Заверение записей в трудовой книжке, важная процедура, от которой зависит юридическая сила документа и правильный подсчет трудового стажа. Правила, хотя и не претерпели кардинальных изменений, требуют внимательного соблюдения. Данная статья объединяет актуальные на 2026 год нормы, практические инструкции и ответы на частые вопросы.

Основные правила заверения записей

Согласно Трудовому кодексу РФ и инструкциям по ведению трудовых книжек, каждая запись о приеме на работу, увольнении, переводе или ином изменении трудовых отношений должна быть:

• Своевременной — внесена не позднее дня издания приказа (распоряжения).
• Полной — содержать все обязательные реквизиты: дату, наименование документа (приказа), номер, подпись ответственного лица.
• Разборчивой — написана четким почерком, без исправлений (кроме строго регламентированных случаев).
• Заверенной — подписью должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (если печать используется).

Кто заверяет записи?

Заверяет записи:

1. Работодатель (для ИП — он сам).
2. Уполномоченное лицо (например, начальник отдела кадров, ведущий специалист по кадрам), на которое возложены эти обязанности приказом или должностной инструкцией.

Важно: Подпись должна быть расшифрована (указаны инициалы и фамилия) и датирована.

Нужна ли печать?

Это ключевой и часто вызывающий вопросы момент. Ответ зависит от внутренних правил организации:

• Если в организации используется печать (штамп), то она обязательна для заверения всех записей в трудовой книжке. Ее ставят рядом с подписью ответственного лица.
• Если печать не используется (что редко, но возможно), то достаточно только подписи уполномоченного лица. Отсутствие печати не делает запись недействительной, если она подписана.
• Для дубликата трудовой книжки или новой (при первом оформлении) все сведения на ьном листе, а также все записи обязательно заверяются печатью и подписью.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Работник имеет право получить копию своей трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). Работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней. Копия должна быть заверенной.

Порядок действий для работодателя:

1. Сделать точную копию всех листов, включая ьный. Копия должна быть четкой, без искажений, на отдельном листе (обычно формата А4).
2. Пронумеровать листы копии (если их несколько).
3. На последнем листе копии (или на каждом, если организация так решила) указать:
   • «Копия верна».
   • Дату выдачи копии.
   • Подпись руководителя или уполномоченного лица (с расшифровкой).
   • Печать организации (при ее наличии).
4. Выдать копию работнику под роспись в журнале учета выдачи документов.

Образец записи о заверении копии:

«Копия верна.
Генеральный директор ООО “Ромашка”
_________________ /Иванов А.П./
Печать ООО “Ромашка”
«___» _____________ 20__ г.»

Важно: Заверенная работодателем копия действительна 30 дней с даты выдачи. Для долгосрочного использования (например, при оформлении пенсии) требуется нотариально заверенная копия.

Исправление ошибок в записях

Ошибки (опечатки, неверные данные) в трудовой книжке исправляются строго по правилам. Самовольное исправление карандашом или «набело» с зачеркиванием недопустимо и сделает запись недействительной.

Алгоритм исправления:

1. Выявить ошибку и ошибочную запись.
2. Написать рядом с ошибочной записью (в том же поле, на той же строке) слово «неверно» или «ошибочно».
3. Завершить ошибочную запись подписью ответственного лица и печатью (как если бы это была обычная запись).
4. Отступить одну строку вниз и внести правильную запись с указанием даты, номера и основания (приказа).
5. Завершить правильную запись подписью и печатью.

Что делать, если ошибка уже «заблокирована» последующей записью?

Если ошибочная запись находится между двумя верными, ее исправление усложняется. В этом случае:

• На ошибочной записи делается надпись «неверно» с подписью и печатью.
• На свободном месте (чаще всего на следующей странице) делается ссылка: «Исправление см. на л. ___».
• На указанном листе делается правильная запись с обязательной ссылкой на исправляемую: «Запись от «___» ________ 20__ г. на л. ___ является неверной. Внести запись: …».

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2024/2025 годов активно внедряются электронные трудовые книжки. Здесь «заверение» имеет иную форму:

• Все записи вносятся работодателем в СЗВ-ТД и передаются в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в электронном виде.
• Работник может получить выписку из ЭТК на бумажном носителе. Эта выписка является официальным документом и не требует дополнительного заверения печатью или подписью работодателя, так как она формируется ПФР на основе достоверных данных.
• Если у работника есть бумажная трудовая книжка (выданная до перехода на ЭТК), все записи в нее вносятся и заверяются по классическим правилам (подпись + печать).

Типичные ошибки и как их избежать

Правильное заверение записей в трудовой книжке — это гарантия защиты трудовых прав работника и минимизация рисков для работодателя. Основные принципы просты: точность, полнота, своевременность, подпись ответственного лица и печать (при ее наличии). При сомнениях всегда обращайтесь к актуальной редакции Трудового кодекса РФ, инструкциям Минтруда или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Статья составлена на основе анализа нормативных актов и практических материалов за 2024-2026 годы. Учитывайте, что внутренние локальные акты организации (приказы, положения) могут устанавливать дополнительные требования к форме и порядку заверения.