Дата актуализации информации: 07:42:24 ().

Содержание

1. Нормативная база
2. Когда требуется заверенная копия трудовой книжки
3. Порядок действий сотрудника
4. Порядок действий отдела кадров
5. Требования к оформлению отметки о заверении
6. Образец записи о заверении копии
7. Особенности после
8. Использование штампа и печати
9. Если сотрудник безработный
10. Часто задаваемые вопросы

Нормативная база

• Статья 62 ТК РФ – право работника получить копию документов, связанных с работой, в течение трёх рабочих дней после письменного заявления.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информационной, библиотечной и издательской деятельности. Реквизиты bibliographic description» – рекомендации по оформлению заверенных копий.
• Изменения, вступившие в силу с , обязывают указывать место хранения оригинала трудовой книжки в отметке о заверении.

Когда требуется заверенная копия трудовой книжки

• Устройство на новую работу (потребность нового работодателя подтвердить стаж и должности).
• Получение социальных выплат, пособий, пенсии.
• Оформление кредита, ипотеки, займов.
• Судимость, судебные разбирательства, где требуется подтверждение трудовой деятельности.
• Личные нужды сотрудника (архив, genealogical research и т.п.).

Порядок действий сотрудника

1. Сформировать письменное заявление на имя руководителя организации (или непосредственного руководителя отдела кадров). Заявление должно содержать:
   • ФИО сотрудника;
   • Должность и подразделение;
   • Просьба выдать заверенную копию трудовой книжки;
   • Дата подачи заявления;
   • Подпись.
2. Передать заявление в отдел кадров (лично, через секретариат или электронным документооборотом, если таковой принят в организации).
3. Дождаться ответа – по закону не более трёх рабочих дней.
4. Получить готовую заверенную копию и проверить корректность отметки о заверении.

Порядок действий отдела кадров

1. Регистрация входящего заявления (журнал входящих документов или электронная система).
2. Проверка наличия оригинала трудовой книжки у сотрудника (обычно хранится в отделе кадров или в сейфе).
3. Сделать ксерокопию (или скан) каждой страницы трудовой книжки.
4. На каждой копии проставить отметку о заверении согласно установленному образцу (см. ниже).
5. Поставить подпись уполномоченного сотрудника отдела кадров (или лица, выполняющего его обязанности) с расшифровкой (ФИО, должность).
6. При наличии официального печати организации – отпечатать её рядом с подписью.
7. При использовании штампа – нанести оттиск штампа с текстом «Копия верна» и реквизитами организации.
8. Сдать готовый комплект сотруднику под расписку в журнале выдачи документов.
9. Архивировать копию заявления и журнал выдачи в соответствии с внутренними нормативами организации.

Требования к оформлению отметки о заверении

Отметка должна содержать следующие обязательные элементы:

• Надпись «Копия верна» (или эквивалентная формулировка).
• ФИО сотрудника, ответственного за ведение кадровой документации.
• Должность этого сотрудника.
• Дата заверения (день, месяц, год).
• Указание места хранения оригинала трудовой книжки (согласно изменениям от ).

Пример формулировки места хранения:

Подлинник документа находится в отделе кадров наименование организации.

---

Образец записи о заверении копии трудовой книжки

Ниже представлен типовой вариант, который можно разместить на каждой странице копии:

Копия верна
Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Пример».
Иванов Иван Иванович, специалист отдела кадров

Если организация использует нумерацию дел в соответствии с номенклатурой, запись может выглядеть так:

Копия верна

Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Пример» в деле № 45 за 2025 г.

Петрова Мария Сергеевна, ведущий специалист по кадрам

Особенности после 
С 1 июля 2018 года в отметке о заверении обязательно указывается место хранения оригинала трудовой книжки. Это связано с уточнением требований к достоверности копий и необходимостью исключить сомнения в подлинности документа. Если оригинал хранится не в архиве, а, например, в сейфе отдела кадров, допустимо указать:

«Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Пример»».
«Подлинник документа находится в огнеупорном шкафу отдела кадров ООО «Пример»».

Указание номера дела остаётся необязательным, если организация не включила трудовые книжки в отдельную номенклатуру дел.

Использование штампа и печати
Для ускорения процесса и обеспечения единообразия допускается применять:

Штамп с текстом «Копия верна» и реквизитами организации (наименование, ИНН, ОГРН). Штамп ставится рядом с подписью ответственного сотрудника.
Печать организации (круглую или треугольную) – ставится рядом с подписью и/или штампом, если внутренний регламент требует её наличия;

Важно, чтобы все элементы (подпись, расшифровка, дата, место хранения оригила, штамп/печать) были чётко читаемы и не закрывали текст копии.

Если сотрудник безработный
Когда трудовая книжка находится на руках у гражданина (например, при увольнении или при поиске работы), заверенную копию можно получить следующими способами:

Обратиться к бывшему работодателю с письменным заявлением (как указано в разделе Порядок действий сотрудника). Бывший работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней.
Если бывший работодатель ликвидирован или отказался выдавать копию, гражданин может обратиться к нотариусу для удостоверения копии трудовой книжки. Нотариус проверит подлинность оригила и поставит свою подпись и печать.
В некоторых регионах доступна услуга заверения копий в многофункциональных центрах (МФЦ) – необходимо уточнить наличие такой услуги в своём субъекте РФ.

При обращении к нотариусу потребуется предъявить:

Оригинал трудовой книжки;
Паспорт гражданина РФ;
Заявление о заверении копии (можно оформить на месте).


Часто задаваемые вопросы

Можно ли заверить копию трудовой книжки без печати организации?
Да, если внутренний регламент организации не требует печати. Достаточно подписи уполномоченного сотрудника с расшифровкой и отметки «Копия верна» с указанием места хранения оригинала.
Нужно ли заверять каждую страницу трудовой книжки?
Да, каждая дублированная страничка должна содержать отметку о заверении. Это гарантирует, что ни одна страница не будет подменена.
Сколько времени хранится копия трудовой книжки в отделе кадров?
Срок хранения определяется внутренними нормативными актами организации и законодательством об архивном деле. Обычно копии хранятся не менее 50 лет после увольнения сотрудника.
Можно ли использовать электронную подпись для заверения копии?
На сегодняшний день  законодательство не признаёт электронную подпись достаточной для заверения бумажных копий трудовой книжки. Требуется «мокрая» подпись и/или печать.
Что делать, если в отметке о месте хранения указан неверный адрес?
Неправильная запись может привести к признанию копии недействительной. Необходимо оформить новую копию с корректной отметкой и изъять ошибочный экземпляр из оборота.


Заверение копии трудовой книжки в отделе кадров – процедура, регламентированная Трудовым кодексом РФ и дополненная требованиями ГОСТ. Ключевые моменты, которые следует помнить:

Сотрудник должен подать письменное заявление; отдел кадров обязан ответить в течение трёх рабочих дней.
На каждой странице копии ставится отметка «Копия верна» с указанием ФИО, должности ответственного сотрудника, даты заверения и места хранения оригинала (с обязательно).
Допускается использование штампа и печати организации для упрощения оформления.
Если оригинал находится у сотрудника (безработный), копию можно получить у бывшего работодателя или у нотариуса.
Соблюдение всех перечисленных требований гарантирует юридическую значимость заверенной копии и её принятие различными учреждениями (работодателями, пенсионным фондом, банками и судами).

Следуя данной инструкции, вы сможете оформить копию трудовой книжки быстро, корректно и в полном соответствии с действующим законодательством.