Заверенная копия трудовой книжки – документ, который часто требуется сотрудникам при оформлении кредитов, субсидий, переводе в другую организацию или при поиске новой работы. Правильное оформление такой копии гарантирует её юридическую силу и избавит от лишних вопросов со стороны банков, работодателей и контролирующих органов.

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия – это копия (обычно бумажная) трудовой книжки, на которую поставлена печать, подпись и расшифровка ответственного лица из организации, а также дата заверения. Она подтверждает, что представленные записи соответствуют оригиналу.

1.1 Кому и зачем нужна заверенная копия?

• Для получения кредита или ссуды в банке.
• При оформлении субсидий, соцвыплат и пособий.
• При трудоустройстве по совместительству или в новой компании.
• Для подтверждения стажа при расчёте пенсии и иных выплат.

Какие требования предъявляются к заверенной копии?

Согласно действующему ГОСТу и практике большинства организаций, заверенная копия должна соответствовать следующим правилам:

1. Срок предоставления: Работодатель обязан выдать заверенную копию бесплатно в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления сотрудника.
2. Объём заверения: Подлежат заверению только те страницы, где есть записи (трудовые отношения, изменения, увольнения и т.п.). Пустые листы не оформляются.
3. Содержание отметки: На каждой заверяемой странице указываются:
   • дата заверения (например, 5 сент. 2024 г.);
   • наименование организации;
   • место хранения оригинала (например, «в деле № 12345 в отделе кадров»);
   • подпись и расшифровка ответственного лица;
   • печать или штамп организации;
4. Формат подписи: Для руководителей подразделений достаточно написать «Верно», указать должность, подпись и дату. Для простых сотрудников подпись может быть лишь расшифровкой.
5. Электронные копии: Электронная трудовая книжка оформляется в виде формы СТД‑Р и выдается в двух случаях – при приёме на работу и при её аннулировании.

Пошаговая инструкция по оформлению заверенной копии

Ниже приведён подробный алгоритм, который можно использовать как чек‑лист.

1. Получите заявление от сотрудника. Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно содержать ФИО сотрудника, должность и цель получения копии.
2. Подготовьте копию трудовой книжки. Сделайте копию всех страниц, где есть записи. Если копия многостраничная, оформите её так, чтобы каждая страница имела номер.
3. Нанесите отметку о заверении. На каждой странице, где есть записи, разместите строку:

   «Заверено в (наименование организации) в деле № ______ от «__» _______ 20__ г.»

   Затем подпишите и расшифруйте имя ответственного лица, поставьте печать/штамп.

4. Укажите дату и место хранения оригинала. Обязательно укажите, где находится оригинал (например, «в деле № 12345 в отделе кадров»). Это важно для подтверждения подлинности.
5. Проверьте соответствие требованиям. Убедитесь, что на каждой странице присутствует дата, подпись, расшифровка и печать. Если на какой‑то странице нет записи, её заверять не нужно.
6. Передайте готовый документ сотруднику. Копию передают под подпись сотрудника, чтобы подтвердить получение.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты. Дата заверения должна быть указана на каждой странице. Без неё документ считается недействительным.
• Неправильный порядок страниц. Сотрудник должен получить копию в том же порядке, в котором они находятся в оригинале.
• Отсутствие печати. Печать или штамп организации – обязательный элемент. Без него копия может быть отвергнута банком.
• Заверение пустых страниц. Заверять нужно только те страницы, где есть записи. Пустые листы не требуют отметки.
• Неуказание места хранения оригинала. Это важная часть информации, позволяющая получателю понять, где находится оригинальный документ.

Примеры оформления

Ниже приведены типичные варианты оформления заверенной копии.

5.1 Пример для руководителя подразделения

Заверено в ООО «Пример» в деле № 54321 от г.
Подпись: ______________________
Иванов Иван Иванович, главный бухгалтер
Печать: [печать организации]

5.2 Пример для простого сотрудника

Заверено в ООО «Пример» в деле № 54321 от г.
Подпись: ______________________
Петрова Мария Сергеевна, старший специалист по персоналу
Печать: [печать организации]

Срок действия заверенной копии

В законе не установлен фиксированный срок действия заверенной копии. Однако многие организации и банки ограничивают его 30‑мя календарными днями с даты выдачи. Поэтому при получении копии рекомендуется уточнять у работодателя её срок действия и, при необходимости, запросить обновлённую копию.

Что делать, если копия потеряна или повреждена?

Если оригинальная трудовая книжка потеряна или её страницы повреждены, сотрудник имеет право запросить дубликат. Дубликат оформляется в том же порядке, что и заверенная копия, но вместо оригинала выдаётся новый документ, который также подлежит заверению.

Краткое резюме

Чтобы правильно оформить заверенную копию трудовой книжки, необходимо:

• Получить письменное заявление сотрудника.
• Сделать копию всех страниц с записями.
• На каждой странице указать дату, место хранения оригинала, подпись и печать.
• Передать документ сотруднику под подпись.
• Учесть, что срок действия копии часто ограничен 30 днями.

Соблюдая эти простые правила, вы сможете без проблем использовать заверенную копию трудовой книжки в банках, при устройстве на новую работу или в других официальных процедурах.

Автор статьи: контент, собранный из открытых источников, актуален на 22 мая 2026 г.