Вопрос о необходимости предъявления трудовой книжки при трудоустройстве остаётся актуальным для соискателей и работодателей. Ниже представлен подробный разбор нормативных положений, исключений и практических рекомендаций, актуальных на 2026 год.
Нормативная база
Основным источником регулирования вопроса является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), а именно:
- Статья 66.1 ТК РФ – устанавливает обязанность работника предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности при заключении трудового договора;
- Статья 66 ТК РФ – определяет порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек;
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – вводит электронную трудовую книжку и уточняет правила оформления первой книжки.
Когда трудовая книжка обязательна?
Согласно ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Это требование распространяется на:
- работников, ранее имевших трудовые отношения (т.е. уже имеющих трудовую книжку или электронную запись о стаже);
- случаи перевода внутри одной организации, если трудовая книжка уже ведётся;
- работников, принимаемых на постоянную или срочную работу, не являющихся первыми поступающими на работу.
В этих ситуациях отсутствие трудовой книжки (или её электронного аналога) может быть расценено как нарушение со стороны работника и послужить основанием для отказа в приёме на работу.
Исключения из общего правила
Трудовой кодекс предусматривает два основных случая, когда предъявление трудовой книжки не требуется:
- Первый приём на работу – если лицо никогда ранее не было трудоустроено по трудовому договору, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ). В этом случае работодатель оформляет первую трудовую книжку (бумажную или электронную) самостоятельно после заключения договора.
- Совместительство – при приёме на работу по совместительству трудовая книжка предъявляется только если работник уже имеет основное место работы и ведёт трудовую книжку там. Если совместительство является первым трудоустройством, требование аналогично первому приёму.
Важно отметить, что даже в случае первого приёма работник всё равно должен предоставить сведения о трудовой деятельности (например, справку с места учёбы, военный билет и т;п.), если такие сведения требуются для заполнения первой трудовой книжки.
Электронная трудовая книжка
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), реализуемая через ПФР. На 2026 год:
- работник может выбрать форму ведения трудовой книжки: бумажную, электронную или обе одновременно;
- при приёме на работу работник обязан предъявить либо бумажную трудовую книжку, либо выписку из ЭТК (справку о состоянии лицевого счёта в ПФР), либо согласие на ведение ЭТК, если он ранее не выбрал форму;
- работодатель, получив согласие на ведение ЭТК, обязан передать сведения о приёме в ПФР не позднее пяти рабочих дней.
Таким образом, отсутствие бумажной книжки не является нарушением, если работник подтверждает своё согласие на электронный формат и предоставляет необходимые сведения из ПФР.
Практический порядок оформления при приёме на работу
Для работодателя алгоритм действий выглядит следующим образом:
- Запрос документов – при собеседовании или при подаче заявления запросить у кандидата трудовую книжку (бумажную) либо выписку из ЭТК, либо согласие на ведение ЭТК.
- Проверка подлинности – убедиться, что книжка не поддельная, а данные в выписке из ПФР соответствуют паспортным данным.
- Оформление трудового договора – в договоре указать форму ведения трудовой книжки (бумажная/электронная).
- Внесение записи о приёме:
- Если используется бумажная книжка – сделать запись о приёме на работу в разделе «Сведения о работе» (дата, наименование организации, должность, трудовой договор №).
- Если используется электронная форма – передать сведения в ПФР через электронный документооборот (ЭДО) или личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
- Выдача копии/выписки – при запросе работника предоставить заверенную копию трудовой книжки или выписку из ЭТК.
Для работника рекомендуется:
- Заблаговременно уточнить у текущего работодателя (если он есть) форму ведения трудовой книжки;
- При первом приёме подготовить документы, подтверждающие отсутствие предыдущего трудоустройства (справку из учебного учреждения, военный билет и т.п.);
- При наличии электронной трудовой книжки убедиться, что личный кабинет в ПФР обновлён и доступен для выгрузки выписки.
Права и обязанности сторон
Работник обязан:
- Предоставить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности при приёме на работу;
- Сообщить работодателю о выбранной форме ведения трудовой книжки (бумажная/электронная).
Работодатель обязан:
- Принять трудовую книжку (или выписку из ЭТК) и внести запись о приёме в соответствии с законодательством;
- Обеспечить конфиденциальность сведения, содержащихся в трудовой книжке;
- При выборе электронной формы – своевременно передать сведения в ПФР.
Нарушение данных обязанностей может повлечь административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) и гражданско‑правовые последствия (например, невозможность подтверждения стажа для назначения пенсии).
Итак, ответ на вопрос «Обязательно ли трудовая книжка при приеме на работу» зависит от конкретной ситуации:
- Да, обязательна, если работник уже имеет трудовую стаж (бумажную или электронную книжку) и устраивается не на первое место работы;
- Нет, не обязательна, если это первое трудоустройство по трудовому договору или работа по совместительству при отсутствии основного места работы;
- В любом случае работник должен предоставить сведения о трудовой деятельности (справку, выписку из ЭТК или согласие на ведение электронной книжки).
Соблюдение этих правил обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права работника на учёт стажа и облегчает взаимодействие с Пенсионным фондом РФ.
Статья актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ.