С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России начиная с 2020 года перед работодателями и сотрудниками встал важный вопрос выбора формата учета стажа. Многие работники решили сохранить традиционный‚ бумажный вариант. Однако сохранение бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанностей по передаче сведений в Пенсионный фонд России. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить заявление сотрудника‚ как отразить этот выбор в отчетности СЗВ-ТД и как избежать штрафов.

Электронная и бумажная трудовая книжка: в чем разница?

Согласно трудовому законодательству (ст. 66 и 66.1 ТК РФ)‚ у сотрудников есть право выбора:

• Вести трудовую книжку только в электронном виде. В этом случае бумажный бланк выдается на руки работнику‚ и работодатель больше не несет ответственности за его заполнение.
• Сохранить бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель обязан продолжать вести и бумажный бланк‚ и параллельно передавать электронные сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Важно понимать: если сотрудник выбрал бумажный формат‚ двойного учета не избежать. Вы обязаны вносить записи в его бумажную книжку и одновременно сдавать по нему отчет СЗВ-ТД (который сейчас входит в состав единого отчета ЕФС-1‚ подраздел 1.1).

Как оформить заявление на ведение бумажной трудовой книжки

Выбор способа ведения трудовой книжки, это право работника‚ которое реализуется путем подачи соответствующего заявления работодателю. Это может быть:

1. Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе (для тех‚ кто сделал такой выбор в переходный период‚ например‚ в конце 2020 года).
2. Заявление о переходе с электронной трудовой на бумажную (сотрудник имеет право передумать и вернуть бумажный формат в любой момент).

Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы для такого заявления‚ поэтому оно пишется в произвольной форме. Главное‚ чтобы в нем была указана дата подачи — именно эта дата станет ключевой для заполнения отчета СЗВ-ТД.

Что обязательно должно быть в заявлении?

• ФИО и должность сотрудника;
• Четко выраженное желание продолжить ведение или возобновить ведение трудовой книжки на бумаге;
• Дата составления заявления (крайне важно!);
• Личная подпись работника.

Отражение заявления в отчете СЗВ-ТД

Сам факт того‚ что работник подал заявление о выборе бумажной трудовой книжки‚ является для работодателя кадровым событием‚ о котором необходимо сообщить в Пенсионный фонд.

Сроки сдачи

Если работник подал заявление‚ работодатель обязан представить форму СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня после даты подачи заявления. Например‚ если сотрудник написал заявление 20 января 2020 года (или любого другого года)‚ работодатель обязан был/обязан предоставить отчет в территориальный орган ПФР не позднее соответствующего срока‚ установленного законом на текущий момент (сейчас отчетность сдается в рамках ЕФС-1).

Как заполнить СЗВ-ТД при выборе бумажной книжки

При формировании отчета необходимо:

1. Указать в СЗВ-ТД заявление на бумажную трудовую книжку‚ а именно — дату его подачи работником.
2. Передать сведения о трудовой деятельности работника у данного страхователя по состоянию на 1 января 2020 года (если отчет сдается за период‚ когда происходил переход на ЭТК‚ и это первое мероприятие после подачи заявления). Это нужно‚ чтобы ПФР знал о последнем месте работы до цифровизации.

Если речь идет о приеме на работу нового сотрудника‚ который уже ранее выбрал бумажный формат у другого работодателя‚ вам также необходимо будет указать в отчете дату его первоначального заявления (если эта информация предоставлена сотрудником).

Особенности работы в программах 1С

Для автоматизации кадрового учета большинство компаний используют программные продукты линейки 1С. Рассмотрим‚ как это работает на примере 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) - и сервиса 1С:Электронные трудовые книжки.

В программе 1С:ЗУП можно легко изменить способ ведения трудовой книжки (с электронного на бумажный или наоборот). Если вы вносите данные на основании поданного работником заявления (например‚ формируете документ СТД-Р или отчет СЗВ-ТД)‚ система в автоматическом порядке заполняет:

• Личные сведения сотрудника;
• Наименование компании-работодателя;
• Дату заполнения документа;
• Информацию о расторжении или заключении трудового договора.

Для получения бумажной формы документа (например‚ для выдачи сотруднику на руки) в верхней части открывшегося окна программы имеется иконка с рисунком принтера. С ее помощью бумажная форма документа будет выведена на печать.

Временный перевод и бумажная трудовая

Отдельного внимания заслуживают нестандартные кадровые ситуации. Например‚ какой порядок представления формы СЗВ-ТД‚ когда временный перевод работника становится постоянным?

Приказом № 320н регламентирован порядок заполнения бумажной трудовой книжки в случае признания временного перевода постоянным. В этом случае в бумажную книжку вносится соответствующая запись. Что касается электронного учета‚ то данное событие также является отчетным и должно быть отражено в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 (СЗВ-ТД) в установленные сроки.

Штрафы и ответственность

За несвоевременную сдачу отчета СЗВ-ТД или ошибки в нем предусмотрена административная ответственность. Штрафы за опоздание по СЗВ-ТД уже вступили в силу и применяются на практике. Если в прошлом году могли быть нюансы и снисхождения при переходе на новые правила‚ то сейчас штрафы вполне конкретные и выписываются за каждый случай нарушения сроков.

Поэтому крайне важно:

• Не задерживать прием заявлений от работников;
• Своевременно регистрировать их в кадровых программах (1С:ЗУП и др.);
• Соблюдать сроки отправки отчетности в Социальный фонд России (ранее ПФР).

Ведение бумажной трудовой книжки по заявлению сотрудника — это обязанность работодателя‚ которая требует двойной работы: ведения записей на бумаге и отправки электронных отчетов. Помните‚ что дата подачи заявления работником — это триггер для сдачи СЗВ-ТД. Использование современных учетных систем‚ таких как 1С:ЗУП‚ значительно упрощает этот процесс‚ автоматизируя заполнение данных и позволяя быстро выводить на печать необходимые бумажные формы. Если у вас остаются сложности с формированием отчетности‚ всегда можно обратиться к специалистам по кадровому учету за квалифицированной помощью.