Заверенная копия трудовой книжки — это документ, который имеет юридическую силу и подтверждает трудовой стаж и опыт сотрудника. Её выдача регулируется Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами. В этой статье подробно разберем все нюансы: от оснований для получения до правильного оформления и типичных ошибок.

Что такое заверенная копия трудовой книжки и чем она отличается от оригинала?

Заверенная копия — это точная копия страниц трудовой книжки (бумажной или электронной), на которой установлены обязательные реквизиты, подтверждающие её соответствие подлиннику. Ключевое отличие от простой копии — наличие специальной отметки о заверении, подписи уполномоченного лица и печати организации (если она предусмотрена).

Важно: оригинал трудовой книжки всегда хранится у работодателя (в отделе кадров или сейфе). На руки сотруднику выдаётся только его копия. При увольнении сотрудник получает подлинник своей трудовой книжки с внесённой записью об увольнении.

В каких случаях нужна заверенная копия?

Основные ситуации, когда сотруднику или бывшему сотруднику может понадобиться заверенная копия:

• При трудоустройстве. Новый работодатель вправе запросить копию для проверки сведений о предыдущем месте работы (ст. 68 ТК РФ). Хотя требовать её он не может, сотрудник может предоставить её добровольно.
• Для оформления государственных выплат и пособий. Подтверждение трудового стажа для пенсии, пособия по безработице, других социальных льгот.
• Для участия в конкурсах, тендерах или при поступлении на государственную службу, где требуется подтверждение опыта работы.
• При временной потере оригинала (например, при утере или повреждении) до момента оформления дубликата.
• Для визовых центров при оформлении заграничного паспорта или визы (как подтверждение занятости).

Кто и как имеет право заверять копию?

Заверение копии осуществляет работодатель (организация) по месту последнего места работы, где храниться подлинник трудовой книжки. Право заверять обычно имеют:

• Руководитель организации (директор, генеральный директор).
• Лицо, уполномоченное приказом руководителя (чаще всего — главный бухгалтер или начальник отдела кадров).

Важно: Если организация ликвидирована или не может выдать копию, сотрудник может обратиться с заявлением в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд для установления факта трудовых отношений.

Порядок оформления заверенной копии (бумажная трудовая книжка)

Оформление должно строго соответствовать требованиям. Вот пошаговая инструкция:

1. Сделайте точную копию всех заполненных страниц трудовой книжки, включая титульный лист и все записи о работе. Копия должна быть читаемой, без исправлений и помарок.
2. Прошейте копию так же, как прошит оригинал (обычно в левом верхнем углу). На обороте последнего листа в месте прошива ставится отметка.
3. Укажите количество листов в копии (например: «Копия верна. Всего 15 листов»).
4. Поставьте подпись уполномоченного лица (руководителя или ответственного за кадры) с расшифровкой (ФИО, должность).
5. Укажите дату заверения копии.
6. Повесьте печать организации (если она есть). С 2016 года печать для ООО и АО не является обязательным реквизитом, но её наличие усилит документ.
7. Обязательная надпись о месте хранения оригинала. На копии (чаще всего на последней странице или отдельным листом) нужно указать: «Подлинник документа находится в [наименование организации, например: ООО «Ромашка»], в отделе кадров». Это требование часто упускают, но оно важно для идентификации.

Образец отметки о заверении (на последней странице копии)

Вот как должна выглядеть типичная надпись:

 Копия верна.
 Всего 12 листов.
 _________________ / Иванова А.П. /
 (подпись) (должность, ФИО)

 "___" _____________ 20__ г.
 (дата)

 Подлинник документа находится в Отделе кадров ООО "Вектор".
 

Особенности заверения копии электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК). Её сведения хранятся в базе СЗВ-ТД (Страховые сведения о трудовой деятельности, Трудовая дееспособность).

• Для получения бумажной копии ЭТК работодатель формирует форму СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности — Работник). Это и есть официальный документ, эквивалент выписки из электронной трудовой книжки.
• Заверение бумажного варианта формы СТД-Р происходит по тем же правилам, что и для обычной бумажной ТК: подпись, печать, отметка о месте хранения оригинала (хотя оригинал — это электронная запись в базе СФР).
• Заверение в электронном виде (если копия предоставляется в электронном формате) осуществляется с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица. Это соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об ЭЦП».

Типичные ошибки при оформлении

Частые причины, по которым заверенная копия может быть признана недействительной или её не примут:

• Отсутствие отметки о месте хранения подлинника. Это самое распространённое нарушение.
• Нет даты выдачи копии. Без даты документ теряет юридическую силу.
• Неправильное указание количества листов или несоответствие копии оригиналу.
• Заверение лицом, не имеющим на это права. Подпись должна ставиться только уполномоченным приказом лицом.
• Для ЭТК: отсутствие УКЭП на электронном документе или использование неквалифицированной подписи.
• Копия не прошита (если оригинал прошит).

Что делать, если работодатель отказывается выдать заверенную копию?

По закону (ст. 62 ТК РФ) работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать копии документов, связанных с работой, в т.ч. заверенную копию трудовой книжки.

Если в ответ на письменное заявление (желательно с отметкой о принятии) вам отказывают:

1. Обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) по месту нахождения организации.
2. Подайте иск в суд о понуждении к выдаче документа и взыскании компенсации за задержку (ст. 236 ТК РФ).
3. Для бывшего сотрудника: можно запросить выписку из лицевого счёта в СФР (форма СТД-Р), которая также подтверждает трудовую деятельность.

Краткая памятка: главное о заверенной копии ТК

Чтобы не запутаться, запомните ключевые правила:

• Основание: Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 68), Приказ Минтруда № 722н (для ЭТК).
• Кто заверяет: Руководитель или уполномоченное лицо (с приказом).
• Обязательные реквизиты: Надпись «Копия верна», количество листов, подпись с расшифровкой, дата, печать (по желанию), место хранения оригинала.
• Для ЭТК: Используется форма СТД-Р, заверяется подписью/печатью или УКЭП.
• Хранение оригинала: Подлинник ТК всегда у работодателя. На руки — только копия.
• Отказ — нарушение: Работодатель не имеет права отказывать в выдаче заверенной копии.