Самое главное помнить: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это знаковое событие меняет правила ведения кадрового учета. Данная статья подробно разбирает все ключевые аспекты ЭТК: от юридических основ до практических шагов по настройке и проверке.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный цифровой аналог (замена) традиционной бумажной трудовой книжки. Ее главные функции:

• Подтверждение трудового стажа — основная цель. Стаж, отраженный в ЭТК, учитывается для назначения пенсии, расчета пособий и других социальных выплат.
• Удобство и безопасность — нет риска утери, порчи или подделки. Данные хранятся в защищенной государственной информационной системе.
• Автоматизация, информация о приеме, увольнении, переводах заполняется работодателем напрямую в систему, что исключает ошибки при ручном заполнении.

Ключевой срок: завершение переходного периода

Очень важно: До 1 января 2026 года действовал переходный период, в течение которого можно было использовать как бумажную, так и электронную форму. С этой даты переходный период завершается. Это означает:

1. Если работник не подал заявление об отказе от электронной формы, все сведения о его трудовой деятельности будут вноситься исключительно в электронную трудовую книжку.
2. Бумажная трудовая книжка, выданная ранее, продолжает действовать, но новые записи (о последнем или следующем месте работы) в нее не вносятся. Все новые данные формируются только в ЭТК.
3. Работодатель обязан вести электронную трудовую книжку для каждого нового сотрудника, если тот не отказался от нее.

Двойной вариант: когда можно иметь обе книжки?

Закон предусматривает возможность одновременного наличия:

• Электронной трудовой книжки (обязательная для большинства).
• Бумажной трудовой книжки (на руки) — только если работник письменно отказался от электронной формы.

Важно: Отказ от ЭТК должен быть оформлен в виде отдельного заявления работника. Без такого заявления работодатель не имеет права выдавать бумажную книжку и обязан вести учет только в электронном виде.

Как работодателю настроить заполнение ЭТК?

Для автоматизации работы с ЭТК большинство компаний используют программу 1С:Зарплата и управление персоналом (и аналоги). Процесс включает:

1. Настройка подключения к Службе государственных и муниципальных кадров (СГМК) через электронную подпись (ЭЦП) организации.
2. Настройка справочников в 1С: корректное указание видов документов (приказ о приеме, увольнении и т.д.), оснований для записей, реквизитов.
3. Автоматическое формирование записей в ЭТК при проведении кадровых документов в программе. Система сама отправляет данные в реестр.
4. Контроль и сверка: регулярная проверка, что все записи поступили в государственную систему без ошибок.

Подробные инструкции по настройке предоставляются в самой программе 1С и на портале Госуслуг (в разделе для бизнеса).

Что должен делать работник? Проверка своей ЭТК на Госуслугах

Каждый работник имеет право и должен периодически проверять актуальность и правильность данных в своей электронной трудовой книжке. Для этого:

1. Нужен аккаунт на портале Госуслуг с подтвержденной личностью.
2. В личном кабинете найдите раздел «Трудовая деятельность» или «Электронная трудовая книжка».
3. Вам будет доступна выписка из ЭТК со всей историей труда: места работы, должности, периоды, основания для записей.

Рекомендация: Проверяйте выписку не реже одного раза в год или сразу после смены работы. Если обнаружили ошибку (неверные даты, должность, основание увольнения), немедленно обратитесь к своему работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) с требованием внести исправления. Работодатель обязан исправить ошибку и отправить корректные данные в систему.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Ситуация с ЭТК кардинально упрощает этот процесс:

• Утеря/порча бумажной книжки: Если у вас была бумажная книжка и она утеряна, вы можете получить дубликат только на основании данных из вашей электронной трудовой книжки. Обращайтесь с заявлением в последний по времени орган, который вел ваш учет (обычно последний работодатель или архив).
• Недостающие записи: Если в ЭТК нет информации о каком-то периоде работы (например, работали до 2016 года, когда система только создавалась), эти данные должны быть внесены в электронную книжку на основании вашей бумажной книжки или других документов. Работодатель, который может подтвердить тот период, обязан это сделать.

1. — крайний срок окончания переходного периода. Для большинства работников с этого момента трудовая книжка существует только в электронном виде.
2. Отказ от ЭТК — возможен только в письменной форме. Без заявления — только электронный учет.
3. Работодатель обязан настроить программное обеспечение (1С) для корректной отправки данных в государственную систему.
4. Работник должен регулярно проверять свою выписку на Госуслугах и оперативно реагировать на ошибки.
5. Стаж для пенсии учитывается по данным ЭТК. Его правильность, в ваших интересах.

Помните: Электронная трудовая книжка, это ваш цифровой актив на всю жизнь. Относитесь к ней внимательно, проверяйте и берегите доступ к своему аккаунту на Госуслугах.