Обновлено: 22 мая 2026 года

Что изменилось с 2026 года?

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает:

• Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника становится электронная трудовая книжка (ЭТК)
• Бумажные трудовые книжки сохраняются только для тех работников, которые не подали заявление об отказе от бумажного варианта
• Для новых сотрудников, ранее отказывавшихся от бумажной книжки, при увольнении выдается форма СТД-Р
• Работодатели должны вести учет движения трудовых книжек и бланков в установленном порядке

Когда ведение второй трудовой книжки становится необходимостью?

Ситуации, требующие ведения второй трудовой книжки:

1. Отказ работника от электронной трудовой книжки
   • Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан продолжать ее вести
   • Заявление об отказе от ЭТК можно подать в любой момент, но после 1 января 2026 года это потребует ведения двух систем
2. Новый сотрудник ранее отказался от бумажной трудовой книжки
   • При приеме на работу необходимо уточнить, велась ли у сотрудника бумажная трудовая книжка на предыдущем месте работы
   • Если не велась, при увольнении выдается форма СТД-Р вместо бумажной трудовой книжки
3. Сложные трудовые отношения
   • При смене нескольких мест работы в короткий период
   • При работе по совместительству в нескольких организациях
   • При длительных перерывах в трудовой деятельности

Как правильно оформить ведение второй трудовой книжки?

Ведение бумажной трудовой книжки

Ведение электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка ведется в соответствии с:

• Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
• Постановлением Правительства РФ от 17 декабря 2020 г. № 2128 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
• Приказом Минтруда России от 10 октября 2022 г. № 570н «Об утверждении форм и порядка ведения электронных трудовых книжек»

Дополнительные документы

При ведении второй трудовой книжки необходимо:

• Вести книгу учета движения трудовых книжек (в бумажном или электронном виде)
• Вести книгу учета бланков трудовых книжек
• Своевременно сдавать отчетность по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд
• Соблюдать порядок оформления заявлений о переходе на электронные трудовые книжки

Как оформить заявление о переходе на электронные трудовые книжки?

Для перехода на электронные трудовые книжки необходимо:

Заявление оформляется в двух экземплярах:

• Один экземпляр остается у работодателя
• Второй экземпляр выдается работнику под роспись

Работник имеет право в любой момент отозвать свое заявление и вернуться к бумажному варианту.

Что делать, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки?

Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки:

• Работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку
• Все записи вносятся в соответствии с установленными правилами
• При увольнении работнику выдается бумажная трудовая книжка с внесенными записями
• В Пенсионный фонд сдается отчетность по форме СЗВ-ТД

Отчетность при ведении второй трудовой книжки

Основные формы отчетности:

1. СЗВ-ТД ⸺ Ежемесячный отчет о трудовой деятельности работников
   • Сдается в Пенсионный фонд не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным
   • Включает информацию обо всех изменениях в трудовой деятельности работников
2. Книга учета движения трудовых книжек
   • Ведется в электронном или бумажном виде
   • Содержит информацию о приеме, переводе, увольнении работников
   • Включает данные о выданных и погашенных бланках трудовых книжек
3. Книга учета бланков трудовых книжек
   • Учитывает поступление, выдачу и списание бланков
   • Обязательна для всех организаций, использующих бумажные трудовые книжки

Ответственность за нарушения при ведении трудовых книжек

За нарушения при ведении трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ)
  • Нарушение правил ведения трудовых книжек
  • Несвоевременное внесение записей
  • Штрафы для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей
  • Штрафы для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей
• Материальная ответственность
  • В случае причинения ущерба работнику из-за неправильного ведения трудовой книжки
  • Может быть возложена на работодателя или ответственное лицо

Современные решения для ведения трудовых книжек

Для упрощения процесса ведения трудовых книжек, особенно при одновременном ведении бумажных и электронных версий, рекомендуется:

• Использовать специализированное программное обеспечение для автоматизации учета
• Внедрять электронный документооборот с электронной подписью
• Обучать сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек
• Регулярно проводить внутренние проверки правильности ведения документации

Ведение второй трудовой книжки в 2026 году требует от работодателей особой внимательности и соблюдения всех установленных правил.
Переход на электронные трудовые книжки не отменяет необходимость ведения бумажных версий в определенных случаях, что требует
одновременного ведения двух систем.

Основные рекомендации:

1. Своевременно оформлять все необходимые заявления от работников
2. Соблюдать установленные формы и порядок ведения записей
3. Своевременно сдавать отчетность в Пенсионный фонд
4. Вести учет движения трудовых книжек и бланков
5. Соблюдать требования трудового законодательства

Правильное ведение второй трудовой книжки поможет избежать спорных ситуаций с работниками и контролирующими органами,
а также обеспечит сохранность важной информации о трудовом стаже сотрудников.

Помните: Трудовая книжка ⸺ это официальный документ, имеющий юридическую силу. От правильности его ведения зависит
возможность подтверждения трудового стажа работника, что особенно важно при назначении пенсий и других социальных выплат.