Вопрос заверения трудовых книжек индивидуальным предпринимателем (ИП) является крайне важным, так как именно этот документ подтверждает стаж и трудовую биографию работника. Несмотря на то, что у ИП нет обособленного структурного подразделения или отдела кадров, как в крупных ООО, закон обязывает его вести кадровый учет наравне с юридическими лицами. В этой статье мы подробно разберем все нюансы: кто ставит подпись, какие печати используются и как правильно оформить запись, чтобы она имела юридическую силу.
Нормативная база: кто имеет право заверять?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 225), а также Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 69), ответственность за организацию работы с трудовыми книжками несет работодатель. Для ИП это означает следующее:
- Сам ИП является работодателем. Если у предпринимателя нет наемного сотрудника, ответственного за кадровый документооборот (бухгалтера или кадровика), он обязан заверять трудовую книжку самостоятельно.
- Назначенный сотрудник. ИП может издать приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. В этом случае заверять документы будет этот сотрудник.
Заверение записи о приеме на работу или увольнении
Самый частый случай — это заверение записей, вносимых в трудовую книжку при приеме или увольнении работника. Здесь есть строгие правила, нарушение которых может привести к проблемам при оформлении пенсии.
Порядок действий при внесении записи:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата события (приема, перевода, увольнения) арабскими цифрами (например, ).
- В графе 3 делается запись о событии с указанием должности, профессии, специальности с указанием квалификации. Обратите внимание: наименование работодателя (в данном случае — ФИО индивидуального предпринимателя) вносится в виде заголовка перед первой записью. Например: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович.
- В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя, его дата и номер).
Кто подписывает и как ставится печать?
После внесения всех данных запись необходимо заверить. Согласно пункту 35 Правил, при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- Подписью работодателя (то есть самого ИП) или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печатью работодателя (при наличии печати);
- Подписью самого работника.
Важный нюанс с печатью ИП
Долгое время наличие печати у ИП было обязательным, однако сейчас закон позволяет предпринимателям работать без печати. Если печать у ИП есть, она обязательно ставится в трудовой книжке. Если печати нет: согласно разъяснениям Минтруда РФ, заверение записей в трудовой книжке работника, работавшего у работодателя — индивидуального предпринимателя, не имеющего печати, производится без проставления печати. Отсутствие печати в данном случае не является нарушением и не делает записи недействительными.
Заверение копии трудовой книжки для предоставления по месту требования
Часто работникам нужны копии трудовых книжек для банков (при получении кредита), визовых центров, соцорганов и т.д. ИП как работодатель обязан заверить такую копию. С 1 июля 2018 года действуют новые требования ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые обязательны для кадрового делопроизводства.
Правила заверения копии:
На каждой странице копии трудовой книжки (или на последней странице, если копия сшивается) необходимо поставить заверительную надпись. Она должна содержать:
- Слово «Верно» (без кавычек).
- Должность лица, заверившего копию (например, Индивидуальный предприниматель или Бухгалтер).
- Подпись заверителя с расшифровкой (ФИО).
- Дату заверения.
- Место хранения подлинника. Это новое и крайне важное требование! Например: «Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле по кадрам». Для ИП это может звучать так: «Подлинник документа находится у ИП Петрова П.П.».
Если ИП работает с печатью, заверительная надпись скрепляется печатью. При ее отсутствии — печать не ставится.
Срок действия заверенной копии
Заверенная копия трудовой книжки, предоставляемая по месту требования, имеет ограниченный срок действия. Как правило, банки и другие организации принимают копии, заверенные не позднее 1 месяца до дня их предоставления. Если же в этот период в трудовую книжку были внесены новые записи, ранее заверенная копия становится недействительной, и ее нужно заверять заново.
Ответственность за нарушения
ИП должен понимать, что несет полную ответственность за правильность ведения и заверения трудовых книжек. Нарушение правил может привести к:
- Адративной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для ИП от 1 000 до 5 000 рублей за каждый выявленный факт нарушения, а при повторном нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация).
- Материальной ответственности перед работником. Если из-за неверной записи или неправильного заверения работник не смог оформить пенсию в срок или получить кредит, ИП обязан возместить ему причиненный ущерб.
Краткий чек-лист для ИП при заверении трудовой книжки
Чтобы избежать ошибок, придерживайтесь следующего алгоритма:
- Убедитесь, что у вас есть приказ о назначении ответственного за трудовые книжки (или делайте это сами).
- При внесении записей используйте перьевую, капиллярную или гелевую ручку черного, синего или фиолетового цвета.
- Сокращения слов в трудовой книжке не допускаются (нельзя писать «пр.», «расп.», «перев.» и т.д.).
- При увольнении обязательно получите подпись работника под записью и в книге учета движения трудовых книжек.
- При заверении копий не забывайте указывать место хранения подлинника.
- Если у вас нет печати — не ставьте ее, это нормально. Если есть — ставьте обязательно.
Ведение кадрового учета для индивидуального предпринимателя может казаться сложной задачей, однако строгое следование букве закона и актуальным ГОСТам позволит избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками. Главное, внимательность к деталям и своевременное обновление знаний в сфере трудового законодательства.