Заверительная запись (или заверение записи) – это официально подтверждённый факт, внесённый в трудовую книжку работника. Такой документ имеет юридическую силу и служит доказательством того, что определённые сведения о трудовой деятельности действительно имели место.
Зачем нужен акт заверения записи?
Подтверждение стажа – запись позволяет установить продолжительность работы в организации, что важно для расчёта пенсии, отпусков и иных выплат.
Защита прав работника – в случае споров с работодателем документ подтверждает наличие или отсутствие определённых условий труда.
Упрощение оформления – при переводе в другую организацию или при подаче в пенсионный фонд требуется подтверждённая информация.
Кто может заверить запись в трудовой книжке?
Заверять записи вправе только уполномоченные лица:
- Директор организации (или его уполномоченный представитель).
- Главный бухгалтер.
- Специалист, назначенный в штатном расписании на ведение кадровых документов.
Для юридической силы заверение должно быть подписано и поставлено печатью организации (если она имеет право её использовать).
Как правильно оформить акт заверения записи?
Ниже перечислены основные элементы, которые должны присутствовать в документе:
- Наименование организации (полное, юридическое).
- Номер и дата акта.
- ФИО работника, который оформляется записью.
- Текст записи (например, «Уволен по собственному желанию »).
- Подпись уполномоченного лица и, при необходимости, печать.
- Приложения (если они есть, например, копия приказа).
Пример оформления:
Организация: ООО «Пример» Акт № 15 от «21» мая 2026 г. Заверительно, что в трудовой книжке работника Иванова И.И. сделана запись о его увольнении по собственному желанию от г. Подпись: ______________________ (Директор ООО «Пример») Печать: [печать организации]
Частые ошибки при оформлении
Неправильное оформление может привести к проблемам при расчёте пенсии или при переходе в другую компанию. К наиболее типичным ошибкам относятся:
- Отсутствие подписи и печати.
- Неуказание полной даты (день, месяц, год).
- Ошибки в ФИО работника или в номере страницы трудовой книжки.
- Запись без указания причины увольнения или условия выхода.
- Несоответствие записи официальному приказу.
Эти недочёты часто становятся причиной отмены или пересмотра записей в дальнейшем.
Как проверить правильность заверения записи?
Сравните текст записи с оригинальным документом (приказом, договором).
Убедитесь в наличии подписи и печати уполномоченного лица.
Проверьте дату – она должна соответствовать дате события.
При сомнениях обратитесь в отдел кадров или к юристу организации.
Что делать, если запись была допущена ошибочно?
Если обнаружена ошибка, необходимо:
- Сформировать новое решение (приказ) об исправлении записи.
- Получить подпись уполномоченного лица и печать.
- Внести исправление в трудовую книжку, оставив отметку о том, что запись была заменена.
- Сохранить копию исправленного акта в личном деле работника.
Важно, чтобы процесс исправления был задокументирован, чтобы избежать повторных ошибок.
Заверительная запись в трудовой книжке – это ключевой элемент документооборота, который фиксирует важные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильное оформление, подпись уполномоченного лица и наличие печати делают запись юридически значимой и защищают как интересы работодателя, так и работника.
При соблюдении всех требований и внимательном контроле за оформлением можно избежать большинства проблем, связанных с трудовым стажем, пенсионными выплатами и переходом в другую организацию.