В современном трудовом законодательстве России особое внимание уделяется правильному оформлению записей в трудовой книжке․ Одной из наиболее частых и, одновременно, запутанных ситуаций является запись о избрании на должность․ В этой статье мы разберём, какие нормативные акты регулируют эту процедуру, как правильно оформить запись, какие документы нужны, а также как исправлять недействительные записи․
Правовые основы
Вопросы, связанные с записью о избрании в трудовой книжке, регулируются рядом нормативных актов:
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (п․ 3, п․ 10)
- Приказ Минтруда России от N 320н – «Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек»
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 71, ст․ 73)
- Постановления Правительства РФ, касающиеся кадровой политики
Согласно п․ 10 Порядка, все записи о приёме на работу, увольнении и избрании вносятся в трудовую книжку не позднее недели с момента принятия решения․ Запись должна быть основана на приказе (распоряжении) работодателя, протоколе собрания учредителей или другом официальном документе, подтверждающем факт избрания․
Кому и когда нужна запись об избрании
Запись о избрании требуется в следующих случаях:
- Выбор в должность председателя выборного органа (например, совета директоров, комиссии)․
- Выбор в должность генерального директора – при этом запись может быть не обязательной, если в трудовом договоре не предусмотрено формальное трудоустройство․ Однако, в большинстве практик, для соблюдения требований законодательства, запись всё равно вносится․
- Выбор в должность директора филиала, отдела или подразделения;
Если в трудовом договоре не прописана должность, которую вы избрали, но вы официально занимаетесь работой, запись о избрании всё равно обязательна․
Как правильно оформить запись об избрании
Подготовка документов
Перед тем как вносить запись, необходимо собрать следующие документы:
- Протокол общего собрания учредителей (или другого органа, где было принято решение об избрании)․
- Приказ о вступлении в должность (если он был издан)․
- Трудовой договор (если он существует)․
- Копия паспорта работника․
- Справка о предыдущих трудовых отношениях (если применимо)․
Запись в трудовой книжке
Внесение записи производится в раздел 1 трудовой книжки․ Формат записи:
Дата избрания – день․месяц․год (например, )․
Должность – Избран на должность Председателя совета директоров (или другая должность)․
Орган, избравший – Общее собрание учредителей․
Важно:
- Дата записи должна совпадать с датой официального избрания․
- Текст записи должен быть чётким и однозначным․
- Запись вносится в течение недели с момента избрания․
- Если запись была сделана ранее, но признана недействительной, её необходимо удалить и внести новую запись․
Внесение в трудовую книжку в 2026 году
Начиная с 2026 года, в соответствии с Приказом Минтруда РФ от N 320н, в трудовую книжку вносится не только дата, но и основание записи․ Поэтому в конце записи добавляется строка «Основание: протокол общего собрания учредителей»․
– Избран на должность Председателя совета директоров․
Основание: протокол общего собрания учредителей от ․
Как исправлять недействительные записи
Если запись о избрании признана недействительной (например, из‑за отсутствия официального протокола), её необходимо удалить и внести новую запись․ Процедура:
- Подготовить письмо-указание о признании записи недействительной․
- Внести в трудовую книжку отметку над старой записью: «Недействительно»․
- Внести новую запись с правильной датой и основанием․
- Подписать документ ответственным лицом (HR‑менеджером, бухгалтером)․
Ответственность за корректное заполнение
Ключевыми лицами, отвечающими за правильное ведение трудовых книжек, являются:
- HR‑отдел (или кадровый специалист)․
- Бухгалтерия (главный бухгалтер)․
- Юридический отдел (если он есть)․
Внутренний контроль должен включать:
- Регулярные проверки трудовых книжек․
- Обучение персонала правилам заполнения․
- Ведение журналов исправлений․
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли вносить запись об избрании генерального директора?
В большинстве практик запись всё равно вносится, но в некоторых случаях, если договор не предусматривает должность, запись может быть опущена․ Рекомендуется консультироваться с юристом․ - Какую дату указывать при избрании в течение недели?
Указывайте дату официального избрания, а не дату, когда вы начали выполнять обязанности․ - Можно ли вносить запись сразу после избрания?
Да, но обязательно в течение недели․ Если запись сделана позже, она считается недействительной․ - Что делать, если протокол собрания не найден?
В таком случае необходимо получить копию протокола в архиве компании или в органе, где проводилось собрание․ Без протокола запись не имеет юридической силы․
Запись в трудовой книжке об избрании – это важный элемент кадровой документации, который обеспечивает юридическую защиту как сотрудника, так и работодателя․ Соблюдение требований Порядка ведения и хранения трудовых книжек, правильное оформление документов и своевременное внесение записей позволяют избежать конфликтов и недоразумений в будущем․ Не забывайте, что точность и своевременность – ключ к успешному управлению кадровыми ресурсами․