Заявка на копию трудовой книжки – это официальное письменное обращение работника (или его представителя) к работодателю с просьбой предоставить заверенную копию трудовой книжки. Данный документ часто требуется при:
- переоформлении пенсионных прав;
- оформлении новых трудовых договоров;
- получении государственных субсидий и льгот;
- учете стажа в рамках миграционных процедур;
- подаче заявок в учебные заведения и на профессиональную переподготовку;
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) работодатель обязан вести трудовую книжку и по требованию работника предоставлять её копию. С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что:
- работник может иметь как бумажную, так и электронную форму трудовой книжки;
- если работник не подал заявление об отказе от бумажной формы, одновременно могут использоваться обе версии;
- для получения копии из ЭТК требуется электронная заявка через портал Госуслуги или через личный кабинет работодателя.
Когда нужна заявка?
Заявка обязательна в следующих ситуациях:
- Работник уволен и нуждается в подтверждении стажа.
- Работодатель отказывается предоставить копию без официального запроса.
- Необходимо предоставить копию в органы Пенсионного фонда, миграционную службу или в суд.
- Работник меняет форму трудовой книжки (бумажную → электронную) и хочет сохранить оригинал.
Кому адресовать заявку?
Заявка должна быть направлена:
- в отдел кадров (или в службу персонала) текущего работодателя;
- в случае закрытия предприятия – в управляющую компанию или в рабочую инспекцию (при наличии указаний в приказе о ликвидации).
Обязательные реквизиты заявки
Для того чтобы заявка была принята, в ней необходимо указать следующие сведения (примерный шаблон):
Заявка № ___ От: _______________________ (ФИО работника) Дата рождения: ______________ СНИЛС: ______________________ Трудовой договор № __________ от __________ Текущее место работы (наименование организации, ИНН, ОКПО) Контактный телефон: __________ Электронная почта: __________ Тема: Запрос копии трудовой книжки (бумажной/электронной) Текст заявки: Прошу предоставить заверенную копию (или электронную выписку) моей трудовой книжки за период с __________ по __________ включительно. Копию прошу направить: - в мой личный кабинет на портале Госуслуги; - (или) выслать по почте на адрес: _______________________; - (или) передать в руки лично. Приложения: Копия паспорта. СНИЛС. Согласие на обработку персональных данных (если требуется). Доверенность (в случае подачи от имени представителя). Подпись заявителя _______________________ Дата ______________
Пошаговая инструкция по оформлению заявки
Шаг 1. Подготовьте необходимые документы
- Паспорт (копия первой страницы).
- СНИЛС.
- Трудовой договор (или справка с места работы).
- Согласие на обработку персональных данных (по образцу работодателя).
Шаг 2. Выберите форму подачи
- Бумажный вариант – распечатайте шаблон заявки, подпишите, приложите копии документов и отправьте заказным письмом или передайте лично в отдел кадров.
- Электронный вариант – заполните форму на корпоративном портале (если такой имеется) или через Госуслуги. При этом приложите сканы документов в формате PDF.
Шаг 3. Уточните сроки исполнения
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан предоставить копию в течение 5 рабочих дней с момента получения полной заявки. При работе с электронными системами срок может сократиться до 1–2 дней.
Шаг 4. Получите копию
- Если запрос был бумажным – получите заверенную копию в отделе кадров или по почте.
- Если запрос был электронным – скачайте выписку из личного кабинета или получите её на электронную почту в виде PDF‑файла, подписанного электронной подписью работодателя.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить копию трудовой книжки без подачи заявки?
Только в случае, если работодатель добровольно предоставляет её по устному запросу. Однако в случае отказа или спора официальная заявка является доказательством обращения.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?
Сохраните копию заявки и подтверждение её получения (квитанцию, электронный журнал).
Обратитесь в Государственную инспекцию труда с жалобой.
При необходимости подайте иск в суд, приложив копию заявки как доказательство попытки мирного урегулирования.
Можно ли получить копию из ЭТК, если у меня только бумажная книжка?
Да; Работодатель обязан ввести сведения из бумажной книжки в электронную систему и предоставить выписку по запросу.
Пример готовой заявки (PDF‑шаблон)
Ниже представлен минимальный шаблон, который можно скачать и адаптировать под свои нужды:
- Шаблон заявки (PDF)
- Шаблон заявки (DOCX)
Оформление заявки на копию трудовой книжки – простая, но важная процедура, позволяющая законно подтвердить ваш трудовой стаж и избежать проблем с пенсионным обеспечением, миграционными службами и другими государственными органами. Соблюдайте обязательные реквизиты, прикладывайте требуемые документы и выбирайте удобный способ подачи (бумажный или электронный). При правильном оформлении вы получите нужную копию в установленный срок.
Дата публикации: