С 1 января 2021 года в России введено обязательное ведение трудовых книжек в электронном виде. Однако работник имеет право выбрать бумажный носитель. Для этого необходимо подать заявление работодателю. В этой статье подробно разберем, как правильно составить заявление на бумажную трудовую книжку, в каких случаях оно требуется, и приведем актуальные образцы.

Когда нужно заявление на бумажную трудовую книжку?

Заявление подается в следующих основных ситуациях:

• При приеме на работу — если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (ТК) и он хочет продолжать ее ведение.
• При переходе с электронной на бумажную — если ранее были выданы сведения в электронном виде (форма СЗВ-ТД), но работник решил вернуться к бумажному носителю.
• При восстановлении документов — если бумажная ТК утеряна, и после восстановления работник хочет продолжить ее ведение.

Обязательные реквизиты заявления

Независимо от формы, заявление должно содержать:

1. Шапку: наименование организации (работодателя), ФИО и должность руководителя (или в отдел кадров).
2. Данные заявителя: ФИО, подразделение, должность, табельный номер (если есть).
3. «Шапку» документа: слово «Заявление» и дата составления.
4. Основную часть: четкая и ясная просьба о ведении бумажной трудовой книжки. Можно сослаться на ст. 66.1 ТК РФ.
5. Причины (опционально): например, «в связи с отсутствием возможности использовать электронную книжку».
6. Приложение: указание на прилагаемую бумажную трудовую книжку (если она уже есть у работника).
7. Подпись заявителя с расшифровкой (ФИО).

Образцы заявлений (2025-2026)

Приведем два наиболее распространенных варианта.

Образец 1: Заявление при приеме на работу (с имеющейся бумажной книжкой)

Образец 2: Заявление о переходе с электронной на бумажную книжку

Куда подавать заявление?

Заявление подается:

• В отдел кадров (кадровую службу) организации.
• Лично под роспись в журнале учета движения трудовых книжек (если он ведется).
• Можно отправить заказным письмом с уведомлением, но лучше лично, чтобы сразу получить отметку о принятии.

Нюансы и важные моменты на 2025-2026 год

1. Сроки: Работодатель обязан выдать бумажную книжку в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления (если книга уже есть у него) или в срок, установленный для выдачи новой.
2. Бланк СЗВ-ТД: Если ранее была выдана форма СЗВ-ТД (сведения об электронной книжке), при переходе на бумажную эта форма не аннулируется автоматически. Нужно подать отдельное заявление, как в Образце 2.
3. Новые сотрудники: Если у нового сотрудника нет никакой книжки, работодатель обязан выдать ему новую бумажную. Заявление в этом случае не требуется, но его наличие упрощает процесс.
4. Универсальность: Одно заявление действует на весь период работы в данной организации. Повторно подавать не нужно.
5. Хранение: Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Работник имеет право получить ее на руки только при увольнении.

Где скачать бланк и образец?

Хотя единого бланка нет, на многих юридических и кадровых порталах (например, «Моё дело», «КонсультантПлюс», «Гарант») можно найти примеры заполнения (образцы) в формате Word или PDF. Их можно использовать как основу, адаптировав под свою ситуацию. Ищите по запросам: «заявление о ведении бумажной трудовой книжки образец 2025» или «заявление на выдачу бумажной трудовой книжки бланк».

Составление заявления на бумажную трудовую книжку — простая, но ответственная процедура. Главное, четко выразить свою волю и сослаться на право, предоставленное ст. 66.1 ТК РФ. Используйте приведенные образцы как основу, заполняя актуальные данные. При возникновении сложностей обращайтесь в отдел кадров или к юристу.