Трудовая книжка является одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. В Республике Казахстан ведение трудовых книжек регулируется нормативно-правовыми актами, среди которых особое значение имеют Трудовой кодекс Республики Казахстан, Приказ Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан и другие подзаконные акты. Настоящая статья подробно рассматривает актуальные правила ведения трудовой книжки в РК на 2026 год.

Правовая основа ведения трудовой книжки в РК

Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек в Казахстане, является:

• Трудовой кодекс Республики Казахстан (далее, ТК РК), принятый 23 ноября 2015 года, с изменениями и дополнениями;
• Приказ Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 20 декабря 2016 года № 373 «Об утверждении форм трудовой книжки и вкладыша к ней»;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные указанным приказом;
• иные нормативные акты, регулирующие вопросы трудовой деятельности.

Согласно статье 103 ТК РК, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она ведется на всех работников, работающих по трудовому договору на территории Республики Казахстан, за исключением:

• работников, работающих по совместительству;
• работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев;
• работников, работающих у физических лиц;
• иных категорий работников, установленных законодательством.

Форма и порядок выдачи трудовой книжки

Форма трудовой книжки

С 2017 года в Казахстане утверждена новая форма трудовой книжки и вкладыша к ней. Форма утверждена Приказом Министра труда и социальной защиты населения РК № 373 от 20 декабря 2016 года и является обязательной для применения всеми работодателями.

Трудовая книжка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. наименование и местонахождение организации (для индивидуальных предпринимателей — ФИО и место жительства);
3. серия и номер;
4. дата выдачи;
5. ФИО работника;
6. дата рождения;
7. образование;
8. профессия, специальность;
9. дата поступления на работу;
10. дата увольнения;
11. основание увольнения;
12. печать организации;
13. подпись ответственного лица.

Порядок выдачи трудовой книжки

Трудовая книжка выдается работнику:

• при поступлении на работу, в день заключения трудового договора;
• при увольнении — в последний день работы;
• при утере или повреждении — дубликат трудовой книжки.

Важно! Работодатель не вправе требовать от работника предъявления трудовой книжки при приеме на работу. Однако, если у работника отсутствует трудовая книжка, работодатель обязан завести новую.

Правила заполнения трудовой книжки

Общие требования

Заполнение трудовой книжки должно производиться:

• чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• разборчивым почерком;
• без помарок и исправлений;
• на государственном или русском языке (по согласованию с работником).

Все записи в трудовой книжке должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Внесение записей о приеме на работу

При приеме на работу в трудовой книжке делается запись:

1. о дате приема на работу;
2. о наименовании должности (профессии, специальности);
3. о структурном подразделении (при наличии);
4. о размере тарифной ставки (оклада), надбавок и других выплат (при наличии);
5. о виде трудового договора (постоянный, срочный).

Пример записи:

«Принят на должность бухгалтера в бухгалтерию с окладом 150 000 тенге»

Внесение записей об изменении должности или структурного подразделения

При изменении должности или структурного подразделения в трудовой книжке делается запись:

«Переведен на должность главного бухгалтера в связи с реорганизацией»

или

«Переведен в отдел кадров»

Внесение записей об увольнении

При увольнении в трудовой книжке делается запись:

1. о дате увольнения;
2. о причине увольнения (с указанием статьи ТК РК);
3. о сумме выплаченных компенсаций (при наличии);
4. о сведении о выплате заработной платы за последний месяц.

Пример записи:

«Уволен по собственному желанию, пункт 1 статьи 53 Трудового кодекса Республики Казахстан»

Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения. Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель направляет ему уведомление о необходимости получения документа.

Ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) в РК

С 1 января 2025 года в Казахстане начался переход на электронные трудовые книжки. С 1 января 2026 года этот процесс завершается, и работодатели обязаны:

• вести электронные трудовые книжки для всех работников;
• обеспечивать возможность параллельного ведения бумажных трудовых книжек для работников, которые не заявили об отказе от бумажного варианта;
• обеспечивать защиту данных и соблюдение конфиденциальности.

Электронная трудовая книжка содержит те же сведения, что и бумажная, и заверяется электронной подписью работодателя.

Важно! Работник вправе выбрать, в каком формате ему вести трудовую книжку: бумажном или электронном. Для этого он должен подать соответствующее заявление работодателю.

Хранение и учет трудовых книжек

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя в специально оборудованном месте, обеспечивающем их сохранность и конфиденциальность. Срок хранения трудовых книжек составляет:

• для работников, до достижения пенсионного возраста;
• для работодателя — не менее 5 лет после увольнения работника;
• для архивных документов — в соответствии с законодательством.

Учет трудовых книжек

Работодатель обязан вести учет трудовых книжек в специальном журнале. В журнале указываются:

• серия и номер трудовой книжки;
• ФИО работника;
• дата выдачи;
• дата возврата;
• примечания.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

Нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечет за собой административную и уголовную ответственность:

• Административная ответственность (статья 83 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях):
• наложение штрафа на должностных лиц в размере до 50 МРП;
• наложение штрафа на юридических лиц в размере до 200 МРП.
• Уголовная ответственность (статья 180 Уголовного кодекса Республики Казахстан):
• за умышленное уничтожение или повреждение трудовой книжки, штраф в размере до 200 МРП или лишение свободы на срок до 2 лет;
• за незаконное изъятие трудовой книжки, штраф в размере до 100 МРП или лишение свободы на срок до 1 года.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести трудовую книжку на иностранных граждан?

Да, трудовая книжка ведется на всех работников, работающих по трудовому договору на территории Республики Казахстан, включая иностранных граждан. Если у иностранного гражданина отсутствует трудовая книжка, работодатель обязан завести новую.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В случае утери трудовой книжки работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней со дня обращения.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом?

Нет, записи в трудовой книжке должны вноситься только на основании приказа (распоряжения) работодателя и в день издания приказа. Записи задним числом не допускаются.

Что делать, если работодатель отказывается выдать трудовую книжку при увольнении?

В этом случае работник вправе обратиться в суд с иском о взыскании задолженности по заработной плате и выдаче трудовой книжки. Также можно обратиться в государственную инспекцию труда.

Ведение трудовой книжки в Республике Казахстан, это ответственная задача, требующая соблюдения всех норм трудового законодательства. Работодатели должны:

• обеспечивать правильное заполнение и хранение трудовых книжек;
• своевременно выдавать трудовую книжку при увольнении;
• вести учет трудовых книжек;
• соблюдать требования по ведению электронных трудовых книжек.

Работники, в свою очередь, должны:

• подавать заявление о выборе формата трудовой книжки (бумажный или электронный);
• своевременно получать трудовую книжку при увольнении;
• сообщать работодателю об утере или повреждении трудовой книжки.

Соблюдение всех правил ведения трудовой книжки позволит избежать споров и конфликтов между работодателями и работниками, а также обеспечит сохранность важного документа о трудовой деятельности.

Дата публикации: 22 мая 2026 года