Заверенная копия трудовой книжки — это официальный документ, который имеет юридическую силу и принимается банками, пенсионным фондом, госорганами и другими организациями вместо оригинала. Оригинал, как правило, хранится у работодателя в сейфе отдела кадров. В этой статье вы найдете актуальные на 2026 год правила, образец оформления и ответы на ключевые вопросы.

Что такое заверенная копия и когда она нужна?

Заверенная копия, это точная копия страниц трудовой книжки (включая ьный лист), на которой работодатель подтверждает соответствие копии подлиннику. Она требуется для:

• Оформления кредитов, ипотеки.
• Назначения пенсии или социальных выплат.
• Поступления на госслужбу или в учебное заведение.
• Трудоустройства в другую организацию.

Важно: По закону (ТК РФ, ст. 62) работодатель обязан выдать заверенную копию по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней без объяснения причин.

Порядок действий: пошаговая инструкция

1. Подайте письменное заявление. Обратитесь в отдел кадров (или к руководителю в малом бизнесе) с заявлением на имя генерального директора с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. Укажите, для каких целей она нужна (например, «для предоставления в банк»).
2. Сделайте копии. Сотрудник отдела кадров (или ответственное лицо) снимает копии всех страниц трудовой книжки, включая ьный лист и все записи о работе. Копии должны быть четкими, без помарок и смазанных участков.
3. Заверьте каждую страницу. На каждой странице копии (включая ьный) проставляется стандартная надпись и реквизиты (см. образец ниже).
4. Сшейте и пронумеруйте листы (если копия более одной страницы). Концы нитки опечатываются (или проставляется надпись «Зашито… пронумеровано…»).
5. Укажите место хранения оригинала. На последнем листе или в заявлении делается отметка: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров [Название организации]».
6. Передайте копию работнику под роспись в журнале outgoing документов или по акту приема-передачи.

Требования к оформлению: что обязательно указать

С 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2025, но основные правила заверения остались прежними. На каждой странице копии должны быть:

Ключевые моменты:

• Надпись «Верно» или «Копия верна» ставится рукописно (не штампом).
• Подпись и печать не должны перекрывать текст копии или надпись «Верно».
• Печать — стандартная круглая с наименованием организации и ИНН/ОГРН (если есть).
• Если копия многостраничная, листы сшиваются, нумеруются (от 1 до N), концы нитки опечатываются. На последнем листе пишут: «Всего N листов».
• Если работник все еще трудится в организации, на последнем листе (в разделе «Сведения о работе») делается запись: «Работает по настоящее время» и ставится дата заверения.

Образец заполнения (на примере ьного листа и страницы с записью)

Представьте, что у вас двухстраничная копия (ьный лист + одна страница с записью).

ьный лист (копия):

Страница с записью о работе (копия):

Примечание: На последнем листе (в данном случае на странице с записью) также можно добавить: «Всего 2 листа» и «Подлинник хранится в отделе кадров ООО «Пример»»;

Кто имеет право заверять?

Заверение производит должностное лицо, уполномоченное на это приказом по организации. Обычно это:

• Начальник отдела кадров (главный кадровик).
• Руководитель организации (генеральный директор).
• Иное лицо, указанное в локальном акте (приказе) о распределении обязанностей.

Подпись должна быть разборчивой, а печать — действующей (не устаревшей).

Заверение электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если у вас электронная трудовая книжка, то для предоставления в бумажном виде оформляется выписка из Сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р). Она заверяется по тем же правилам: на каждом листе «Верно», подпись, должность, дата, печать. Выписка формируется через портал «Госуслуги» или работодатель.

Нотариальное заверение: когда это нужно?

В большинстве случаев достаточно заверения работодателем. Нотариус заверяет копию трудовой книжки только в исключительных случаях, например:

• Если работодатель отказался заверять копию без законных оснований.
• Если организация ликвидирована, и нет возможности получить заверение.
• По требованию конкретного ведомства (редко).

Для нотариального заверения нужен паспорт и оригинал трудовой книжки. Нотариус самостоятельно делает копию и заверяет ее.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Может ли работодатель отказать в заверении?

Ответ: Нет, если заявление подано правильно. Отказ возможен только если: 1) копия не соответствует оригиналу; 2) вы не предоставили оригинал для сверки; 3) у работодателя нет полномочий (например, у ИП без работников).

Вопрос: Сколько стоит заверение?

Ответ: Работодатель не вправе взимать плату за выдачу заверенной копии трудовой книжки. Это бесплатная услуга.

Вопрос: Принимает ли банк копию, заверенную не начальником отдела кадров, а секретарем?

Ответ: Да, если на этого сотрудника оформлены полномочия приказом руководителя. Всегда уточняйте в отделе кадров, кто уполномочен заверять.

Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке исправления?

Ответ: Заверение копии с исправлениями в оригинале недопустимо. Все исправления в самой книжке должны быть оговорены и заверены подписью и печатью работодателя в момент их внесения. Если исправления есть, их нужно корректно оформить в оригинале, и только потом снимать копию.

Правильно заверенная копия трудовой книжки — это гарантия того, что ваш трудовой стаж будет учтен при оформлении любых государственных или коммерческих услуг. Следуйте простым правилам: копия каждой страницы + рукописная надпись «Верно» + подпись уполномоченного лица + должность + дата + печать + сшивание (если листов >1). При наличии сомнений — уточняйте требования в конкретной организации (банке, ПФР), но описанный выше порядок является стандартным и обязательным для большинства случаев.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или в отделе кадров вашей организации. Актуальность правил проверена на май 2026 года.