Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Несколько лет назад в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК), которые сегодня стали реальностью для миллионов работников. ЭТК хранится в Социальном фонде РФ и позволяет быстро и надежно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление на электронную трудовую книжку, какие записи необходимо сделать в бумажном документе и как действовать работодателю и сотруднику в 2025-2026 годах.

Что такое электронная трудовая книжка?

Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В электронном варианте (в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ) отражается та же информация, что и в бумажном: личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), сведения о местах работы, должностях, переводах и увольнениях.

Важное правило: формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 г., осуществляется только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Кому необходимо писать заявление?

Согласно Федеральному закону от г. № 439-ФЗ, каждый работник, который до 1 января 2021 года уже имел бумажную трудовую книжку, должен был сделать выбор: оставить её или перейти на ЭТК.

• Если вы выбрали бумажную версию: вы продолжаете вести трудовую книжку в привычном формате. Однако возможно одновременное применение электронного и бумажного вариантов, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
• Если вы выбрали электронную версию: работодатель прекращает вести бумажный документ и выдает его вам на руки.

Лица, которые не имели возможности подать заявление до конца 2020 года, могут сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы (в т.ч. при трудоустройстве) соответствующее письменное заявление.

Как составить заявление на переход на ЭТК?

Утвержденной формы заявления о переходе на ЭТК нет, поэтому оно составляется в произвольной форме. Однако есть важные нюансы, которые необходимо учесть.

Структура заявления

1. Шапка: В верхней части документа укажите свои ФИО и должность, а также наименование организации и ФИО руководителя.
2. Заголовок: В центре строки напишите «Заявление».
3. Основной текст: Укажите, что вы желаете перейти на электронную трудовую книжку.
4. Просьба о выдаче бумажной книжки: Обязательно отразите просьбу о выдаче на руки бумажной трудовой книжки.
5. Дата и подпись: Поставьте текущую дату и подпишите документ.

Допустимые формулировки в тексте заявления

При составлении могут использоваться следующие формулировки:

• «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде…»
• «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ…»

Действия работодателя после получения заявления

Получив от работника заявление, работодатель обязан выполнить ряд действий в установленные законом сроки.

Выдача бумажной трудовой книжки

Работодатель обязан выдать сотруднику на руки бумажную трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. С момента выдачи работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Запись о переходе на ЭТК в бумажной трудовой

Прежде чем отдать бумажный бланк работнику, в нем необходимо сделать специальную отметку о переходе на электронный формат:

• Графа 2: Пропишите дату, когда выдали сотруднику бумажную книжку: число, месяц, год.
• Графа 3: Внесите запись о переходе на электронную трудовую. Точной формулировки в законах вы не найдете, за основу можно взять такой пример: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

Эту запись необходимо правильно заверить, чтобы у контролирующих органов не было вопросов к работодателю.

Как убедиться, что у кандидата ЭТК?

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для новых сотрудников. Но как быть с теми, кто перешел на ЭТК ранее?

Если работник перешел на электронную версию и ему необходима какая-либо информация из трудовой книжки (например, для подтверждения стажа), он подает заявление текущему или бывшему работодателю. Работодатель обязан предоставить сведения так, как просит работник в своем заявлении:

• На бумажном носителе (выписка по форме СТД-Р);
• В электронном виде;
• Предоставить выписку, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (если она имеется).

Работа с ЭТК в кадровых программах

Современные кадровые системы значительно упрощают работу с электронными трудовыми книжками. Например, чтобы открыть ЭТК в системе Контур.Экстерн, необходимо на вкладке «Зарплата и кадры» нажать на нужное ФИО и выбрать вкладку «Трудовая книжка» или «Трудовая деятельность».

В системе Saby (СБИС) при обработке данных сотрудника нужно убедиться, что в строке «Трудовая книжка» есть запись «электронно» и указана дата заявления, после чего можно закрыть карточку сотрудника.

Переход на электронные трудовые книжки, это важный шаг к прозрачности и удобству в кадровом учете. Несмотря на то что массовый период выбора завершился в 2020 году, право подать заявление о переходе на ЭТК остается у работников в любое время. Главное, правильно оформить заявление, не забыть попросить выдать бумажный документ на руки и корректно внести финальную запись в бумажную трудовую книжку.