С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с указанной даты основным и приоритетным форматом ведения сведений о трудовой деятельности становится именно электронный. Бумажная трудовая книжка (ТК) теперь выдается только по письменному заявлению работника.

В данной статье вы найдете подробную инструкцию, как правильно составить и подать заявление на заведение электронной трудовой книжки, актуальные образцы и ответы на частые вопросы.

Ключевые изменения с 2026 года: что важно помнить

• Приоритет ЭТК: При приеме на работу с кадровик обязан оформлять сведения в электронную трудовую книжку, если работник не подал заявление о ведении бумажного варианта.
• Хранитель информации: Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде России (СФР). Работодатель направляет туда сведения об трудовой деятельности.
• Двойной вариант: Работник имеет право выбрать: вести только ЭТК или получить бумажную книжку в дополнение к электронной. Для этого нужно подать соответствующее заявление.
• Несовершеннолетние: Заявление на ведение ЭТК от имени несовершеннолетнего (до 18 лет) или признанного недееспособным подают их законные представители (родители, опекуны).

Когда подавать заявление?

Заявление подается:

1. При приеме на работу: Вместе с другими документами (паспорт, СНИЛС, диплом и т.д.). Это самый распространенный и правильный вариант.
2. В период трудовых отношений: Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, но он решил перейти на электронную. Заявление подаеться текущему работодателю.
3. При увольнении: Нецелесообразно. Все сведения за весь период работы будут внесены в ЭТК в СФР автоматически на основании данных от всех бывших работодателей.

Как составить заявление: пошаговая инструкция

Законодательство (ТК РФ, Постановление Правительства) не устанавливает единой формы заявления. Его можно написать от руки или на компьютере в произвольной форме, но оно должно содержать обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты заявления:

• Шапка: Наименование организации (полное), ФИО и должность руководителя (например, «Генеральному директору ООО ‘Ромашка’ Иванову П.С.»).
• «Заявление».
• Текст: Четкое и ясное изложение просьбы.
• Реквизиты заявителя: ФИО, адрес, контактный телефон, номер СНИЛС (важно!).
• Дата и подпись: Дата составления и личная подпись заявителя (или законного представителя).

Образец заявления (произвольная форма)

Куда и как подавать заявление?

• Куда: Заявление подается непосредственно руководителю организации (или в отдел кадров, если это предусмотрено локальными актами).
• Как: В бумажном виде (2 экземпляра: один для себя с отметкой о принятии, второй для работодателя). Можно отправить заказным письмом с уведомлением, но это менее надежно.
• Что после: После приема заявления кадровик обязан:
  • Завести ЭТК в СФР (на основании заявления и данных паспорта/СНИЛС).
  • При необходимости оформить и выдать бумажную книжку.
  • Поставить на вашем экземпляре заявления отметку о принятии (дата, подпись, печать).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от электронной книжки и требовать только бумажную?

Нет, с нельзя. Бумажная трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника, при этом электронная ведется в обязательном порядке. Полностью отказаться от ЭТК в пользу бумажной — право отсутствует.

Что делать, если у меня уже есть старая бумажная книжка?

При подаче заявления на ведение ЭТК вы можете указать, что у вас имеется бумажная трудовая книжка. Сведения из нее будут перенесены в электронную. После этого бумажный вариант может быть изъят (если вы не просили его оставить) и направлен в СФР для архива.

Нужно ли прикладывать к заявлению старую бумажную книжку?

Обычно нет. Достаточно заявления. Но для ускорения процесса и избежания ошибок можно приложить копию старой книжки (все записи). Конкретный порядок может уточняться в локальных актах вашей организации.

Как проверить, что моя ЭТК создана и информация в ней верна?

После того как работодатель отправил сведения, вы можете проверить свою электронную трудовую книжку:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
• Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
• Обратившись в любое отделение СФР или МФЦ с паспортом.

Переход на электронные трудовые книжки — это шаг к цифровизации и упрощению документооборота. Подача заявления — простая процедура, но требующая внимательности. Главное — четко сформулировать свою волю: вести только ЭТК или получить и бумажный вариант. Сохраняйте экземпляр заявления с отметкой о принятии, это ваш главный документ, подтверждающий ваше обращение.

Статья составлена на основе анализа актуальной информации о переходном периоде по ЭТК, завершающемся в 2026 году. Для получения самой точной информации по вашему случаю рекомендуется уточнять детали в отделе кадров вашей организации или в территориальном отделении Социального фонда России.