Вопрос о том, действует ли заверенная копия трудовой книжки «по настоящее время», часто возникает у работников при оформлении документов для банка, загранпаспорта или при смене работы. В 2026 году правила остаются прежними, но есть важные нюансы, которые нужно знать. Эта статья даст вам полное представление о юридической силе, порядке оформления и сроках действия такого документа.
🔑 Самое главное
Заверенная копия трудовой книжки, оформленная надлежащим образом, не имеет срока действия (бессрочна) и юридически эквивалентна подлиннику на момент её выдачи. Однако её актуальность для конкретной инстанции (банка, визового центра) зависит от их внутренних требований, которые часто сводятся к тому, чтобы дата заверения была «текущей» или не старше 3-6 месяцев.
📜 Юридические основания: что говорит закон?
Правовая база не меняется кардинально из года в год. Основные положения закреплены в Трудовом кодексе РФ и ГОСТе:
- Статья 62 ТК РФ гарантирует работнику право на получение по письменному заявлению копий документов, связанных с работой, в т.ч. трудовой книжки. Работодатель обязан выдать надлежащим образом заверенную копию.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Официальное издание. Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов) регламентирует, как именно должна выглядеть отметка о заверении.
📝 Как правильно оформить заверенную копию в 2026 году: пошаговая инструкция
Оформление происходит по двум основным схемам, обе соответствуют ГОСТу.
Вариант 1: Заверение на каждом листе (самый частый)
На каждом листе копии (включая последнюю страницу) проставляется identичная отметка:
Копия верна.
Должность лица, заверившего: _________________
Подпись: _________________
Расшифровка подписи: _________________
(М.П.)
Вариант 2: Заверение на последней странице с прошивкой
Все листы копии прошиваются в один пакет. На последней странице после всех записей ставится одна общая отметка:
Копия верна.
Количество листов: ___
Должность: _________________
Подпись: _________________
Расшифровка подписи: _________________
(М.П.)
⚖️ Ключевые правила и частые ошибки (актуально для 2026 года)
- Запись «Работает по настоящее время». На последней странице копии, после копии последней записи из подлинника, обязательно должна быть сделана запись: «Работает по настоящее время». Это подтверждает, что на момент выдачи копии трудовые отношения не прекращены. Если сотрудник уже уволен, эта запись не ставится.
- Дата заверения. Дата в отметке о заверении должна быть реальной и актуальной. Многие организации (например, отделы по учету отселения, визовые центры) требуют, чтобы эта дата была в том же году, что и подача документов. Копия, заверенная 5 лет назад, может быть не принята.
- Кто заверяет? Заверяет копию уполномоченное лицо работодателя: обычно руководитель организации, его заместитель или начальник отдела кадров. Должность и подпись должны быть четкими.
- Печать. Отметка должна быть скреплена печатью организации (штампом). Если печать снимается с учета, используется круглая печать с наименованием организации и ИНН.
- «Копия верна» vs «Верно». В соответствии с ГОСТом используется формулировка «Копия верна». Вариант «Верно» считается менее официальным, но на практике часто встречается.
❓ Часто задаваемые вопросы
Имеет ли заверенная копия срок действия?
Нет, срока действия как такового не существует. Копия, заверенная , юридически действительна всегда. Но практическая актуальность определяется получателем документа. Банк может потребовать копию, заверенную не ранее 3 месяцев назад. Поэтому, если копия делалась давно, для новых целей лучше запросить новую.
Чем заверенная копия отличается от дубликата?
- Заверенная копия – это фотокопия или сканированная копия подлинника, на которой стоит отметка о соответствии. Подлинник остается у работодателя.
- Дубликат – это второй экземпляр трудовой книжки, который выдается на руки работнику взамен утраченного. Он имеет ту же юридическую силу, что и подлинник, и оформляется на отдельном бланке с пометкой «Дубликат».
Когда копия не требуется?
С 2021 года при оформлении загранпаспорта нового образца не требуется предоставлять трудовую книжку или её копию для подтверждения данных о работе. Однако для виз в некоторые страны или при оформлении кредита в банке требование о заверенной копии до сих пор актуально.
⚠️ Важно помнить в 2026 году:
- Проверьте, что на копии есть все записи из подлинника, включая последнюю.
- Убедитесь, что на последней странице есть запись «Работает по настоящее время» (если сотрудник не уволен).
- Отметка о заверении должна быть на каждой странице (или на последней при прошивке), с датой текущего года, подписью, должностью и печатью.
- Если копия делается для предоставления в другую организацию, на ней часто делают дополнительную запись: «Подлинник трудовой книжки находится у работодателя».
Заверенная копия трудовой книжки, оформленная по всем правилам ГОСТа, является юридически значимым документом и «работает» бессрочно. Однако для конкретных жизненных ситуаций (кредит, виза) её принимают только если дата заверения соответствует требованиям организации, которые обычно означают «не устарела». Поэтому, если вам нужна копия для важных целей, всегда запрашивайте её в текущем году и внимательно проверяйте наличие всех обязательных реквизитов и записи «Работает по настоящее время».
Материал подготовлен на основе актуального законодательства РФ и практических рекомендаций на 2026 год.