Важность вопроса. ПФР запрашивает подтверждённые сведения о трудовой истории при расчёте пенсии, выплате пособий и оформлении страховых выплат. Если у вас нет оригинала трудовой книжки, а только копия, её необходимо заверить – иначе ПФР может отказать в предоставлении услуги.

Содержание статьи

1. Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?
2. Нормативно‑правовая база (2024‑2026 гг.)
3. Когда требуется заверить копию?
4. Какие документы нужны для заверения
5. Пошаговая процедура заверения (бумажный и электронный варианты)
6. Образцы расписок и заявлений
7. Часто задаваемые вопросы

Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?

ПФР принимает к рассмотрению только официальные документы, подтверждённые одной из следующих форм:

• оригинал трудовой книжки;
• нотариально заверенная копия трудовой книжки;
• электронная трудовая книжка (ЭТК) с подписью работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
• форма СТД‑ПФР (сведений о трудовой деятельности) в случае отсутствия оригинала.

Если оригинал утерян, находится в другом городе или в распоряжении бывшего работодателя, копия должна быть заверена, иначе ПФР может отказать в начислении страховых лет, выплате пособий или расчёте пенсии.

Нормативно‑правовая база (2024‑2026 гг.)

Основные нормативные акты, регулирующие процесс заверения трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 62‑66) – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
2. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» (ст. 31‑33) – требования к документам, подтверждающим трудовой стаж.
3. Приказ ПФР № 24‑н от «Об утверждении формы СТД‑ПФР» – порядок подачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
4. Приказ Минтруда России № 1‑н от «Об использовании электронной трудовой книжки» – правила формирования, подписи и выдачи ЭТК.
5. Гражданский кодекс РФ (ст. 165‑170) – порядок нотариального заверения копий документов.

Когда требуется заверить копию трудовой книжки?

Заверение копии необходимо в следующих ситуациях:

• Вы уезжаете в другой регион и хотите заранее оформить пенсию.
• Трудовая книжка утеряна, а в ней есть важные записи о стаже.
• Работодатель требует от вас предоставить копию для оформления новых трудовых отношений.
• ПФР запросил копию в рамках проверки страховых лет.
• Вы оформляете заявление о выплате среднего заработка за период безработицы (см. форму СТД‑ПФР).

Какие документы нужны для заверения

Пошаговая процедура заверения

Бумажный вариант (нотариальное заверение)

1. Подготовьте оригинал и копию трудовой книжки. Убедитесь, что копия полностью соответствует оригиналу (все записи, печати, подписи).
2. Составьте заявление. Пример заявления см. в разделе «Образцы».
3. Обратитесь к нотариусу. Нотариус проверит оригинал, сравнит его с копией и поставит на копию печать «Нотариально заверено» с подписью и штампом.
4. Оплатите нотариальный сбор. По тарифу 2026 г. – от 500 руб. (зависит от региона и количества страниц).
5. Получите заверенную копию. Оригинал возвращается вам, а заверенная копия готова к передаче в ПФР;
6. Отправьте копию в ПФР; Способ подачи:
   • Лично в отделение ПФР (приёмная).
   • Через курьерскую доставку с подтверждением получения.
   • Скан в личный кабинет ПФР (раздел «Электронные документы»).

Электронный вариант (ЭТК и форма СТД‑ПФР)

1. Убедитесь, что ваш работодатель использует электронную трудовую книжку. Если нет – попросите оформить её в системе ПФУ.
2. Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг или в приложение ПФР. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Сформируйте выписку о трудовой деятельности. Нажмите «Заказать справку (выписку)», укажите период и нажмите «Запросить». Система сформирует PDF‑документ, подписанный УКЭП работодателя.
4. Скачайте PDF‑выписку. Документ уже считается «заверенным» – ПФР принимает его без дополнительного нотариального заверения.
5. При необходимости отправьте форму СТД‑ПФР. Если у вас нет ЭТК, заполните форму СТД‑ПФР (скачать можно в кабинете страхователя) и передайте её в ПФР тем же способом, что и бумажную копию.

Что делать, если оригинал находится в другом городе?

В этом случае можно воспользоваться доверенностью:

1. Составьте доверенность (простая форма, срок действия – до получения заверенной копии).
2. Отправьте оригинал в доверенное лицо (почтой с объявленной ценой).
3. Доверенное лицо сравнит оригинал с копией и заверит её у нотариуса в своём регионе.
4. Получив заверенную копию, отправьте её в ПФР.

Образцы документов

Заявление о заверении копии трудовой книжки

Заявление
Я, ФИО полностью, паспорт: серия ___ номер ___, выдан кем и когда, проживающий(ая) по адресу: полный адрес,
прошу нотариуса заверить копию моей трудовой книжки № ___, выданной датой выдачи.
Копия прилагается.

Расписка о получении копии (для ПФР)

Расписка
Я, ФИО, получаю от название организации/ФИО лица копию трудовой книжки, заверенную нотариусом (№ печати ___, дата ___), для предоставления в Пенсионный фонд России.
Подтверждаю, что копия соответствует оригиналу.

Форма СТД‑ПФР (пример заполнения)

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заверить копию без оригинала?

Нет. Нотариус обязан сравнить копию с оригиналом. Если оригинала нет, необходимо оформить справку о потере и подать её вместе с заявлением о выдаче новой трудовой книжки, а затем уже заверить полученную копию.

Сколько времени занимает процесс заверения?

Нотариальное заверение обычно занимает от 30 минут до 1 часа в зависимости от загруженности конторы. Электронная выписка формируется в течение 5‑10 минут после запроса в системе ПФУ.

Нужно ли платить за электронную выписку?

В 2026 г. услуга выдачи выписки из ЭТК в личном кабинете ПФР бесплатна. Платные услуги могут возникнуть только при использовании сторонних операторов (например, платные сервисы по оцифровке бумажных ТК).

Что делать, если ПФР отказал в приёме копии?

Требования ПФР обычно указываются в письме‑отказе. Чаще всего причины:

• Отсутствие нотариальной печати или подписи.
• Копия не соответствует оригиналу (отсутствуют подписи, печати).
• Срок действия заверения превышает 6 месяцев (некоторые отделения ПФР требуют актуальности).

В таком случае необходимо повторно заверить копию, исправив указанные недостатки.

Можно ли использовать заверенную копию для получения пенсии в онлайн‑режиме?

Да. При подаче заявления о назначении пенсии через Госуслуги вы можете загрузить PDF‑выписку из ЭТК или скан заверенной копию. ПФР проверит подпись и примет документ.

Заверение трудовой книжки – обязательный шаг, если вы хотите, чтобы ПФР принял ваши сведения о трудовом стаже. В 2026 году у вас есть два пути:

• Традиционный – нотариальное заверение бумажной копии.
• Современный – получение электронной выписки из ЭТК с УКЭП.

Выбор зависит от наличия оригинала, доступа к электронным сервисам и срочности подачи документов. Следуя описанным выше шагам, вы сможете быстро и без лишних проблем оформить заверенную копию и успешно представить её в Пенсионный фонд России.

Дата публикации:  г.