Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ При участии в различных конкурсах (государственных, муниципальных, коммерческих) часто требуется предоставить заверенную копию трудовой книжки․ В этой статье подробно рассмотрим, что такое заверенная трудовая книжка, зачем она нужна, как её оформить и какие нюансы следует учитывать․
Что такое заверенная трудовая книжка?
Заверенная трудовая книжка – это нотариально заверенная копия оригинальной трудовой книжки сотрудника․ Нотариус подтверждает, что копия полностью соответствует оригиналу, ставит свою печать и подпись․ Такой документ имеет юридическую силу и принимается в государственных и коммерческих учреждениях․
Отличие от обычной копии
- Обычная копия – просто фотокопия или скан без подтверждения подлинности․
- Заверенная копия – нотариально удостоверенный документ, который нельзя оспорить в суде без веских оснований․
Нормативная база
- Федеральный закон № 432-ФЗ «О трудовой книжке» (в ред․ от )․
- Гражданский кодекс РФ, ст․ 160 – о нотариальном заверении копий документов․
- Постановление Правительства РФ № 225 от «О порядке выдачи справок и копий трудовых книжек»․
Когда требуется заверенная трудовая книжка?
Заверенная копия трудовой книжки запрашивается в следующих случаях:
- Участие в государственных и муниципальных конкурсах на замещение должностей․
- Подача заявок на гранты, субсидии и другие формы государственной поддержки․
- Оформление кредита или ипотеки в некоторых банках (требуется подтверждение стажа)․
- Участие в профессиональных аттестациях и сертификациях․
- Судебные разбирательства, связанные с трудовыми спорами․
Как оформить заверенную трудовую книжку?
Процесс получения заверенной копии состоит из нескольких этапов․ Ниже представлена пошаговая инструкция․
Подготовка оригинала
- Убедитесь, что трудовая книжка заполнена корректно: все записи сделаны чернилами, подписи и печати чёткие․
- Проверьте наличие всех необходимых разделов: сведения о работе, наградах, повышении квалификации․
- Если в книжке есть исправления, они должны быть оформлены согласно требованиям (зачёркнуто, подпись, дата)․
Визит к нотариусу
- Запишитесь на приём к нотариусу (можно через онлайн‑сервисы или лично)․
- Возьмите с собой:
- Оригинал трудовой книжки;
- Паспорт гражданина РФ (или другой документ, удостоверяющий личность);
- СНИЛС (по требованию некоторых нотариусов)․
- Нотариус сделает photocopy или скан каждой страницы трудовой книжки, сравнит с оригиналом и поставит свою печать, подпись и указание о заверении․
- Получите заверенную копию и чек об оплате нотариального действия․
Альтернативные способы заверения
В некоторых случаях заверение можно осуществить не у нотариуса, а у:
- Отдела кадров работодателя (если организация имеет право заверять копии внутренних документов)․
- Многофункционального центра (МФЦ) – при наличии соответствующей лицензии․
Однако для большинства государственных конкурсов требуется именно нотариальное заверение․
Требования к оформлению заверенной копии
Чтобы документ был принят без замечаний, соблюдайте следующие требования:
- Все страницы трудовой книжки должны быть скопированы полностью (включая обложку и последнюю страницу с записью о выдаче)․
- На каждой заверенной странице должна стоять печать нотариуса, его подпись и дата заверения․
- Внизу последней страницы нотариус делает надпись: «Копия верна»․
- Документ должен быть выполнен на листе формата А4, без лишних полей и пометок․
- Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, распечатка должна быть заверена нотариусом как копия документа, выданного работодателем․
Частые ошибки и как их избежать
При подготовке заверенной трудовой книжки соискатели часто сталкиваются с následujющими проблемами:
Неполная копия
Отсутствие некоторых страниц (например, страницы с записями о наградах) приводит к отказу․ Решение: перед визитом к нотариусу пронумеруйте все страницы и проверьте их наличие․
Плохое качество копии
Размытые печати или нечитаемый текст могут быть признаны недействительными․ Решение: используйте качественный копировальный аппарат или сканер с разрешением не менее 300 dpi․
Отсутствие подписи нотариуса на каждой странице
Некоторые нотариусы ставят печать только на первой и последней странице․ Для конкурсов требуется подпись на каждой странице․ Решение: оговорите это требование при приёме у нотариуса․
Использование устаревшей формы трудовой книжки
С 2021 года введена новая форма трудовой книжки (с QR‑кодом)․ Если у вас старая форма, её всё равно можно заверять, но некоторые организации могут запросить перевод в новый формат․ Решение: уточните требования организатора конкурса заранее․
Стоимость и сроки оформления
Стоимость нотариального заверения копии трудовой книжки зависит от региона и тарифов нотариальной палаты․ В среднем:
- Заверение одной страницы – от 150 до 300 рублей․
- Минимальный набор (обычно 10–12 страниц) – от 1500 до 3500 рублей․
- Срочное заверение (в течение часа) может увеличить стоимость на 30–50 %․
Сроки оформления:
- Стандартное заверение – 15–30 минут при наличии всех документов․
- При необходимости выезда нотариуса на дом или в офис – от 1 до 3 рабочих дней․
Полезные советы
- Сделайте запас копий․ Если конкурс требует несколько комплектов документов, заранее подготовьте нужное количество заверенных копий․
- Храните оригинал в безопасном месте․ После заверения уберите трудовую книжку в пожаробезопасный сейф или банковскую ячейку․
- Проверяйте актуальность данных․ Перед подачей заявки убедитесь, что в трудовой книжке отражены все последние места работы и периоды․
- Сохраняйте электронный вариант․ Отсканированная заверенная копия может пригодиться для онлайн‑подачи заявок (некоторые порталы принимают скан с подписью нотариуса)․
- Уточняйте требования организатора․ В некоторых конкурсах допускается заверение только у нотариуса, в других – достаточно заверения у отдела кадров․
Заверенная трудовая книжка – важный документ, подтверждающий ваш профессиональный путь и стаж․ Правильное оформление такой копии значительно повышает шансы на успешное участие в конкурсе и исключает риск отказа из‑за формальных недочётов․ Следуя представленной инструкции, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить необходимый документ и сосредоточиться на подготовке к самому конкурсу․
Удачи в ваших начинаниях!