Трудовая книжка — один из ключевых документов, фиксирующих трудовую деятельность гражданина. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), которая постепенно заменяет привычный бумажный аналог. В этой статье разберём, как правильно оформить заявку на получение трудовой книжки, какие документы потребуются и как перейти на электронный формат.
Что такое заявка на трудовую книжку
Под заявкой на трудовую книжку понимается письменное обращение работника к работодателю с просьбой оформить документ, подтверждающий его трудовую деятельность. Это может быть:
- Заявление на получение бумажной трудовой книжки впервые
- Заявление на переход с бумажного формата на электронную трудовую книжку
- Запрос на предоставление выписки из ЭТК
- Заявление о внесении исправлений или дополнений в существующие записи
Как оформить трудовую книжку впервые: пошаговая инструкция
Для работника
Если вы трудоустраиваетесь впервые или ранее работали без оформления трудовой книжки, алгоритм действий следующий:
- Соберите документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании
- Направьте работодателю заявление о выборе формата трудовой книжки (бумажная или электронная)
- Подпишите трудовой договор
- Дождитесь издания приказа о приёме на работу
- Получите трудовую книжку на руки (если выбран бумажный формат) или убедитесь в внесении записи в ЭТК
Для работодателя
Работодатель обязан оформить трудовую книжку для сотрудника, проработавшего более пяти дней. При этом важно помнить: если вы берёте в штат студента или специалиста без официального опыта работы, бумажную книжку заводить не нужно, достаточно внести запись в электронную систему.
Переход на электронную трудовую книжку: заявка и оформление
С 1 января 2020 года любой работающий гражданин России может оформить электронную трудовую книжку. В ней отражается вся история трудовой деятельности начиная с 2020 года.
Как подать заявку на ЭТК через Госуслуги
Для оформления заявки на получение электронной трудовой книжки через портал Госуслуги:
- Авторизуйтесь на портале gosuslugi.ru
- Перейдите в раздел «Гражданам»
- Выберите вкладку «Электронная трудовая книжка»
- Нажмите на активную ссылку для подачи заявления
- Заполните предложенную форму и подтвердите действие
Заявление работника о переходе на ЭТК
Если сотрудник решил перейти с бумажного формата на электронный, он направляет работодателю письменное заявление. В графе 13 бумажной трудовой книжки делается запись:
«Выдана на руки на основании письменного заявления [ФИО] о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ»
Документы для оформления трудовой книжки
| Для бумажной книжки | Для электронной книжки |
|---|---|
| Паспорт гражданина РФ | Паспорт гражданина РФ |
| СНИЛС | СНИЛС |
| ИНН | ИНН |
| Фотография (3×4 см) | Не требуется |
| Предыдущая трудовая книжка (если есть) | Согласие на обработку персональных данных |
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Выписка из ЭТК может потребоваться при:
- Устройстве на новую работу
- Получении кредита
- Оформлении пенсии
- Проверке корректности внесённых сведений
Получить выписку можно несколькими способами:
- Через работодателя — направьте соответствующее заявление
- В МФЦ — при личном визите с паспортом
- В СФР (Социальный фонд России) — через официальный сайт или личный кабинет
- Через портал Госуслуги — в разделе электронной трудовой книжки
Запись о приёме на работу: правила оформления
Запись в трудовую книжку о приёме на работу вносится с учётом требований Постановления Минтруда № 320н. Особенности оформления зависят от обстоятельств:
- Обычный приём — запись делается на основании приказа о приёме
- Срочный трудовой договор — указывается срок действия договора
- Приём в порядке перевода — ссылка на документ о переводе из прежней организации
- Первое трудоустройство — запись вносится работодателем, который первым принял сотрудника
Новые правила 2025–2026 годов
В 2025–2026 годах продолжается активное внедрение электронных трудовых книжек. Ключевые изменения:
- Работодатели обязаны предложить сотруднику выбор между бумажной и электронной формой
- При согласии на ЭТК в бумажной книжке делается соответствующая пометка
- Все работодатели, включая индивидуальных предпринимателей, должны вести трудовые книжки сотрудников
- Электронный формат позволяет исключить риск утери или порчи документа
Частые ошибки при оформлении заявки на трудовую книжку
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Неправильно указаны личные данные | Отказ в оформлении | Проверять данные по паспорту |
| Пропуск срока внесения записи | Административная ответственность работодателя | Вносить запись в течение недели |
| Отсутствие заявления о выборе формата | Автоматическое продолжение ведения бумажной книжки | Подавать заявление заблаговременно |
| Некорректная формулировка в записи | Отказ в признании стажа | Следовать утверждённым формулировкам |
Оформление заявки на трудовую книжку — процедура, требующая внимательности к деталям. Независимо от выбранного формата — бумажного или электронного — важно соблюдать установленные законодательством сроки и требования. Электронная трудовая книжка упрощает взаимодействие с государственными органами, исключает риск утери документа и позволяет оперативно получать актуальные сведения о трудовом стаже через портал Госуслуги или личный кабинет СФР.
Помните: правильно оформленная трудовая книжка — гарантия ваших пенсионных прав и подтверждение профессионального опыта при смене работы.