Вопрос о заверении записей в трудовой книжке печатью вызывает много споров и недопонимания среди кадровиков и работников. Правила, установленные действующим законодательством, четко регламентируют, какой именно печатью и какие именно записи нужно заверять. Неправильное заверение может привести к тому, что запись будет считаться недействительной, что создаст проблемы для работника в будущем.

Основным документом, регулирующим этот вопрос, является «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (Постановление Правительства РФ № 320н от , с изменениями). Именно в нем содержатся актуальные и обязательные для всех работодателей правила.

Ключевое правило: что заверять и чем

Согласно современным нормам (п. 35 и 36 Порядка 320н), действует следующее основное правило:

Все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя (или уполномоченного им лица, например, сотрудника кадровой службы) и печатью организации.

Давайте разберем это правило по частям.

Какие записи нужно заверять?

Заверяются все записи, которые работодатель вносит в трудовую книжку. Это касается как записей о приеме на работу, так и об увольнении, а также о переводах, поощрениях, награждениях и иных сведениях, которые работодатель обязан или имеет право внести.

Чем заверять? Печать организации — это обязательно!

Здесь кроется главная ошибка. Для заверения записей должна использоваться печать самой организации (юридического лица или индивидуального предпринимателя), содержащая ее полное наименование (официальное название).

Почему НЕЛЬЗЯ использовать печать отдела кадров?

• Официальная позиция Роструда: Государственная инспекция труда (например, в Хабаровском крае) неоднократно разъясняла, что заверение печатью отдела кадров («кадровая печать») является неправомерным. Такая печать не является печатью юридического лица и не подтверждает, что запись внесена от имени всей организации.
• Отсутствие юридической силы: Запись, заверенная только печатью отдела кадров (без печати организации), может быть признана недействительной при проверках (например, при назначении пенсии или оформлении пособий), так как она не подтверждает факт работы в организации в установленном законом порядке.

А что с подписью?

Подпись ставит:

• Работодатель (директор, генеральный директор) или
• Уполномоченное лицо, на которое возложены обязанности по ведению трудовых книжек (например, начальник отдела кадров, специалист по кадрам).

Важно: подпись должна быть разборчивой, а в графе для подписи указывается должность лица, поставившего подпись.

Ситуация, когда печать не ставится

Есть исключение, когда печать действительно не требуется:

• Если организация действует без печати. В этом случае, согласно п. 36 Порядка 320н, записи заверяются только подписью работодателя или уполномоченного лица. Отсутствие печати в этом случае — нормально и законно.

Частые вопросы и ошибки

Вопрос: А что такое «печать для документов»?

На практике иногда встречается «печать для документов» (или «штамп для документов»), которая может содержать только название организации без реквизитов. Такую печать использовать для заверения записей в трудовой книжке НЕЛЬЗЯ. Для заверения требуется именно печать юридического лица (обычно круглая), содержащая полное наименование организации и, как правило, ИНН/ОГРН. «Печать для документов» не заменяет основную.

Вопрос: Нужна ли подпись самого работника при увольнении?

Нет, не нужна. В старой редакции Порядка (до 2023 года) требовалась подпись работника в графе о увольнении. Сейчас (п; 35) этого требования нет. Заверяется запись только подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется).

Вопрос: Как правильно выглядит заверенная запись об увольнении?

Образец (с учетом требований 2023-2026 гг.):

1. В графе 3 («Сведения о работе») после записи об увольнении (например, «Уволен с по соглашению сторон») отступается одна строка вниз.
2. В этой строке указывается: «Запись верна».
3. Ставится подпись лица, оформившего запись (например, начальника отдела кадров).
4. Указывается должность этого лица.
5. Ставится печать организации (если организация использует печать).

Типичные ошибки, которые нельзя допускать

• Заверение печатью отдела кадров вместо печати организации. Самая распространенная и грубая ошибка.
• Заверение только печатью без подписи уполномоченного лица. Нужны и подпись, и печать (если она есть).
• Требование подписи работника при увольнении. Это устаревшая практика, не соответствующая текущему Порядку.
• Использование «печати для документов». Она не имеет юридической силы для заверения записей в трудовой книжке.
• Отсутствие отступа вниз для заверения. Заверяющая надпись «Запись верна» с подписью и печатью ставится на следующей строке после основной записи.

Что делать, если запись уже заверена неправильно?

Если в трудовой книжке имеется запись, заверенная, например, только печатью отдела кадров, это является нарушением. Работодатель обязан:

1. Самостоятельно выявить такие случаи.
2. Внести исправление: сделать новую запись (или исправление) с правильным заверением (подпись уполномоченного лица + печать организации).
3. Оформить это как исправление: в графе 3 делается запись об исправлении с указанием даты, ставится подпись и печать. Само исправление должно быть аккуратным, не зачеркивающим старые данные полностью (старая неправильная запись остается видимой, но перечеркивается одной линией).

Работник, обнаруживший такую ошибку, вправе обратиться к работодателю с требованием об исправлении.

Дата проверки актуальности информации: . Основано на официальных разъяснениях Роструда и тексте нормативного акта.