В кадровом делопроизводстве существует множество ситуаций, когда требуется оформить официальное письмо или заявление, касающееся трудовой книжки. Чаще всего речь идет о выдаче документа работнику или уведомлении уволенного сотрудника. Однако не менее важным является документ, касающийся закупки новых бланков — письмо на приобретение трудовой книжки.
В этой подробной статье мы разберем, как правильно составить заявку на покупку новых бланков, а также затронем смежные и не менее важные темы: как оформить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку и как работнику составить заявление на ее выдачу.
Часть 1. Письмо (заявка) на приобретение новых трудовых книжек
Трудовые книжки и вкладыши в них являются документами строгой отчетности. Они должны храниться в сейфе работодателя и выдаваться строго под роспись. Когда запас бланков на предприятии подходит к концу, кадровому специалисту или бухгалтеру необходимо инициировать их закупку. Для этого в адрес руководства или организации-поставщика направляется заявка (письмо) на приобретение.
Для чего нужно такое письмо?
- Внутренняя заявка: оформляется на имя директора организации, чтобы он дал распоряжение бухгалтерии выделить средства на закупку бланков.
- Внешняя заявка: направляется напрямую поставщику (например, в региональный учебно-методический центр, типографию или специализированный магазин) для выставления счета и резервирования партии бланков.
Как правильно составить заявку?
Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы поставщик или руководитель могли корректно обработать запрос.
Структура письма на приобретение:
- Шапка документа: наименование организации-получателя (или ФИО руководителя своей компании), должность и ФИО отправителя.
- Название документа: «Заявка на приобретение…» или «Письмо о закупке…».
- Суть запроса: просьба выписать счет на приобретение бланков трудовых книжек и/или вкладышей в них.
- Спецификация: точное наименование товара, количество (в штуках).
- Основание: ссылка на необходимость пополнения запаса в связи с приемом новых сотрудников или выдачей дубликатов.
- Подпись и дата: подпись лица, ответственного за кадровый учет, и дата составления.
Пример образца заявки на приобретение (на основе данных Минздрава РТ):
Директору РУМЦ
Иванову И.И.
от ООО «Ромашка»
главного бухгалтера
Петровой П.П.
ЗАЯВКА
Просим Вас выписать счет на приобретение:
- Бланк трудовой книжки — 50 штук.
- Бланк вкладыша в трудовую книжку — 20 штук.
Оплату гарантируем. Просим зарезервировать указанное количество бланков до .
Главный бухгалтер ____________ / Петрова П.П. /
Часть 2. Уведомление о необходимости получить трудовую книжку
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения. Если в этот день выдать документ невозможно (например, работник отсутствовал или отказался забирать книжку), работодатель обязан направить ему уведомление.
Важные правила отправки уведомления в 2026 году:
- Уведомление отправляется по адресам, указанным иностранным или российским гражданином при трудоустройстве.
- В письме необходимо объяснить, почему работодатель не может просто переслать трудовую книжку по почте без согласия владельца (пересылка допускается только с письменного согласия работника).
- До получения указаний от работника документ должен храниться у работодателя до востребования.
- Крайне важно: отправлять уведомление заказным письмом обязательно с описью вложения, где следует указать: «Трудовая книжка Иванова И.И.». Только в этом случае компания не будет нести ответственность, если документ потеряется на почте.
Что должно быть в уведомлении?
- Информация об увольнении и причине невыдачи документа в день увольнения.
- Требование явиться за трудовой книжкой лично.
- Предложение переслать документ по почте (с просьбой дать на это письменное согласие).
- Уведомление о том, что после отправки данного письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Если работник так и не явился, составляется акт о неполучении трудовой книжки в день увольнения.
Часть 3. Заявление работника на выдачу трудовой книжки
В некоторых случаях работнику требуется получить оригинал трудовой книжки на руки, не увольняясь. Чаще всего это нужно для подтверждения страхового стажа, оформления пенсии или получения кредита.
Как составить заявление?
Заявление работодателю о выдаче трудовой книжки можно составить в произвольной форме, но многие организации разрабатывают готовый типовой бланк. В нем сотрудник заполняет данные о себе, указывает цель выдачи книжки (например, «для подтверждения страхового стажа в Социальном фонде») и обязательно расписывается в том, что получил документ на руки и принимает на себя ответственность за его сохранность.
Краткая структура заявления:
- Шапка: Директору ООО «…» от (ФИО и должность работника).
- Название: ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче трудовой книжки.
- Текст: Прошу выдать мне трудовую книжку на руки для (указание цели) на срок до (дата).
- Отметка о получении: «Трудовую книжку на руки получил(а)» + дата и подпись.
Также работник имеет право запросить не оригинал, а заверенную копию. Для этого пишется заявление о выдаче копии трудовой книжки.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Не стоит забывать, что с 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки. Работники имеют право подать заявление о переходе на ЭТК. В этом случае бумажный вариант выдается на руки и закрывается. Однако потребность в закупке новых бумажных бланков для новых сотрудников (которые впервые устраиваются на работу) все еще остается актуальной.
Грамотное оформление кадровых писем и заявлений, залог безопасности как для работодателя, так и для работника. Будь то письмо на приобретение трудовой книжки для пополнения офисных запасов, уведомление уволенному сотруднику или заявление на выдачу оригинала для ПФР, каждый документ должен быть составлен с учетом актуальных требований трудового законодательства на 2026 год. Использование описей вложения при почтовых отправлениях и сохранение подписей работников в журналах учета позволит избежать штрафов и юридических проблем.