Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника в России. С 2021 года вступили в силу значительные изменения в порядке её ведения: появилась возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако бумажный вариант до сих пор остаётся востребованным, как для тех, кто предпочитает «бумагу», так и для тех, кто потерял документ или впервые устраивается на работу. В этой статье мы подробно разберём, когда и как оформить заявление на новую трудовую книжку, какие формы использовать, какие данные включать и как избежать ошибок.
Когда требуется заявление на новую трудовую книжку?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, новая трудовая книжка оформляется в следующих случаях:
- Работник устраивается на работу впервые (никогда ранее не был трудоустроен);
- Трудовая книжка утеряна или пришла в негодность (порвана, испорчена, нечитаема);
- Работник получил новую трудовую книжку взамен утерянной по решению суда или в порядке восстановления;
- Работник перешёл с бумажной трудовой на электронную и хочет получить бумажный экземпляр на руки (по своему выбору).
Важно! С 1 января 2021 года работодатели не обязаны оформлять бумажные трудовые книжки новым сотрудникам, если они не подали заявление о желании получить бумажный вариант. Однако если работник ранее не имел трудового стажа — он имеет право на получение бумажной книжки по собственному желанию.
Как правильно оформить заявление на новую трудовую книжку?
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже — структура и образец заявления.
Структура заявления
- Шапка документа: наименование организации, ФИО руководителя, его должность;
- Сведения о работнике: ФИО, должность, подразделение, табельный номер (если есть);
- Суть просьбы: чётко указать причину оформления новой трудовой книжки (впервые, утрата, повреждение и т.д.);
- Желаемый формат: бумажная или электронная (если есть выбор);
- Дата и подпись: личная подпись работника с расшифровкой (ФИО).
Образец заявления на новую трудовую книжку (впервые)
<b>Заявление</b>
<p>Начальнику отдела кадров<br>
ООО «Светлый путь»<br>
И.В. Петрову<br>
от сотрудника отдела продаж<br>
Иванова Ивана Ивановича<br>
табельный номер: 1024</p>
<p>Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что я трудоустраиваюсь на работу впервые и ранее не имел трудового стажа.</p>
<p>Прошу выдать трудовую книжку в бумажном формате.</p>
<p>Дата: <br>
Подпись: ___________ /И.И. Иванов/</p>Образец заявления на новую трудовую книжку (в связи с утерей)
<b>Заявление</b>
<p>Руководителю<br>
ООО «Марс-Трейд»<br>
А.С. Сидоровой<br>
от бухгалтера<br>
Петровой Марии Сергеевны<br>
табельный номер: 0891</p>
<p>Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей. Утрата произошла в результате пожара в квартире года. Документ был уничтожен. Копии записей в трудовой книжке не сохранились.</p>
<p>Прошу выдать новую трудовую книжку в бумажном формате.</p>
<p>Дата: <br>
Подпись: ___________ /М.С. Петрова/</p>Что делать, если работник хочет перейти на электронную трудовую книжку?
С 2021 года работники могут выбрать формат ведения трудовой книжки — бумажный или электронный. Если сотрудник ранее не имел трудовой книжки, он может сразу выбрать ЭТК. Для этого нужно подать заявление:
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
<b>Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде</b>
<p>Начальнику отдела кадров<br>
АО «Глобал Инжиниринг»<br>
Е.А. Козловой<br>
от инженера-технолога<br>
Семёнова Алексея Владимировича<br>
табельный номер: 3345</p>
<p>Прошу вести мою трудовую деятельность в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от . Я отказываюсь от ведения бумажной трудовой книжки.</p>
<p>Подтверждаю, что ознакомлен с правилами ведения электронной трудовой книжки и понимаю, что доступ к информации о моей трудовой деятельности будет осуществляться через личный кабинет на портале Госуслуг и в Пенсионном фонде РФ.</p>
<p>Дата: <br>
Подпись: ___________ /А.В. Семёнов/</p>Важно! С 2021 года работодатель обязан вести трудовую информацию в электронном виде для всех новых сотрудников, если они не подали заявление о желании сохранить бумажную книжку. То есть — по умолчанию, ЭТК.
Как оформить бумажную трудовую книжку при первом трудоустройстве?
Если работник выбрал бумажный формат, работодатель обязан:
- Получить от него заявление (как в образце выше);
- Оформить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты заключения трудового договора;
- Заполнить титульный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность;
- Внести первую запись о приёме на работу (с указанием даты, должности, основания — приказа);
- Выдать книжку работнику под роспись в журнале учёта трудовых книжек.
Заполнение титульного листа:
- Фамилия, имя, отчество — как в паспорте;
- Дата рождения — число, месяц, год;
- Образование — например: «среднее общее», «высшее», «среднее профессиональное»;
- Профессия (специальность) — по диплому или справке.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если работник потерял трудовую книжку, он должен:
- Написать заявление об утрате (с указанием обстоятельств, кража, пожар, утеря при переезде и т.д.);
- Обратиться к последнему работодателю за справкой о трудовой деятельности (по архивным данным);
- Предоставить эту справку новому работодателю — он оформит новую книжку на основании документов;
- Новая книжка будет содержать записи, подтверждённые справками, и пометку: «Выдана взамен утраченной».
Важно! Никогда не пишите в заявлении: «Я не помню, где работал». Работодатель не может восстановить стаж без документов. Только Пенсионный фонд РФ может предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде — через личный кабинет на Госуслугах.
Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если у вас уже есть электронная?
Да, можно. Согласно закону, работник имеет право запросить бумажный экземпляр трудовой книжки, даже если он уже перешёл на электронный формат. Для этого нужно подать заявление в письменной форме:
<b>Заявление о выдаче бумажной трудовой книжки</b>
<p>Начальнику отдела кадров<br>
ООО «Комфорт-Сервис»<br>
О.Н. Морозовой<br>
от менеджера по продажам<br>
Кузнецовой Елены Петровны<br>
табельный номер: 4512</p>
<p>Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку на руки, несмотря на то, что моя трудовая деятельность ведётся в электронном виде. Я ознакомлен(а) с тем, что бумажная книжка будет содержать все записи, сделанные до момента перехода на ЭТК, и будет иметь статус «Выдана на руки».</p>
<p>Дата: <br>
Подпись: ___________ /Е.П. Кузнецова/</p>Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней после получения заявления.
Частые ошибки при оформлении заявления
- Не указана причина оформления новой книжки — заявление могут вернуть;
- Отсутствует подпись или расшифровка — документ не имеет юридической силы;
- Нет даты — заявление считается неподанным;
- Заявление написано от руки неразборчиво — кадровик может отказать в приёме;
- Не указан формат (бумажный/электронный) — работодатель может выбрать по умолчанию (ЭТК).
Самое главное помнить:
- Вы имеете право выбирать формат трудовой книжки — бумажный или электронный.
- Если вы впервые устраиваетесь на работу — вы имеете право на получение трудовой книжки, и работодатель обязан её оформить.
- Если вы потеряли книжку — не паникуйте. Соберите документы, напишите заявление, и новую книжку оформят на основании архивных данных.
- Электронная трудовая книжка — это не замена, а дополнение. Она защищена государством и доступна через Госуслуги.
- Всегда сохраняйте копии всех заявлений и получайте расписки о выдаче трудовой книжки.
Не забывайте: трудовая книжка — это ваша история работы. От её сохранности зависит ваша пенсия, компенсации, льготы и карьера. Поэтому относитесь к ней ответственно — и всегда действуйте в рамках закона.
Полезные ссылки:
— Госуслуги — личный кабинет ПФР
— КонсультантПлюс — образцы заявлений
— Труд.ру — актуальные изменения в трудовом законодательстве