Вопрос о необходимости и порядке получения заверенной копии трудовой книжки часто возникает у граждан‚ которые собираются оформить заграничный паспорт (загранпаспорт) или получить второй паспорт. В статье разберём‚ в каких случаях такая копия действительно требуется‚ кто имеет право её заверять‚ какие требования предъявляются к оформлению и как правильно составить образец заверения.
Что такое «заверенная копия трудовой книжки»?
Заверенная копия – это точная фотокопия (или скан) всех страниц трудовой книжки‚ на которой сделана официальная отметка о том‚ что оригинал находится в определённом месте (например‚ в отделе кадров) и что копия соответствует оригиналу. Отметка включает:
- надпись «Подлинник документа находится в …»;
- подпись ответственного лица (руководителя отдела кадров‚ директора организации или нотариуса);
- расшифровку подписи;
- дату и печать (если есть печать организации).
Эта отметка подтверждает подлинность копии и её соответствие оригиналу.
Нужна ли копия трудовой книжки при оформлении загранпаспорта?
С 2015 года в большинстве регионов России оригинал или копия трудовой книжки не требуется при подаче заявления на первый загранпаспорт. Однако существуют исключения:
- Получение второго (дополнительного) загранпаспорта. При оформлении второго паспорта в некоторых регионах миграционные службы всё ещё могут запросить заверенную копию трудовой книжки.
- Оформление визы или получения кредитов. Банки‚ консульства и некоторые организации могут потребовать заверенную копию трудовой книжки как подтверждение дохода и стажа.
- Особые случаи‚ предусмотренные региональными нормативами. Например‚ в некоторых субъектах РФ при выдаче загранпаспорта «особого образца» (пять лет) могут требовать подтверждение места работы.
Поэтому перед походом в отделение МВД стоит уточнить актуальные требования на официальном сайте Госуслуг или в МФЦ.
Кто может заверить копию трудовой книжки?
| Способ заверения | Кто может | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|---|
| Заверение работодателем | Руководитель отдела кадров‚ директор организации | Бесплатно (по ст. 62 ТК РФ)‚ быстро‚ документ сразу «привязан» к месту работы | Требуется наличие трудовой книжки в организации |
| Нотариальное заверение | Нотариус | Подходит‚ если книжка находится у гражданина (безработный‚ уволен) | Платно (от 300 руб.)‚ требуется личное присутствие |
Как правильно оформить копию трудовой книжки?
Ниже – пошаговая инструкция‚ актуальная на 2026 год.
Шаг 1. Сделайте копию всех страниц
- Используйте копировальный аппарат с высоким разрешением (не менее 300 dpi).
- Если копия делается в электронном виде – сохраняйте в формате PDF‚ без сжатия.
Шаг 2. Подготовьте форму заверения
Образец надписи‚ принятый в большинстве организаций (по ГОСТ 7.32‑2017 «Документы‚ заверяющие копии»):
Подлинник документа находится в (наименование организации)‚ в деле № _______ за _______ год. Подпись: ______________________ Расшифровка подписи: ______________________ Должность: ______________________ Печать организации
Шаг 3. Подпишите и поставьте печать
- Ответственное лицо (руководитель отдела кадров) ставит подпись и печать.
- Если заверяет нотариус – вместо печати ставится печать нотариуса‚ а в подписи указывается «Нотариус» и номер лицензии.
Шаг 4. Проверьте соответствие оригиналу
Сотрудник‚ заверяющий копию‚ обязан сравнить каждую страницу оригинала с копией и удостовериться в полном совпадении.
Порядок получения заверенной копии у работодателя
- Подайте письменное заявление (по образцу) в отдел кадров с указанием цели (например‚ «для получения второго загранпаспорта»).
- Приложите копию паспорта и‚ если требуется‚ копию заявления на загранпаспорт.
- Сотрудник отдела кадров в течение 3 рабочих дней (по ст. 62 ТК РФ) выдаёт заверенную копию безвозмездно.
- Получив копию‚ проверьте наличие всех обязательных реквизитов (надпись‚ подпись‚ печать‚ дата).
Порядок получения заверенной копии у нотариуса
- Запишитесь к нотариусу (можно онлайн через Госуслуги).
- Возьмите с собой оригинал трудовой книжки и паспорт.
- Нотариус проверит оригинал‚ сделает копию (или примет ваш скан) и поставит нотариальную печать с подписью‚ датой и номером лицензии.
- Стоимость услуги в 2026 году – от 300 руб. (может различаться в регионах).
Сроки и стоимость
| Способ | Срок | Стоимость |
|---|---|---|
| Заверение работодателем | До 3 рабочих дней | Бесплатно (по ТК РФ) |
| Нотариальное заверение | В тот же день (при наличии записи) | 300–500 руб. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли предоставлять копию трудовой книжки при первом загранпаспорте?
Нет. С 2015 года в большинстве регионов оригинал и копия трудовой книжки не требуются. Требования могут изменяться‚ поэтому уточняйте в МФЦ.
Можно ли использовать электронную трудовую книжку?
Да. При наличии электронного варианта (в системе «Электронная трудовая книжка») можно распечатать её и заверить копию тем же способом‚ что и бумажную.
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?
Обратитесь в отдел кадров последнего места работы за выпиской из трудовой книжки. Выписка оформляется в порядке‚ аналогичном выдаче копии‚ и может быть заверена работодателем.
Можно ли заверить копию без печати организации?
Теоретически возможно‚ если в организации нет печати (например‚ ИП). В таком случае достаточно подписи и расшифровки подписи‚ но рекомендуется уточнить у принимающего органа.
Заверенная копия трудовой книжки – документ‚ который может понадобиться при получении второго загранпаспорта‚ оформлении виз‚ получении кредитов и в ряде региональных процедур. Оформление копии достаточно простое: достаточно сделать точную копию‚ добавить официальную надпись‚ подпись и печать (или нотариальное заверение). При работе в организации копию обычно выдаёт отдел кадров бесплатно в течение трёх рабочих дней. Если книжка находится у гражданина‚ требуется нотариальное заверение.
Помните‚ что требования могут меняться‚ поэтому перед подачей документов всегда проверяйте актуальную информацию на официальных ресурсах (Госуслуги‚ сайт МВД‚ МФЦ).
Дата последнего обновления статьи: