В процессе оформления трудовых отношений работодатель часто сталкивается с необходимостью предоставить сотрудникам копии важных документов. Особенно актуальным это становится, когда речь идёт о безработных лицах, которым требуется подтверждение трудового стажа для получения пособий, страховых выплат или иных социальных льгот. В статье разберём, что такое «заверить» копию трудовой книжки, какие требования к этому предъявляются и как правильно оформить процесс.
Что значит «заверить» документ?
Термин «заверить» в юридическом контексте обычно означает подтвердить подлинность, точность и достоверность копии официального документа. Это может быть выполнено:
- подписью уполномоченного лица;
- печатью организации;
- нотариальным заверением;
- другим официальным способом подтверждения.
Заверивание гарантирует, что копия соответствует оригиналу и её можно использовать в официальных целях.
Кто может заверить копию трудовой книжки?
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику копию его трудовой книжки по требованию. Заверивание может производиться:
- Самому работодателем (его подпись и печать);
- Нотариусом (при необходимости дополнительного юридического подтверждения);
- Уполномоченным в организации (например, руководителем отдела кадров).
Важно, чтобы лицо, которое ставит подпись, имело право действовать от имени организации.
Почему это особенно важно для безработных?
Безработные люди часто используют копию трудовой книжки для:
- Получения пособия по безработице;
- Подачи на получение социальных выплат;
- Подтверждения трудового стажа при устройстве в новую организацию;
- Регистрации в службах занятости.
Заверивание копии гарантирует, что документ будет принят государственными и муниципальными органами.
Пошаговая инструкция по завериванию копии
- Получить оригинал трудовой книжки. Сотрудник (или бывший сотрудник) имеет право запросить копию у текущего или предыдущего работодателя.
- Сделать копию. Копию можно выполнить на копировальном аппарате или в электронном виде. При этом следует указать, что копия является «заверенной».
- Подписать и поставить печать. На копии ставится подпись уполномоченного лица (например, руководителя или HR‑менеджера) и, при наличии, печать организации.
- При необходимости – нотариальное заверение. Если копия будет использоваться в официальных процедурах, рекомендуется обратиться к нотариусу для дополнительного подтверждения.
- Передать документ получателю. После заверения копию передают безработному лицу, которое может использовать её для дальнейших действий.
Какие документы требуются для заверения?
- Оригинал трудовой книжки (или её копия);
- Идентификационный документ получателя (паспорт);
- Документ, подтверждающий полномочия подписанта (например, приказ о назначении на должность);
- Печать организации (если используется).
Частые вопросы
Вопрос: Можно ли заверить копию, если оригинал утерян?
Ответ: Да. При утере оригинала работодатель может выдать выписку из трудовой книжки, которую также можно заверить подписью и печатью.
Вопрос: Нужно ли заверять копию, если она будет использоваться только в личных целях?
Ответ: Официальное заверение требуется только в случаях, когда документ будет подаваться в государственные органы или в судебные инстанции.
Вопрос: Сколько времени занимает процесс заверения?
Ответ: При наличии всех необходимых подписей и печати процесс может занять от нескольких минут до одного рабочего дня, в зависимости от загруженности кадрового отдела.
Заверивание копии трудовой книжки для безработного – это важный юридический акт, который обеспечивает прозрачность и законность предоставления информации о трудовом стаже. Правильное оформление, подпись уполномоченного лица и, при необходимости, нотариальное заверение позволяют избежать проблем при обращении в соцслужбы, службы занятости и другие органы;
Соблюдая описанную выше инструкцию, работодатели смогут эффективно выполнять свои обязанности, а сотрудники – получать необходимые документы для дальнейшего развития и получения социальных выплат.