При оформлении пенсии одним из ключевых документов, которые требуются в Пенсионный фонд России (ПФР), является трудовая книжка. Однако в большинстве случаев в ведомство подаётся не оригинал, а именно заверенная копия. В этой статье подробно разберём, зачем это нужно, как правильно её оформить и где заверять.
Почему нужна заверенная копия, а не оригинал?
Оригинал трудовой книжки остаётся у гражданина. Это важно по нескольким причинам:
- Безопасность: Вы не рискуете потерять главный документ о своём трудовом стаже.
- Непрерывность: Пока копия находится на проверке в ПФР, вы можете предъявить оригинал при трудоустройстве или для других целей.
- Требование закона: ПФР на основании приказа Минтруда требует именно заверенную копию для исключения ошибок при переносе данных в свою базу.
Кто имеет право заверять копию?
Законодательство (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства № 147) чётко определяет круг лиц, которые могут заверять копию трудовой книжки:
- Работодатель (организация), в которой вы последний раз работали. Это основной и самый частый вариант.
- Орган, осуществляющий нотариальную деятельность (нотариус). Если у вас нет последнего работодателя (например, организация ликвидирована) или он отказывается заверять, вы можете обратиться к нотариусу.
- Военный комиссариат, если трудовая книжка была выдана или велась в военных структурах.
- Консульское учреждение РФ за рубежом для граждан, находящихся за границей.
Важно: Заверение у нотариуса — платная услуга. Заверение у последнего работодателя, как правило, бесплатно.
Порядок действий: пошаговая инструкция
Шаг 1: Подготовьте копию
Сделайте точную фотокопию или сканированную копию всех страниц трудовой книжки, включая:
- ьный лист (с фотографией, если она есть).
- Все страницы с записями о работе, увольнениях, награждениях.
- Пустые страницы (если они есть).
- Страницу с информацией о трудовом стаже (если она отдельно оформлялась).
Копия должна быть читаемой, без помарок, смазанных мест. Все печати и подписи на оригиналах должны чётко отображаться на копии.
Шаг 2: Обратитесь к уполномоченному лицу
Необходимо лично посетить организацию (нотариус, кадровый отдел последнего работодателя) с документами:
- Оригинал трудовой книжки.
- Ваш паспорт (для идентификации).
- Готовую копию (если делали самостоятельно).
Сотрудник кадрового отдела или нотариус сверит копию с оригиналом.
Шаг 3: Оформление заверения
На каждой странице копии (или на первом листе, если копия сброшена в один документ) ставится подпись уполномоченного лица (начальника отдела кадров, нотариуса) и печать организации или нотариальная печать.
Текст заверения обычно выглядит так:
«Верно»
_________________ (должность, подпись)
М.П. (место для печати)
«___» __________ 20__ г.
На ьном листе часто пишут: «Копия верна» и указывают, с какого оригинала сделана (например, «Трудовая книжка серия XX № XXXXXXX»).
Шаг 4: Проверьте результат
Убедитесь, что:
- Подпись и печать есть на каждой странице (или на листе-сопровождении, если копия сшита).
- Дата заверения указана.
- ФИО лица, поставившего подпись, читаемы.
- Печать ясная, не смазанная.
Куда и как подавать заверенную копию в ПФР?
Заверенную копию можно подать в ПФР несколькими способами:
- Лично через МФЦ («Мои документы») — самый популярный способ. Запишитесь на приём онлайн или через портал Госуслуг.
- Через портал Госуслуг (если у вас есть подтверждённая учётная запись). В разделе «Пенсия» выберите услугу подачи документов и загрузите сканы. Сканы заверенной копии должны быть качественными, с видимыми подписью и печатью.
- Почтой России с описью вложения и уведомлением о вручении. Отправляйте копию заверенной копии (т.е. скан), а оригинал храните у себя.
- Через представителя по нотариальной доверенности. В доверенности должна быть прямо указана возможность подачи документов в ПФР.
Требования ПФР к заверенной копии (на 2026 год)
Пенсионный фонд может запросить:
- Копию, заверенную всего одного уполномоченного лица (не разных на разных страницах).
- Печать организации должна быть действующей на момент заверения (если заверяет кадровик).
- Если заверяет нотариус, требуется его подпись и печать на каждом листе или на первом с указанием количества листов.
Что делать, если последний работодатель отказывается заверять?
Такая ситуация возможна, если организация ликвидирована, находится в стадии банкротства или просто не хочет выполнять эту функцию. Ваши действия:
- Обратитесь с заявлением и оригиналом трудовой книжки в нотариальную контору. Нотариус заверит копию за плату (госпошлина ~200-500 рублей + услуги).
- Если нотариус тоже отказывается (крайне редкий случай), можно обратиться в суд с заявлением об установлении факта трудовых отношений, но это долгий и сложный путь.
Альтернатива: электронная трудовая книга
Если у вас с 2021 года ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК), то для ПФР можно предоставить:
- Выписку из ЭТК, заверенную электронной подписью работодателя.
- Или распечатанный на бумаге документ, заверенный нотариусом (как обычную копию).
Уточняйте в своём ПФР, принимают ли они выписки из ЭТК без нотариального заверения (часто требуют именно бумажный заверенный документ).
Типичные ошибки и как их избежать
- Заверение только на первом листе. ПФР требует заверения на каждом листе или на первом с указанием общего количества.
- Нечитаемая печать или подпись. Убедитесь в качестве копирования.
- Отсутствие даты заверения. Без даты документ может быть признан недействительным.
- Заверение кадровиком без печати. Требуется и подпись, и печать организации.
- Отправка оригинала. Никогда не отправляйте оригинал трудовой книжки по почте. Риск потерять его неоправданно высок.
Получение заверенной копии трудовой книжки, стандартная и простая процедура. Главное — сделать точную копию, обратиться к правильному лицу (последний работодатель или нотариус) и обеспечить, чтобы подпись и печать были на каждом листе. Сохраняйте оригинал в надёжном месте, а в ПФР отправляйте только заверенную копию. Это защитит ваш главный документ о стаже и ускорит процесс назначения пенсии.
Примечание: Информация актуальна на момент написания статьи. Требования могут уточняться, поэтому перед подачей документов рекомендуется уточнить детали в отделении ПФР или на официальном сайте Пенсионного фонда России.