Увольнение сотрудника, это не только прекращение трудовых отношений‚ но и строго регламентированный процесс документального оформления. Одним из самых важных этапов является правильное заверение записей в трудовой книжке. Ошибки на этом этапе могут привести к серьезным юридическим последствиям для работодателя и проблемам с трудоустройством для работника.

В данной статье мы подробно разберем‚ кто именно имеет право заверять записи‚ как это делается в 2026 году и какие нюансы существуют для электронных и бумажных форм документов.

Кто несет ответственность за заверение?

Согласно актуальному трудовому законодательству и правилам ведения трудовых книжек‚ заверять записи об увольнении имеет право:

• Руководитель организации (генеральный директор‚ директор предприятия).
• Лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек. Это может быть начальник отдела кадров‚ специалист по кадрам или главный бухгалтер‚ если на него возложены такие обязанности приказом руководителя.

Важно помнить: подпись должна быть расшифрована (указаны фамилия и инициалы)‚ а также должна стоять дата заверения.

Особенности заверения у директора организации

Если увольняется сам руководитель организации‚ возникает вопрос: кто заверяет его трудовую? Во избежание трудовых споров и конфликта интересов‚ запись в трудовой книжке директора рекомендуется заверять подписью учредителя или лица‚ уполномоченного учредителями (например‚ председателя совета директоров)‚ если такое право прописано в уставе или трудовом договоре.

Порядок заверения записей в бумажной трудовой книжке

При увольнении работника в бумажную трудовую книжку вносится запись о причине и основании прекращения трудового договора. Процесс заверения выглядит следующим образом:

1. Вносится запись об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.
2. Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица).
3. Ставится печать организации (или печать кадровой службы‚ если она имеется и используется для заверения кадровых документов). Примечание: С 2016 года наличие печати у ООО не является обязательным‚ но если она есть‚ ее проставление рекомендуется во избежание вопросов.
4. Свою подпись под записью ставит сам работник‚ подтверждая ознакомление с записью и получение трудовой книжки.

Если трудовая книжка велась на государственном языке РФ и на государственном языке республики в составе РФ‚ заверяться должны оба текста.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

В 2026 году большинство работодателей перешли на ведение электронных трудовых книжек. Как происходит заверение в этом случае?

Фактически‚ в электронной трудовой книжке (форма СТД-Р) роль «заверения» выполняет квалифицированная электронная подпись (КЭП) работодателя. При формировании документа СТД-Р при увольнении:

• Работодатель формирует документ в системе Пенсионного фонда (СФР).
• Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
• Работнику выдается бумажная копия формы СТД-Р (по его заявлению) или электронная копия‚ подписанная КЭП работодателя.

На бумажной копии формы СТД-Р‚ выдаваемой работнику‚ также ставится подпись уполномоченного лица. Если копия выдается для предоставления в другую организацию‚ на ней может быть сделана надпись «Верно»‚ указана должность заверившего лица‚ его подпись и дата.

Сроки выдачи и ответственность работодателя

Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения (последний день работы). Это жесткое требование закона.

Если работник в день увольнения отсутствует:

• Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.
• Само по себе отсутствие работника не дает права работодателю просто «не выдавать» книжку или отправлять ее без уведомления.
• Всем работникам‚ присутствующим на рабочем месте (в т.ч. удаленно)‚ книжка должна быть выдана на руки.

Риски для работодателя

Нарушение порядка выдачи и заверения трудовой книжки грозит работодателю:

• Материальной ответственностью: обязанность возместить работнику неполученный заработок за все время задержки выдачи документа.
• Административной ответственностью: штрафы за нарушение трудового законодательства.
• Судебными исками: в случае внесения неправильной формулировки причины увольнения.

Частые ошибки при заверении

Чтобы избежать проблем‚ проверьте документ перед выдачей на наличие следующих ошибок:

• Отсутствие печати организации (если она используется в документообороте).
• Неполная расшифровка подписи (нет фамилии или инициалов).
• Отсутствие подписи самого работника об ознакомлении.
• Использование простой электронной подписи вместо квалифицированной для электронных документов;
• Заверение копий трудовых книжек нотариусом с оригиналов‚ принесенных работником (нотариус заверяет только с оригинала‚ находящегося у него‚ или делает копию сам; лучше запрашивать заверение у текущего работодателя).

Правильное заверение трудовой книжки — это гарантия законности увольнения и спокойствия обеих сторон трудового договора. В 2026 году‚ с развитием цифровых сервисов‚ важно не забывать и о традиционных требованиях к бумажным носителям‚ которые все еще имеют юридическую силу;