В 2026 году оформление заверенной копии трудовой книжки (ТК) остаётся актуальной процедурой как для обычных работников, так и для женщин, находящихся в декретном отпуске. Копия может потребоваться для получения кредита, оформления банковской гарантии, подтверждения стажа при трудоустройстве, а также для подачи в органы соцзащиты. В статье подробно рассмотрим, когда и как получить заверенную копию ТК, какие требования предъявляются к её оформлению, а также разберём типичные ошибки.

Содержание

1. Зачем нужна заверенная копия ТК декретницы?
2. Правовая база и сроки действия
3. Как подать заявление работодателю
4. Пошаговый порядок заверения копии
5. Образец заверения
6. Электронная трудовая книжка и копия через Госуслуги
7. Типичные ошибки при заверении
8. Вопросы и ответы

Зачем нужна заверенная копия ТК декретницы?

Для декретницы копия трудовой книжки может потребоваться в следующих ситуациях:

• Оформление ипотечного или потребительского кредита – банк требует подтверждения стажа и заработка.
• Подача документов в социальные службы (например, для получения пособия по уходу за ребёнком).
• Подтверждение стажа при переводе в другое учреждение или при трудоустройстве на совместительство.
• Необходимость в документе для нотариуса (например, при оформлении доверенности).

Во всех перечисленных случаях требуется заверенная копия, а не просто обычная ксерокопия.

Правовая база и срок действия

Основные нормативные акты, регулирующие процесс заверения копий ТК:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 78, 79) – обязанность работодателя выдавать копию ТК по письменному заявлению работника.
• Приказ Минтруда России № 358н от  г. – порядок оформления и заверения копий трудовых книжек.
• Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (№ 273‑ФЗ) – порядок получения электронных копий через портал Госуслуги.

Важным параметром является дата заверения. С этой даты начинается отсчёт срока действия копии – обычно 12 мес. (если иное не указано в договоре). После истечения срока копию необходимо повторно заверить.

Как подать заявление работодателю

Для получения заверенной копии необходимо:

1. Составить письменное заявление (можно в свободной форме) с указанием:
   • ФИО работника;
   • Должности и подразделения;
   • Причины запроса (например, «для подачи в банк»);
   • Требуемого количества копий;
   • Контактных данных.
2. Подать заявление в отдел кадров или непосредственно к руководителю.
3. Работодатель обязан выдать копию не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (см. выдержку из текста: «Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позже трех рабочих дней…»).

Без письменного заявления копию получить нельзя.

Пошаговый порядок заверения копии

Шаг 1. Подготовка оригинала

Работодатель делает полную копию всех страниц трудовой книжки, включая оборотные листы. Копия должна быть полностью идентична оригиналу – без пропусков, без обрезки.

Шаг 2. Выбор способа копирования

Копию можно изготовить:

• Рукописным способом (переписать каждую запись вручную) – применяется редко, только при отсутствии техники.
• Техническими средствами (ксерокопирование, сканирование) – наиболее распространённый метод.

Шаг 3. Заверение

На каждой странице копии внизу делается надпись «Копия верна», рядом указываются:

• Должность ответственного лица (например, «Начальник отдела кадров»);
• Подпись ответственного лица и её расшифровка;
• Дата заверения;
• Печать организации (если она есть). Печать должна слегка «заходить» на саму копию и на подпись, как указано в оригинальном тексте.

Пример надписи:

Копия верна
Начальник отдела кадров ___________ /И.В. Петрова/ г.
(печать)

Шаг 4. Выдача копии

После заверения копию передают сотруднику. Работник обязан проверить соответствие оригиналу и подписать акт получения.

Образец заверенной копии ТК

Ниже – типовой образец, который можно адаптировать под конкретную организацию.

Обратите внимание, что надпись «Копия верна» размещается внизу каждой страницы.

Электронная трудовая книжка и копия через Госуслуги

С 2023 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Для декретницы процесс получения копии упрощён:

1. Зайдите в личный кабинет на портале Госуслуги;
2. Выберите услугу «Получить выписку из электронной трудовой книжки».
3. Укажите цель получения (например, «для банка»), загрузите скан заявления и подтвердите действие через СМС/ЭЦП.
4. Система генерирует PDF‑документ с отметкой «Копия верна», который имеет юридическую силу в течение 12 мес.

Если требуется копия с печатью организации, её можно распечатать и заверить в отделе кадров (по тем же правилам, что и бумажная копия).

Типичные ошибки при заверении копий

• Отсутствие подписи и печати. Без подписи ответственного лица и печати копия считается недействительной.
• Неполный набор страниц. Пропуск оборотных листов или любой страницы делает документ недействительным.
• Неправильное расположение надписи. Фраза «Копия верна» должна быть внизу листа, а печать – слегка перекрывать подпись.
• Отсутствие даты заверения. Дата определяет срок действия копии.
• Использование некачественного сканера. Плохая читаемость записей может привести к отказу в банке или госорганах.

Чтобы избежать проблем, рекомендуется заранее согласовать образец с отделом кадров и проверить готовый документ перед выдачей.

Вопросы и ответы

Можно ли использовать ксерокопию без заверения?

Нет. Для большинства официальных целей (кредит, банк, соцзащита) требуется именно заверенную копию.

Сколько копий можно получить за один раз?

Работодатель обязан выдать столько копий, сколько указано в заявлении, но обычно ограничивается 1‑2 экземплярами.

Можно ли получить заверенную копию, если я уже в отпуске по уходу за ребёнком?

Да. Декретница имеет те же права, что и любой другой сотрудник. Заявление подаётся в отдел кадров, а копия заверяется в обычном порядке.

Как продлить срок действия копии?

Необходимо повторно обратиться к работодателю с новым заявлением и получить новую заверенную копию. Старая копия теряет юридическую силу после истечения срока (обычно 12 мес.).

Можно ли заверить копию у нотариуса?

Да, но это не является обязательным. Нотариальное заверение часто используют, когда требуется подтверждение подлинности в судах или при международных операциях.

Заверенная копия трудовой книжки декретницы – важный документ, который помогает решить финансовые, юридические и социальные вопросы. Процедура получения копии в 2026 году проста:

• Подать письменное заявление.
• Получить полную копию всех страниц.
• Убедиться, что на каждой странице есть надпись «Копия верна», подпись, расшифровка подписи, дата и печать.
• Следить за сроком действия (обычно 12 мес.) и при необходимости обновлять документ.

При соблюдении всех требований копия будет признана законной и пригодится в любой ситуации, требующей подтверждения трудового стажа.