Заверенная копия трудовой книжки — один из самых востребованных документов при обращении в банки, государственные органы, визовые центры или при трудоустройстве по совместительству; В 2026 году правила оформления таких копий строго регламентированы ГОСТ Р 7.0.97-2016. Несоблюдение даже minorных требований может привести к отказу в принятии документа. В этой статье мы подробно разберем, как заверить трудовую книжку по всем правилам, приведем актуальный образец и ответим на частые вопросы.

Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?

Трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, оригинал которой, как правило, хранится у работодателя. Сотрудник не имеет права забирать оригинал на руки без увольнения. Однако для подтверждения стажа, должности или уровня дохода в различные инстанции требуется предоставление выписки из ТК.

Копия необходима для:

• Получения кредита или ипотеки в банке;
• Оформления визы в консульстве;
• Предоставления в органы социальной защиты;
• Устройства на работу по совместительству;
• Суда или других государственных учреждений.

Нормативная база: ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 1 июля 2018 года и по настоящее время (2026 год) основным документом, регулирующим порядок заверения копий, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация». Именно он заменил ранее действовавшую инструкцию по делопроизведению.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику заверенную копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней с момента подачи письменного заявления.

Пошаговая инструкция: как заверить копию правильно

Процедура заверения осуществляется работодателем (кадровой службой) или уполномоченным лицом. Ниже приведен алгоритм действий согласно актуальным требованиям.

Шаг 1. Снятие копии

Необходимо сделать полную копию всех заполненных страниц трудовой книжки. Копируются развороты полностью, чтобы были видны все записи, печати и подписи. Пустые страницы копировать не нужно.

Шаг 2. Прошивка (если требуется)

Если копия состоит из нескольких листов, их следует пронумеровать и прошить нитью. На месте прошивки на оборотной стороне последнего листа наклеивается бумажная пломба (или делается запись), где ставится подпись и печать.

Шаг 3. Нанесение заверительной надписи

На каждом листе копии (или на последнем листе, если они прошиты) делается заверительная надпись. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, она должна содержать следующие элементы:

1. Слово «Верно»;
2. Должность лица, заверившего копию;
3. Личную подпись этого лица;
4. Расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
5. Дату заверения;
6. Печать организации (или отдела кадров), если она используется в организации.

Шаг 4. Указание места хранения оригинала

Это критически важный пункт, который часто требуют банки и госорганы. После заверительной надписи обязательно добавляется фраза:
«Копия верна. Оригинал документа хранится в [наименование организации]».

Также рекомендуется (хотя и не всегда строго требуется ГОСТом, но требуется практикой банков) указывать:
«Копия действительна до [дата]» или «Для предоставления в [название организации]», чтобы ограничить сферу использования копии.

Образец заверительной надписи (2026 год)

Ниже приведен правильный вариант оформления заверительной записи на последнем листе копии трудовой книжки:

Частые ошибки при заверении

Чтобы документ не вернулся к вам с отказом, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие фразы о месте хранения оригинала. Без указания, где лежит оригинал, копия часто признается недействительной.
• Неполная расшифровка подписи. Должны быть указаны инициалы и фамилия полностью.
• Использование старой формулировки «Копия с оригиналом верна» (хотя смысл тот же, лучше использовать стандартное «Верно»).
• Отсутствие даты заверения или использование старой даты.
• Заверение только первой страницы (заверять нужно каждый лист или прошитый комплект).

Срок действия заверенной копии

Законодательно срок действия копии трудовой книжки не установлен. Однако многие организации (особенно банки) устанавливают собственные требования: чаще всего они принимают копии, изготовленные не ранее 14 или 30 календарных дней до даты обращения. Поэтому при получении требования о предоставлении копии уточняйте актуальный срок действия в принимающей организации.

Электронные трудовые книжки

В 2026 году для многих работников актуальны электронные трудовые книжки (ЭТК). Выписку из ЭТК можно получить:

• Через работодателя (распечатывается и заверяется так же, как бумажная копия);
• Через портал Госуслуг (электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному с печатью);
• В клиентских службах ПФР (СФР).

Если вы распечатываете выписку из электронной системы самостоятельно без электронной подписи, она также требует заверения работодателем по описанному выше алгоритму.

Правильное заверение копии трудовой книжки по ГОСТ Р 7.0.97-2016 — гарантия того, что ваш документ примут с первого раза. Главное помнить: надпись «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата, печать и обязательное указание места хранения оригинала. Соблюдение этих простых правил сэкономит ваше время и нервы при взаимодействии с государственными и финансовыми институтами в 2026 году.