Сегодня 23 мая 2026 г. ( 17:26:24) актуально уточнить‚ где и как можно оформить заверенную копию трудовой книжки для работающего сотрудника. Ниже представлен подробный гид‚ основанный на действующих нормативах (ГОСТ Р 6.30‑2003‚ Трудовой кодекс РФ) и практических рекомендациях кадровых служб.
Нормативная база
- ГОСТ Р 6.30‑2003 – пункт 3.26 регламентирует оформление копий трудовой книжки: на каждой странице ставится дата‚ должность‚ подпись и расшифровка ответственного лица; на последнем листе – запись «Работает по настоящее время» с печатью.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62‚ 65) – работодатель обязан по требованию сотрудника выдать копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней.
- ФЗ «О нотариате» – заверение у нотариуса допустимо‚ но не является обязательным для большинства целей (банк‚ соцзащита‚ ПФР).
Кто может заверить копию трудовой книжки?
В зависимости от цели использования копии‚ заверение может осуществляться следующими лицами:
- Работодатель (текущее место работы) – наиболее распространённый и предпочтительный вариант. Заверение делает специалист отдела кадров или уполномоченное лицо (директор‚ главный бухгалтер).
- Предыдущий работодатель – если сотрудник уволен‚ но нужна копия с последнего места работы‚ заверение производится там же.
- Нотариус – возможен в случаях‚ когда требуется заверение с повышенной юридической силой (например‚ для судебных органов). Однако для большинства государственных и коммерческих организаций достаточно заверения работодателем.
- Кадровик организации‑хранилища оригинала – если оригинал трудовой книжки находится в архиве организации (например‚ при ликвидации предприятия)‚ заверение может сделать ответственный за хранение документа.
Пошаговая процедура заверения у текущего работодателя
Ниже описан стандартный алгоритм‚ который следует соблюдать кадровику:
- Получение заявления от сотрудника (можно в письменной форме или электронном виде).
- Проверка подлинности оригинала трудовой книжки (состояние страниц‚ наличие всех записей‚ печатей).
- Изготовление копии – ксерокопия или сканирование каждой страницы. При копировании важно сохранить чёткость текста и печатей.
- Нумерация и прошивка – на первой странице указывается «Всего прошито‚ пронумеровано и заверено ___ листов». Листы прошиваются ниткой или скрепкой в порядке возрастания номеров.
- Отметка о заверении – на каждой странице (или только на последнем листе прошитой копии) ставится:
- Надпись штампом: «Верно» или «Копия верна»;
- Название организации‚ где хранится оригинал;
- Дата заверения;
- Должность‚ Ф.И.О. и подпись ответственного лица;
- Расшифровка подписи (инициалы‚ фамилия).
- Запись о текущем трудоустройстве – на последней странице копии после последней записи пишется: «Работает по настоящее время». Рядом ставится круглая печать организации.
- Контроль – проверяется‚ чтобы печать охватывала подпись лица‚ заверявшего копию (требование ГОСТ).
- Выдача сотруднику – копия передаётся под расписку в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
Что должно быть указано в заверенной копии для внешних организаций?
Если копия нужна для банка‚ паспортно‑визового центра‚ пенсионного фонда или иной организации‚ помимо стандартных реквизитов необходимо добавить:
- Место хранения оригинала трудовой книжки (полное название организации‚ её адрес);
- Номер и год дела‚ в котором хранится оригинал (например‚ «Дело № 12/2024»);
- При необходимости – ссылка на внутренний приказ о ведении трудовых книжек.
Пример оформления последней страницы:
Работает по настоящее время ООО «Ромашка»‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10 Дата заверения: Должность: специалист отдела кадров Ф.И.О.: Иванова Анна Petrovna Подпись: ______________________ (печать организации)
Особенности заверения электронной трудовой книжки (СТД‑Р)
С введением электронных трудовых книжек (форма СТД‑Р) процесс получения копии изменился:
- Работодатель выдаёт форму СТД‑Р в электронном виде (PDF с электронной подписью) в течение трёх рабочих дней после заявления сотрудника.
- Для подачи в банк или госорганы достаточно распечатать данную форму и заверить её печатью организации (как описано выше).
- Если требуется заверение у нотариуса‚ нотариус проверяет электронную подпись и ставит свою печать.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие номера и года дела | Банк или ПФР могут отказать в приёме документов | Всегда указывать реквизиты дела‚ где хранится оригинал |
| Печать не охватывает подпись | Нарушение требований ГОСТ‚ копия считается недействительной | Проверять расположение печати перед выдачей |
| Не указана запись «Работает по настоящее время» | Может возникнуть о текущем статусе занятости | Обязательно добавлять эту фразу на последней странице |
| Задержка выдачи более трёх дней | Нарушение ТК РФ‚ возможны жалобы в трудовую инспекцию | Вести журнал заявлений и контролировать сроки |
Полезные советы для сотрудников
- Запрашивайте копию заранее‚ особенно если планируете подачу документов в банк или визовый центр.
- Сохраняйте электронный вариант заверенной копии (PDF) – он удобен для быстрой отправки по email.
- Если оригинал трудовой книжки находится у предыдущего работодателя‚ уточните у него порядок выдачи копии и сроки.
- При обращении к нотариусу возьмите с собой паспорт и заявление о выдаче копии.
Заверение трудовой книжки работающему сотруднику – процедура‚ регламентированная законодательством и стандартами. Наиболее простой и надёжный способ – обратиться к текущему работодателю (отдел кадров)‚ который оформит копию в соответствии с ГОСТ Р 6.30‑2003 и Трудовым кодексом РФ. При необходимости копию можно заверить у нотариуса‚ но для большинства целей достаточно заверения работодателем. Соблюдение всех указанных реквизитов (дата‚ должность‚ подпись‚ печать‚ запись о текущем трудоустройстве‚ место хранения оригинала) гарантирует принятие документа банками‚ пенсионным фондом‚ социальными службами и другими организациями без задержек.
Надеемся‚ данная инструкция поможет вам быстро и без ошибок получить заверенную копию трудовой книжки.