С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2023 года все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Однако работник вправе выбрать формат ведения своей трудовой книжки. Для перехода на электронный формат необходимо подать заявление работодателю. В этой статье подробно разберем‚ как составить такое заявление‚ куда его подавать и какие нюансы важно знать.

Кто может подать заявление на ЭТК?

Заявление может подать любой работник‚ как впервые устраивающийся на работу‚ так и уже работающий‚ у которого есть бумажная трудовая книжка. При этом:

• Если у работника уже есть записи в бумажной трудовой книжке (датированные до 2020 года)‚ он может оставить её у себя. Новые записи с момента перехода на ЭТК будут вноситься только в электронный формат.
• Если бумажная книжка пустая (новый сотрудник)‚ работодатель после подачи заявления обязан выдать её работнику на руки в течение трёх рабочих дней (ст. 66.1 ТК РФ).

Важно: утверждённой формы заявления НЕТ

Как подчёркивает Минтруд и практика‚ универсальной обязательной формы заявления не существует. Работник вправе написать его в свободной форме‚ но обязательно должны быть указаны ключевые реквизиты и ссылка на закон.

Куда подавать заявление?

Заявление подаётся работодателю (в отдел кадров‚ бухгалтерию или напрямую руководителю). Также возможно подать заявление через портал Госуслуг (если у работодателя есть соответствующая интеграция).

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Ниже представлен пример корректного заявления. Его можно распечатать и заполнить от руки или напечатать.

Что происходит после подачи заявления?

1. Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней:
   • Выдать работнику его бумажную трудовую книжку (если она была)‚ если в ней уже есть записи.
   • Если книжка была пустая — выдать её на руки.
   • Сделать в бумажной книжке (если она есть) специальную запись о том‚ что с определённой даты сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде. Образец записи:

«С [дата] сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Подпись работника: _______________

Подпись ответственного лица работодателя: _______________

М.П.»

2. Работодатель обязан начать формировать электронную трудовую книжку работника в Сведении о трудовой деятельности (СДТД) — единой федеральной системе.
3. Работник может в любой момент проверить свою ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность») или в отделе кадров своего работодателя.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да‚ работник вправе в любой момент подать заявление о возобновлении ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан:

• Выдать ему новую (или имеющуюся) бумажную книжку на бланке установленной формы.
• Скопировать все сведения из электронной трудовой книжки в бумажную.
• Продолжить вести записи в бумажном варианте.

Практические советы

• Сохраняйте копию заявления для себя.
• Убедитесь‚ что в заявлении указана точная дата.
• После выдачи бумажной книжки проверьте‚ что в ней сделана правильная запись о переходе на ЭТК.
• Регулярно проверяйте свою электронную трудовую книжку на Госуслугах на наличие всех записей.
• При увольнении вы можете получить выписку из ЭТК в бумажном виде по своему заявлению.

Переход на электронную трудовую книжку — это просто и удобно. Главное — правильно составить заявление‚ сославшись на ст. 66.1 ТК РФ‚ и убедиться‚ что работодатель выполнил все обязательные действия: выдал бумажную книжку (если она была) и сделал соответствующую запись. Электронная форма даёт возможность всегда иметь актуальную историю трудовой деятельности под рукой через Госуслуги.

Примечание: Информация в статье актуальна на 2026 год. Для получения самой последней информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайту Минтруда России или порталу Госуслуг.