Заверенная запись в трудовой книжке – это официально подтверждённый документ, который фиксирует сведения о трудовых отношениях сотрудника. Её выдача и оформление регулируются Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. В статье подробно разберём, когда требуется заверенная запись, кто имеет право её оформить, какие документы нужны и как правильно оформить процесс.
Что такое заверенная запись в трудовой книжке?
Заверенная запись – это копия записи, сделанная в оригинальном трудовом журнале (или в электронном виде), подписью уполномоченного лица и печатью организации. Она имеет юридическую силу и может быть использована в суде, при проверках и при оформлении трудовых отношений.
Когда требуется заверенная запись?
- При увольнении сотрудника – для подтверждения даты и оснований увольнения.
- При переводе работника в другое подразделение или организацию.
- При потере оригинального документа – для восстановления информации.
- При необходимости подтверждения стажа работы для расчёта пенсии, компенсаций и т.д.
Кто может оформить заверенную запись?
Согласно ст. 64 ТК РФ, заверение может производиться только уполномоченными лицами организации:
- Директор (уполномоченный им руководитель) – подпись и печать.
- Уполномоченный представитель HR‑службы – при наличии соответствующей доверенности.
- Нотариус – в случае, когда требуется повышенная юридическая сила документа.
Важно, чтобы у подписывающего лица была действующая доверенность или полномочие, подтверждающее право оформлять такие документы.
Как правильно оформить заверенную запись?
Ниже перечислены основные шаги, которые следует выполнить:
- Подготовка исходного документа. В трудовой книжке должна быть записана нужная информация (дата приёма, должность, место работы и т.д.).
- Создание копии. Делается копия записи на отдельном листе (обычно А4), где указывается номер страницы оригинала, дата копирования.
- Подпись и печать. Копию подписывает уполномоченное лицо, ставшее её заверенной, и ставит организационную печать.
- Указание основания заверения. Внизу копии указывается, что документ заверен в соответствии с п. 3 ст. 64 ТК РФ (или иной нормативной базой).
- Сохранение оригинала. Оригинальная запись остаётся в архиве, а копия передаётся сотруднику или в соответствующий отдел.
Для наглядности процесс оформления можно представить в виде следующей схемы:
Оригинальная запись → Копия → Подпись + Печать → Заверенная запись
Какие документы нужны для заверения?
- Копия записи из трудовой книжки (или выписка из электронного кадрового учёта).
- Заявление сотрудника о необходимости заверения (если требуется).
- Доверенность или приказ о полномочиях у подписывающего лица.
- Организационная печать (если она используется).
Частые ошибки при оформлении
- Отсутствие подписи и печати. Без них документ не имеет юридической силы.
- Неуказание даты и места оформления. Это затрудняет проверку.
- Несоответствие формы копии оригиналу. Копия должна точно повторять сведения, но может быть оформлена в свободной форме.
- Использование устаревшего бланка. Форматы могут изменяться, поэтому рекомендуется сверяться с текущими внутренними регламентами.
Практические рекомендации для работодателей
- Разработайте внутренний регламент оформления заверенных записей.
- Обучите HR‑специалистов и руководителей процедурам подписи и печати.
- Храните заверенные копии в отдельном архиве с контролем доступа.
- При необходимости – используйте электронные подписи и цифровые копии, если они допускаются законодательством.
Заверенная запись в трудовой книжке – важный инструмент для подтверждения трудовых отношений и защиты прав как работодателя, так и сотрудника. Правильное оформление, наличие подписи, печати и соответствующего основания гарантирует, что документ будет признан в любой инстанции. Соблюдая описанные выше шаги и рекомендации, организации могут минимизировать риски и обеспечить прозрачность кадровых процессов.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению заверенных записей, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву или юристу компании.