Заверенная копия трудовой книжки – один из обязательных документов при оформлении загранпаспорта. Она служит подтверждением сведений о трудовой деятельности заявителя и помогает контролировать их достоверность. В этой статье подробно разберём, когда требуется заверение, какие документы нужны, как правильно оформить копию и какие нюансы учитывать.
Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки
При подаче заявления на загранпаспорт в отделении МВД или через портал Госуслуг требуется подтвердить информацию, указанную в анкете. Для этого:
- сравниваются данные из трудовой книжки с сведениями, указанными в заявлении;
- убеждаются в правдивости указанных сведений;
- получают гарантию того, что копия соответствует оригиналу.
Без такой заверки МВД может отказать в выдаче паспорта или потребовать дополнительные документы.
Когда требуется заверение
Заверение необходимо, если в заявлении указаны сведения, полученные из трудовой книжки. Исключения:
- Заявление подано без указания трудовой деятельности;
- Заявитель предоставил выписку из трудовой книжки, подтверждённую работодателем;
- Работник находится в статусе частного предпринимателя – в этом случае требуется заверенное свидетельство ОКВЭД.
Какие документы нужны для заверения
- Копия трудовой книжки (обычно последняя страница или набор страниц, содержащих сведения о работе);
- Заявление о выдаче копии (может быть оформлено в свободной форме);
- Подпись и печать (или штамп) ответственного лица отдела кадров;
- Дата заверения.
Пошаговая инструкция по заверению
- Подготовка копии
Сделайте ксерокопию нужных страниц трудовой книжки. Если требуется подтвердить несколько мест работы, включите все соответствующие листы. - Заполнение формы
Внизу последней страницы укажите:
«Заверено» и подпишите копию. - Подпись и печать работодателя
Ответственный сотрудник отдела кадров ставит свою подпись и ставит печать (или штамп) организации. При необходимости указывается место хранения оригинала трудовой книжки (например, «Оригинал хранится в отделе кадров, г. Москва»). - Сроки и актуальность
Если в течение последнего месяца в трудовой книжке произошли изменения (продление, перевод, увольнение), копию необходимо заново заверить, чтобы в ней отражались актуальные данные. - Срок действия заверения
По действующим правилам заверенная копия действительна до 3 лет с даты её оформления, однако в практике МВД часто требуют её актуальность не старше 6 месяцев.
Образцы заверения
Образец 1 (стандартный):
Трудовая книжка № ___ ФИО: ________________________ Дата рождения: __.__.____ Место работы: ________________________ Должность: ________________________ Дата начала работы: __.__.____ Дата окончания работы: ________________________ Заверено: «Заверено» _______________ (подпись) Печать: ________________________
Образец 2 (по новому ГОСТ 5.26):
Копия заверена ________________________ (ФИО, должность) Подпись: ________________________ Печать организации: ________________________ Место хранения оригинала: ________________________ Дата заверения: __.__.____
Частые вопросы
- Нужна ли заверенная копия, если я подаю заявление онлайн?
Да. Даже при электронной подаче в системе требуется загрузить скан заверенной копии. - Можно ли заверить копию в МФЦ?
Да, в МФЦ есть возможность оформить заверение, но обычно это делается в отделе кадров работодателя. - Сколько стоит заверение?
Обычно заверение в кадровом отделе бесплатно; в МФЦ может взиматься небольшая государственная пошлина. - Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?
В таком случае в заявлении делается пометка «сведения относительно трудовой деятельности указаны со слов заявителя», а вместо оригинала предоставляется выписка, заверенная работодателем.
Заверение трудовой книжки – обязательный, но простой шаг в процессе получения загранпаспорта. Соблюдая описанную выше последовательность действий, вы гарантируете, что ваши трудовые сведения будут приняты без задержек, а оформление паспорта пройдет максимально быстро.
Помните, что актуальность заверения должна соответствовать последним изменениям в трудовой деятельности, а копию следует хранить в надлежащем виде до момента подачи документов в МВД.