В 2026 году порядок оформления и выдачи трудовых книжек (включая вкладыши) регулируется рядом нормативных актов. Правильное заполнение заявки на выдачу бланков трудовых книжек помогает избежать задержек, ошибок в учёте и штрафов. В этой статье собраны все необходимые сведения: от перечня требуемых документов до рекомендаций по оплате и срокам получения.
Что такое заявка на выдачу бланков трудовых книжек?
Заявка – это официальный документ, который работодатель (или уполномоченный им орган) направляет в соответствующий орган (чаще всего – в отдел кадров, ИМНС, или в специальный приёмный пункт) с целью получения:
- Бланков трудовой книжки нового образца;
- Вкладышей к трудовым книжкам (при необходимости замены или дополнения);
- Подтверждения о приёме и выдаче указанных бланков.
Заявка оформляется в установленном образце и сопровождается набором обязательных приложений.
Ключевые элементы заявки
- Наименование организации (полное, ИНН, ОГРН).
- Контактное лицо (ФИО, должность, телефон, e‑mail).
- Список работников, для которых требуются новые бланки (ФИО, должность, табельный номер).
- Количество требуемых бланков (трудовой книжка + вкладыши).
- Сведения об оплате (сумма, реквизиты расчёта).
- Сроки получения (желательная дата выдачи).
- Подпись уполномоченного лица и печать организации.
Где подавать заявку?
Заявка может быть подана в различных формах в зависимости от региона и конкретного подразделения:
- Лично в отделе кадров или в ИМНС по месту нахождения организации.
- Через электронный портал (например, Бланки Онлайн, Контур.Экстерн).
- Почтой (заказным письмом с уведомлением о вручении).
В некоторых регионах (например, в Минске) действуют специализированные пункты выдачи:
- Администрация Ленинского района – каб. 302, с 14:00 до 17:30.
- Администрация Советского района – приём в кабинете 215, с 11:00 до 12:30 и с 14:00 до 17:00.
Какие документы нужны в пакете?
Для успешного оформления заявки необходимо приложить следующую документацию:
- Письмо‑просьбу к руководителю соответствующего органа (на имя главы администрации района/города).
- Копия приказа о приёме работника (или иного документа, подтверждающего факт занятости).
- Список работников с указанием ФИО, даты рождения, места работы и прочих реквизитов.
- Квитанция об оплате (если бланки платные).
- Тех. форма ТН‑2 (при необходимости, подтверждающая факт обращения к поставщику).
Некоторые организации используют образец заявки, утверждённый ФНС России. Его можно скачать с официального сайта или у получить в отделе кадров.
Как правильно заполнять заявку?
Заполнение заявки требует внимательности. Ниже – пошаговая инструкция:
- Шапка документа – введите название организации, ИНН, ОГРН, адрес.
- Раздел «Кому адресовано» – укажите получателя (например, «В отделение кадров Управления ФНС России по г. Москве»).
- Перечень работников – перечислите ФИО, дату рождения, табельный номер, должность.
- Укажите количество бланков – например: 10 трудовой книжек + 5 вкладышей.
- Оплата – укажите сумму, банковские реквизиты, дату перечисления.
- Сроки – укажите желаемую дату выдачи (обычно не ранее 5‑7 рабочих дней после поступления оплаты).
- Подпись и печать – подпишите документ уполномоченным лицом и поставьте печать организации.
Пример заполнения можно посмотреть в образце заявки на выдачу бланков трудовых книжек, размещённом на официальных ресурсах.
Оплата за бланки трудовых книжек
Согласно действующему законодательству, стоимость бланков может различаться в зависимости от региона и поставщика. Однако есть несколько общих правил:
- Бланк трудовой книжки нового образца стоит около 150‑250 рублей (включая вкладыш).
- Оплата производится переводом на банковский счёт поставщика или в кассе приёмного пункта.
- Срок оплаты – не более 30 календарных дней с момента поступления средств на расчётный счёт организации‑получателя.
- После оплаты поставщик обязан выдать акт о выдаче (или подтверждение отправки).
Важно помнить, что старый образец книжек может использоваться без ограничений, но при необходимости оформить новые бланки (например, при износе) требуется заявка и оплата.
Сроки выдачи и порядок получения
После подачи заявки и получения оплаты, бланки обычно готовятся в течение:
- 5‑7 рабочих дней – при использовании электронного портала.
- 10‑14 дней – при бумажном способе (в зависимости от загруженности пункта).
Готовые бланки можно забрать в указанных выше пунктах приёма:
- Каб. 302, Администрация Ленинского района, ул. … (с 14:00 до 17:30, вторник).
- Каб. 215, Администрация Советского района, ул. … (с 11:00 до 12:30 и с 14:00 до 17:00).
Если по какой‑то причине выдача откладывается, внимательно ознакомьтесь с актом о списании и приказом о назначении ответственного за ведение трудовых книжек – они регламентируют порядок возврата или замены недостающих бланков.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли менять старые бланки на новые?
Нет, согласно информации ГАРАНТ.РУ, ранее выданные книжки прежнего образца могут использоваться без ограничения срока. Новые бланки требуются только при износе, потере или при необходимости дополнить их вкладышем.
Кто может выдавать новые бланки?
Любая лицензированная компания, имеющая право на производство и реализацию ЗПП‑уровня В, может выпускать трудовые книжки. Лицензии выдаёт ФНС России, которая также ведёт реестр таких поставщиков.
Как оформить вкладыш к трудовым книжке?
Вкладыш оформляется в том случае, когда в книге заполнены все страницы соответствующего раздела. Заявка на выдачу вкладыша оформляется аналогично заявке на основной бланк, но указывается «вкладка в трудовые книжки».
Что делать, если бланк потерял работник?
Работодатель должен оформить акт о списании и подать заявку на выдачу дубликата. Для этого потребуется копия паспорта работника, справка о потере и оплата нового бланка.
Заявка на выдачу бланков трудовых книжек – важный документ, требующий точного заполнения и своевременной оплаты. Соблюдая перечисленные выше шаги, вы сможете быстро и без лишних Paperwork получить необходимые формы, избежав задержек в учёте и возможных штрафов.
Помните, что актуальная информация часто публикуется на официальных сайтах:
- ГАРАНТ.РУ – новости и образцы документов.
- Контур.Экстерн – актуальные приказы и формы.
- ФНС России – реестр лицензий и образцы заявок.
Регулярно проверяйте обновления, так как нормы могут изменяться в зависимости от новых постановлений Правительства РФ.
Полезные ссылки:
- Образец заявки – скачать
- Приказ о назначении ответственного – скачать
- Акт о списании – скачать
Если возникнут дополнительные вопросы – обращайтесь в местный отдел кадров или в ИМНС. Будьте внимательны к срокам и оформлению документов, и ваш процесс выдачи трудовых книжек пройдёт гладко и без проблем.