подтверждения подлинности официальных документов, включая копии трудовых книжек, регламентируется государственными стандартами.

С 1 июля 2018 года основным нормативным документом в этой сфере является ГОСТ Р 7.0;97-2016 (введен Приказом Росстандарта № 435-ст от ). Данный стандарт определяет правила оформления организационно-распорядительных документов и требования к их заверению.

Особенности заверения в 2025-2026 годах

Согласно актуальным изменениям в законодательстве и практике применения стандартов:

• Заверение копий: В 2025 году процедура продолжает опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, который гарантирует юридическую силу копии документа на территории РФ.
• Нововведения 2026 года: С изменениями, вступившими в силу в 2026 году, при официальном заверении образцов трудовых книжек (в определенных случаях) стало обязательным их сшивание. Это дополнительная мера защиты от подделки и внесения несанкционированных изменений в документ.

Оформление трудовых книжек для иностранных граждан

При приеме на работу иностранных граждан или лиц без гражданства кадровой службе следует руководствоваться статьями 65 и 327.3 ТК РФ. Алгоритм действий имеет свои нюансы:

1. Предоставление документа: Иностранный гражданин обязан предоставить трудовую книжку, за исключением случаев первого трудоустройства или работы по совместительству.
2. Важное ограничение: Работодатель не должен принимать национальные трудовые книжки других стран. В РФ используются только книжки установленного российского образца.
3. Сопутствующие документы: Вместе с трудовой книжкой (или сведениями о трудовой деятельности СТД-Р) предоставляются:
   • Паспорт (с нотариально заверенным переводом, если требуется виза — срок действия не менее 18 месяцев);
   • СНИЛС;
   • Документ об образовании;
   • РВП или ВНЖ (для лиц без гражданства).

Пошаговая инструкция по получению заверенной копии

Если работнику необходима заверенная копия трудовой книжки, процедура выглядит следующим образом:

Подача заявления

Работник пишет заявление на имя руководителя организации. Устная просьба к кадровику не является основанием для выдачи документа. В заявлении указывается цель получения копии и перечень необходимых страниц.

Подготовка копий

Отдел кадров делает четкие копии всех заполненных страниц трудовой книжки, включая ьный лист и страницы с записями о приеме, переводах и увольнениях.

Заверение по ГОСТу

На каждой копии ставится отметка о том, что копия верна. Согласно правилам, заверение должно включать:

• Надпись «Верно» или «Копия верна»;
• Должность лица, заверившего документ;
• Личную подпись и расшифровку (И.О. Фамилия);
• Печать организации.

Таблица: Сводная информация по документам при приеме